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10 façons de réduire et les coûts des opérations avec un système de gestion de documents

Mario Zules

Écrit par Mario Zules le 11 octobre 2019

Les documents sont l'âme de l'entreprise. Toutefois, si votre entreprise fonctionne toujours avec un système manuel de papier, vous pouvez facilement réduire votre budget. qui ne contribue pas en absolu à réduire les coûts. Le prix du papier continue à augmenter de jour en jour, sans parler de la hausse des coûts des installations de stockage. Même pour les petites entreprises, ces dépenses peuvent rapidement représenter des milliers de dollars.

Cependant, il existe une solution. Avec la disponibilité croissante des systèmes de gestion électronique de documents, la mise en œuvre de solutions de gestion de documents telles que OpenKM peut vous aider grandement. réduire les coûts, améliorer leurs processus et augmenter leur productivité.

Nous présentons ici 10 façons de réduire les coûts ou 10 façons dont un logiciel de gestion de documents peut faire économiser à votre entreprise des coûts de fonctionnement élevés et automatiser des flux de travail.

1. Réduction des coûts de stockage et d’équipement

Premièrement, le passage d’un système manuel papier à un système de gestion de documents numériques est un moyen de réduire l’achat de matériel de stockage coûteux et d’autres fournitures connexes. Cela inclut des éléments tels que les classeurs, les imprimantes, les fichiers, le papier, l'encre, le toner et les coûts de maintenance.

La vérité est que, même si la technologie et l'équipement représentent un investissement financier solide, il ne s'agit pas d'un investissement dans des fichiers physiques et d'un espace de stockage supplémentaire. Un système de gestion électronique de documents permet de libérer de l'espace dans votre bureau pour un travail plus utile et plus productif que le stockage de montagnes de documents papier.

2. Frais de copie et d'impression

L'utilisation d'enregistrements numériques au lieu de documents papier est un moyen de réduire le besoin de créer plusieurs copies du même document pour les clients, de les distribuer entre les bureaux ou de stocker de manière interne.

Dans un système de gestion électronique des documents, des copies maîtresses des documents seront créées dans les référentiels centralisés et le contrôle d'accès sera mis en place. Le résultat est; moins de temps et d’argent pour le papier, l’impression, le matériel et d’autres fournitures.

3. Temps du personnel

Plus les employés passent de temps à effectuer des tâches manuelles, telles que la recherche de fichiers dans les bureaux, le passage à l’imprimante ou au télécopieur, moins il leur faudra se concentrer sur les activités principales de l’organisation.

Dans un système de gestion de documents en ligne, tout le contenu de l'entreprise se trouve dans un emplacement centralisé. En raison de la capacité de contrôle de version, une fois qu'un collègue travaille sur la version la plus récente, il la place dans le référentiel partagé. Conserver une documentation centralisée augmente considérablement l'efficacité, car le personnel passe moins de temps à rechercher et à récupérer des documents. Il faut quelques secondes pour effectuer des tâches qui auraient autrement pris des minutes ou des heures dans un système manuel.

4. Optimiser et maximiser les coûts commerciaux

Les systèmes de gestion électronique de documents sont dotés d'un flux de travail et d'un contrôle d'accès automatisés. Ces caractéristiques permettent aux entreprises de rationaliser leurs processus tels que les ventes, la comptabilité, le service client et les ressources humaines. En retour, cette optimisation se traduit par une production de travail plus rapide, une collecte de paiements plus rapide, des coûts d’achat réduits, une plus grande rétention des employés et une meilleure satisfaction des clients.

Un système de gestion électronique des documents efficace vous permettra d'économiser du temps et de l'argent, de générer des bénéfices et de réduire les coûts globaux.

5. Coûts de sécurité et de reprise après sinistre

Selon une enquête récente menée aux États-Unis. UU., Le coût moyen d'une violation de données dans une organisation est de 148 $ par enregistrement commis. Le même rapport révèle également que l'impact global d'une violation de données sur les entreprises est d'environ 3,86 millions de dollars. La mise en place d'un système de gestion de documents numériques dans votre entreprise réduit les risques de ce type.

Faire des sauvegardes de documents est facile et sécurisé avec les solutions de gestion de documents numériques. La sauvegarde est automatisée afin de protéger les serveurs et garantit la continuité des opérations en cas d'atteinte à la sécurité ou de sinistre, tel qu'un incendie ou une inondation.

Disposer d’une sauvegarde sécurisée élimine le besoin de créer de l’espace pour un stockage coûteux, en dehors de la société ou dans des salles de classement spéciales, qui doivent être aussi résistantes que possible aux sinistres. Les dépenses liées à la livraison de documents du stockage externe au bureau sont également éliminées. La récupération des documents pris en charge se fait en un clic de souris.

Un système de gestion électronique des documents augmente également la sécurité de vos fichiers grâce à diverses options de contrôle d'accès.

6. Fournir une récupération pratique des documents

Une étude réalisée par Connected Technology a révélé le coût de la recherche d’un document mal archivé et de la reconstitution de documents perdus à 120 et 250 dollars respectivement. Avec un système de gestion de documents avec stockage en nuage, il est plus facile de restaurer des documents perdus, évitant ainsi des coûts de récupération élevés. La recherche et la localisation d'un document dans un système de gestion de documents en ligne sont également très rapides et faciles.

7. Évitez les coûts pour non-conformité

La réglementation devrait coûter aux entreprises américaines plus de 1,9 milliard de dollars par an. Ce taux comprend les dépenses directes, les prix plus élevés et la perte de productivité. Lorsqu'une organisation ne se conforme pas à la réglementation fédérale en matière de soumission de documents, les accusations de non-conformité suivantes sont susceptibles d'être imposées en cas de violation de données:

  • amendes imposées par le gouvernement
  • coût d'exécution de la réponse pour non-conformité
  • frais juridiques
  • incertitude des stocks

Un excellent système de gestion de documents mis au point, prenant en compte les exigences nécessaires, vous évitera des coûts et des risques inutiles.

8. Promouvoir une excellente gestion de la relation client

Le client moderne est curieux, ne veut pas attendre et aime être bien informé du produit ou du service qu'il achète. Avant d'acheter, ils poseront des millions de questions et solliciteront des services d'assistance après-vente.

La dernière chose qu'ils veulent, ce sont des réponses tardives à leurs questions. Le fait de ne pas traiter à temps les points conflictuels d'un client, car il ne peut pas accéder à certaines informations, peut entraîner la perte du client.

Un système de gestion de documents améliore la gestion des relations en temps réel et efficaces avec les clients et, par conséquent, fidélise et fidélise.

9. Autoriser l'accès à distance aux documents

Dans un système papier manuel, les statistiques montrent que, en moyenne; Il en coûte 20 $ pour déposer un document, 220 $ pour recréer un document et 120 $ pour le récupérer.

Un système de gestion de documents fonctionne comme un logiciel de collaboration pour minimiser ces coûts. En permettant un accès à distance aux documents, il devient plus facile de communiquer avec les clients, les collègues dans des environnements de travail distribués et les fournisseurs. Vous n'avez plus besoin d'envoyer des documents par courrier, ce qui peut coûter cher.

10. Moins de frais de déménagement de bureau

Imaginez que vous souhaitiez relocaliser votre entreprise et que vous deviez transporter des dizaines, voire des centaines, de classeurs, de tiroirs remplis de documents papier, empilés au fil des ans. Combien d'agents de déménagement auriez-vous besoin d'embaucher?

Un système de gestion de documents facilite la délocalisation ou l’agrandissement du bureau. Il n'est pas nécessaire de passer à un service de déménagement coûteux pour transporter tous vos fichiers. Vous pouvez déménager et vous installer rapidement dans votre nouveau bureau.

Conclusion

Toute entreprise cherchant à réduire ses coûts, à rationaliser ses flux de travail et à augmenter son retour sur investissement devrait sérieusement envisager d'investir dans un logiciel de gestion de documents. Cela réduira non seulement les processus manuels, mais permettra également aux parties intéressées d'accéder aux documents de n'importe où et pour le confort de tous.

Un bon système de gestion de documents augmentera votre revenu, augmentera la satisfaction de la clientèle et améliorera l'efficacité et le confort des employés. Contactez-nous aujourd'hui pour vous aider à trouver le logiciel de gestion de documents adapté à vos besoins.

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