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6 Étapes pour un meilleur système de gestion de documents en ligne

Écrit par Katrina Hatchett le 24 mai 2019

Les systèmes de gestion électronique de documents ont parcouru un long chemin depuis l'origine en raison de la paperasserie ou de l'examen minutieux des classeurs pour trouver le document requis. Maintenant, les documents peuvent être numérisés et téléchargés vers des systèmes d'administration en ligne; L’accès, l’échange et l’utilisation de ces documents dans les processus de travail normaux doivent être un jeu d’enfant. Et pourtant, de nombreuses organisations ne peuvent toujours pas tirer le meilleur parti de leur logiciel de gestion électronique de documents, ce qui signifie que des problèmes d'efficacité persistent. Cependant, il existe des solutions simples pour que votre entreprise optimise votre système.

Considérez le logiciel que vous utilisez actuellement

Il se peut que la solution logicielle utilisée à cette fin ne soit pas celle qui exploite au mieux ses pratiques. De nos jours, les solutions logicielles peuvent être adaptées à leurs flux de travail et processus et il se peut que pour maximiser le potentiel, un nouveau système soit nécessaire. Si vous envisagez une nouvelle solution logicielle, gardez à l'esprit qu'il peut y avoir des problèmes initiaux. Assurez-vous donc d'une formation complète sur l'accès et l'utilisation du nouveau système et proposez un support technique suffisant en cas d'incident.

Encourager la collaboration

Les systèmes efficaces de gestion de documents électroniques sont des espaces de collaboration; et les meilleurs exemples permettent au personnel d’une organisation de participer activement à l’amélioration de l’efficacité des systèmes; par la création de documents de collaboration facilitant l’utilisation par d’autres.

De la même manière, tous les membres du personnel doivent suivre la même feuille de route en ce qui concerne les processus de chargement et de stockage des documents, de manière à ce qu'il existe une méthode de travail commune. Et bien entendu, comme dans de nombreux cas, la communication est essentielle; Assurez-vous que le personnel parle et partage des idées sur le système.

Faire du système un noyau central

Pour une réelle efficacité, assurez-vous que votre logiciel de gestion de documents en ligne a la capacité d'être, et donc, de devenir un système de communication central pour tout le personnel. La grande majorité des interactions entre vos collaborateurs s’articulera autour des documents et des fichiers stockés dans le système. Quels sont les canaux de communication non directement liés au système? Garder tout organisé dans un rythme ordonné et pratique peut faciliter une communication efficace et rationaliser les pratiques de travail.

Marquage - étiqueter efficacement

Pour rendre l'expérience de recherche dans le système encore plus efficace, assurez-vous que tous les employés utilisent des processus d'étiquetage clairs et efficaces pour stocker les documents. Les logiciels de gestion documentaire doivent d’abord fournir une fonction de recherche efficace, mais la manière dont les documents électroniques sont étiquetés et stockés fait partie intégrante de la compétence du système lui-même; les employés doivent donc recevoir une formation efficace sur l’étiquetage des fichiers. Étiqueter efficacement (et cela signifie utiliser les bons mots-clés) est un moyen essentiel de garantir des options de recherche efficaces et une approche très simple", déclare Susan Beavis, responsable du marketing chez Writemyx et Nextcoursework.

Garantir la sécurité

La sécurité en ligne sera toujours un problème, mais en ce qui concerne votre système de gestion de documents électroniques, il vous suffit de définir les niveaux d'accès appropriés pour les bonnes personnes. Définir les droits d’accès dès le début et indiquer clairement qui a quel niveau d’accès et pourquoi, sont des étapes simples mais efficaces pour mettre en place un système qui fonctionne bien et qui adopte les bonnes attitudes à l’égard de la sécurité. En ce qui concerne la sécurité externe, tous les systèmes de pare-feu habituels et une vérification continue des procédures doivent être utilisés comme d'habitude.

Engager un bon administrateur

Souvent, les systèmes sont aussi efficaces que l'administrateur qui les contrôle. Cela devrait être un rôle proactif dans lequel, en fonction de la taille de l'espace; Une personne ou une petite équipe effectue des contrôles continus sur la manière dont les membres du personnel stockent, catégorisent, étiquettent et accèdent aux documents. Ce même administrateur est le principal centre de communications pour toutes les pratiques d’échange et peut également servir de moyen de communication entre le personnel et l’administration ou entre le personnel et le support technique; en cas de problèmes, de questions ou de suggestions d'amélioration.

"Étonnamment, j'ai travaillé dans des organisations où j'ai demandé qui est l'administrateur du système, et la réponse est on ne peut plus révélatrice: ils m'ont regardé d'un air étonné, comme s'ils disaient " quel administrateur? " il ne s'agit pas un poste à temps plein, mais simplement de prendre des responsabilités », affirme Tim Mountjoy, chef de projet chez Britstudent et Australia2write.

Katrina Hatchett est une blogueuse de style de vie chez Academic Brits, qui s'intéresse particulièrement à l'art de la communication. Elle est rédactrice régulière chez Origin Writings, ainsi que blogueuse chez PhDKingdom.

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