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10 Avantages de l'automatisation du flux de travail de documents électroniques

Mario ZulesÉcrit par Mario Zules le 4 juin 2019

Les documents sont une composante essentielle de toute entreprise. Ils encouragent non seulement la responsabilité, mais contribuent également à faciliter la continuité d’une entreprise. Les systèmes, manuels, de gestion de documents ont prouvé leur valeur et peuvent constituer une option de départ, dans une entreprise; Les processus métiers manuels peuvent être une pratique très lourde à mesure que l'entreprise grandit. Et cela peut avoir un coût élevé dans le flux de travail de votre organisation. Dans les activités de gestion de la liquidité, ce qui pourrait être amélioré avec la facture électronique. Afin de minimiser l'impact de l'accumulation de documentation sur papier, la numérisation de documents peut être une option dans laquelle le système de gestion électronique des documents joue un rôle essentiel.

Cela dit, l'automatisation des processus de flux de travail est non seulement souhaitable, mais constitue également un outil essentiel pour la survie de l’entreprise, dans des marchés toujours plus concurrentiels. De plus, le recrutement d'un expert dans l'automatisation des processus métiers peut contribuer à améliorer la productivité et, au final, les résultats de votre entreprise.

Dans cet article, nous explorerons les avantages de l’automatisation des flux de travail de documents électroniques, pouvant inclure la facture électronique. Si votre entreprise est encore une entreprise basée sur le papier, il s'agit d'une lecture à ne pas manquer. On y va.

1. Organisation

L'organisation pourrait être ce qui distingue votre entreprise de votre rentabilité. Les processus métiers courants tels que la révision, l'approbation, l'embauche et l'intégration peuvent être un casse-tête dans un système traditionnel. En fait, les recherches indiquent que 53% des employés recherchent des moyens simples mais solides de signer et de classer les documents de l'entreprise.

Le logiciel de gestion de documents est la véritable base ici et, lorsqu'il est utilisé correctement, améliore considérablement les processus métiers. L'avantage de cette solution logicielle est qu'elle garantit à votre équipe, l'accès aux documents électroniques et leur disponibilité en temps réel. Vous pouvez également utiliser ces données pour générer des rapports et des perspectives en temps réel, afin d’améliorer le processus de prise de décision de votre entreprise.

L'utilisation d'un système de gestion électronique des documents permet un accès facile aux documents de n'importe où dans le monde. Ce qui aide à promouvoir une main-d'œuvre mobile. Des avis sont envoyés aux employés pour les tenir informés des opérations commerciales qui leur appartiennent. La communication devient plus fluide et les employés informés en temps réel.

2. Réduction des erreurs humaines

La saisie manuelle des données est souvent ponctuée d'imprécisions coûteuses en temps et en argent. Les solutions d'automatisation des flux de travail aident à éliminer les erreurs humaines, ce qui améliore les processus métier.

Avec le bon système de gestion électronique de documents, tel qu'OpenKM, la plupart des données ne sont saisies qu'une seule fois. En cas d'erreur, un simple ajustement élimine les erreurs. Les chances que les processus soient dirigés vers la mauvaise personne ou que des tâches soient perdues sont également réduites. L'utilisateur reçoit des notifications automatiques sur les actions exécutées avec retard, le manque d'approbation des factures électroniques et les tâches négligées, entre autres.

3. Un accès plus facile aux données

Nous savons tous que la récupération manuelle de documents peut prendre beaucoup de temps. Le temps c'est de l'argent! Imaginez simplement combien de temps vous pourriez économiser (et l'utiliser de manière productive dans tout autre processus) si les documents étaient localisés rapidement.

Un système électronique de documents est livré avec un moteur de recherche qui vous permet de récupérer des documents simplement en saisissant certains mots ou expressions clés, liés aux documents. Cela facilite également la récupération de documents mal archivés. Vous n'avez plus à vous soucier de perdre des documents.

4. Réduire les coûts

La documentation papier est une dépense élevée. L'embauche de gestionnaires de documents pour les tâches d'archivage sur papier, la location d'espaces de stockage et le remplacement fréquent des toners pour imprimantes ne sont pas bon marché. Les documents papier sont également associés au facteur de risque d'erreur humaine, qui peut également être très coûteux; En fait, certaines défaillances de ce type ont entraîné la faillite d’entreprises. La numérisation de documents est donc une étape importante pour la protection de l’information.
L'automatisation des processus simplifie non seulement les processus de votre entreprise, mais vous aide également à réduire les coûts. Une entreprise sans imprimantes, cartouches d’encre et coûts de maintenance des imprimantes est le monde auquel votre entreprise devrait adhérer. De plus, en n’ayant pas de papiers, vous ferez une grande faveur à la planète; réduire l'abattage des arbres pour le papier.


5. Amélioration de la responsabilité et de la transparence

Les opérations manuelles peuvent être difficiles à suivre. Garder une trace de toutes les opérations de votre entreprise et comment les employés gèrent chaque tâche peut être épuisante. Même avec l'aide nécessaire, des informations vitales peuvent être négligées, ce qui peut être coûteux pour votre entreprise.

L'automatisation des processus, intégrée dans un système de gestion de projets électronique solide, vous permet d'affecter des tâches et de surveiller facilement l'avancement de chaque projet d'un clic de souris. Les blocages et les défis dans les projets sont analysés rapidement et des solutions alternatives sont mises en œuvre dans les systèmes de gestion documentaire. Les flux de travail peuvent également être revus pour améliorer l'efficacité.

Avec de telles capacités améliorées dans votre flux de travail, l'exercice de la responsabilité s'améliore. Vous pouvez suivre les progrès de vos employés et détecter les goulots d'étranglement dans votre entreprise.

6. Moins de licenciements

L'automatisation des flux de travail permet à votre entreprise de détecter les activités redondantes qui vous font gagner du temps et de la productivité. Par exemple, avec toutes les entrées de données automatisées, non seulement réduit les coûts de main-d'œuvre, mais également les risques d'erreur humaine lors de la saisie de données dans les systèmes de gestion documentaire.

En d'autres termes, les systèmes automatisés vous donnent une vision claire des domaines de votre entreprise qui doivent être améliorés. Exemple, réduire les coûts ou injecter plus de capital.

7. Collaboration plus facile

L'automatisation des processus métier améliore également la collaboration en équipe. Les outils de communication, intégrés au logiciel de gestion documentaire, permettent une communication aisée entre les employés.

Les documents peuvent être facilement partagés, le travail ne doit pas nécessairement être limité aux environnements de bureau, vous pouvez surveiller et suivre l'avancement du projet en temps réel. Si vous le souhaitez, vous pouvez également restreindre l'accès aux projets, aux personnes travaillant sur des projets similaires. En cas de modification, tous les membres de l'équipe en sont informés.

Vous avez également la possibilité d'accéder aux documents à distance. Avec une connexion Internet, vous pouvez accéder à vos documents à tout moment, n’importe où. Votre entreprise ne se limite plus aux heures de bureau.

8. Sécurité améliorée

Les documents papier les plus sûrs ont été conservés dans des coffres-forts et des classeurs. Pour certains voleurs, casser les serrures ressemble à une promenade dans le parc. Les documents sont également perdus délibérément et involontairement lorsqu'ils sont dirigés vers une destination donnée, la numérisation des documents pouvant constituer une alternative pour résoudre ces scénarios.

La documentation électronique a une intervention humaine minime dans les logiciels de gestion. Par conséquent, un document perdu ou perdu en transit est presque impossible.

Les utilisateurs ont accès aux documents contrôlés au niveau du dossier (pour différents groupes ou individus). L'accès à ces documents est réservé aux utilisateurs autorisés. En outre, chaque fichier possède une piste d'audit qui indique qui a accédé à un document, quand et ce qu'il a fait. Vous pouvez également voir les modifications apportées aux documents, si elles ont été apportées.

9. piste d'audit

Avec un système de gestion électronique de documents utilisé, vous pouvez suivre les tâches qui ont été accomplies, par qui, et quand. Les enregistrements sont conservés tout au long du processus, car les enregistrements historiques jouent un rôle clé dans la maintenance de votre entreprise.

Les utilisateurs ont accès à tous les documents pertinents, ce qui facilite la conformité à toutes les réglementations gouvernementales. Gardez à l'esprit que la non-conformité ne se termine généralement pas bien pour la plupart des entreprises

10. Meilleurs systèmes de sauvegarde

7,5% des documents papier disparaissent pendant les processus métier et ne sont jamais récupérés. Sans systèmes de sauvegarde, les documents volés ou détruits lors de catastrophes naturelles, telles que des incendies ou des ouragans, peuvent paralyser une entreprise.
Les documents électroniques peuvent être stockés en toute sécurité sur des disques durs et des smartphones faciles à transporter, et les utilisateurs peuvent les emporter avec eux.

Si quelque chose se passe au bureau, vos documents sont en sécurité. Avec un système de gestion de documents tel que OpenKM, qui fournit des solutions basées sur le cloud avec une sécurité stricte, qui prend en charge vos documents et vous permet d’y accéder depuis n’importe où.

Conclusion

L'automatisation n'est plus l'avenir des entreprises, mais la voie à suivre pour les entreprises d'aujourd'hui. Toutefois, cela ne signifie pas nécessairement que les systèmes de gestion manuelle des documents sont "mauvais", et les entreprises doivent adopter immédiatement des solutions d'automatisation du flux de travail. Mais une chose est claire. L'utilisation d'un système manuel à l'ère numérique est une course à l'arrière.

Avec un système de gestion électronique des documents, vos processus opérationnels seront rationalisés et vos revenus augmenteront. Vos employés apprécieront sûrement que votre travail soit plus facile et plus efficace et que votre entreprise se développera.

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