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Alternative pour le Google Search Appliance – GSA

 Ana CanteliÉcrit par Ana Canteli le 10 août 2018

Google a décidé de retirer sa gamme de produit d’affaires - Google Search Appliance. Le géant de Mountain View a cessé de vendre de nouvelles licences en 2017. Cette année, ils n'accepteront que les renouvellements de services et, d'ici mars 2019, ils cesseront de proposer un support complet.

Qu'est-ce que Google Search Appliance?

La GSA est la solution de recherche de contenu de Google qui offre une expérience similaire à celle d’un site de recherche Internet, mais dans le contexte d’organisations ou de sociétés, en indexant du contenu provenant de différentes sources.

Le remplacement de l’appareil de recherche Google constitue désormais un objectif primordial pour les utilisateurs de cette technologie. Ce fait a sûrement amené de nombreuses personnes à réfléchir à l’impact et à l’importance d’un bon système de recherche dans l’organisation et à l’importance du choix qu’elles font pour le remplacer.

Étant donné l'étendue des fonctionnalités du moteur de recherche Google, il est très important d'évaluer les alternatives au système de recherche Google, afin d'éviter les perturbations du système et de garantir que la productivité et l'expérience utilisateur ne seront pas affectées.

Maintenant que le service gsa de Google Search Appliance arrive à terme et que le remplacement de la recherche Google devient une nécessité; Vous pouvez voir cela comme une opportunité de revoir votre stratégie de recherche dans son ensemble, rechercher des alternatives à la base de données Google Search Appliance GSA et les implémenter dans votre vision du futur. Voici une série de recommandations:

  1.  Vérifiez la date d'expiration de votre licence: elle vous indiquera la période de temps disponible pour terminer le projet de remplacement. De manière générale, il faut 6 mois à 1 an pour sélectionner, mettre en œuvre et déployer le nouveau site de recherche.
  2. Examinez le type d’utilisation que l’organisation fait de l’appareil GSA. Cela vous aidera à déterminer si une solution infonuagique (cloud) est acceptable.
  3. Vérifiez quelles sont les fonctionnalités les plus utilisées dans la recherche Google Enterprise par le personnel. Si les utilisateurs sont satisfaits de la plate-forme de recherche actuelle, trouver une autre solution avec des caractéristiques similaires sera la solution idéale.
  4. Commandez les fonctionnalités GSA pour votre entreprise de plus en plus pertinentes. À son tour, il crée un classement des fonctionnalités dont les utilisateurs ont besoin, qu’ils ont besoin et qu’ils souhaitent pouvoir utiliser.
  5. Implique des représentants de chacun des départements ou des zones affectés par le changement dans le processus. Le département web marketing, ventes ou service client; Chaque équipe a et aura besoin d'une expérience avec le moteur de recherche différent.
  6. Identifiez vos sources et applications de données, d'informations et de ressources: URL, types de données, sécurité pour chaque type ... cela sera bénéfique pour la gestion des connaissances et la migration vers la nouvelle plate-forme.
  7. Vérifiez le niveau des journaux d’incidents (logs) pour déterminer le volume d'activité de recherche associé à chaque source.
  8. Vérifiez que tous les documents sont conformes à la politique de rétention de l'entreprise.
  9. Vérifiez les exigences de sécurité dans toute l'organisation: LDAP, Active Directory ...
  10.  Déterminer les besoins en matière de rapports. Si la société utilise la fonctionnalité «meilleurs résultats» du moteur de recherche Google, s'il existe des besoins juridiques ou si vous pouvez décider du niveau d'informations dont chaque utilisateur a besoin.

L'alternative au remplacement de la GSA ne consiste pas simplement à la remplacer par un autre moteur de recherche, mais à miser sur la gestion des documents. Le système de gestion de documents OpenKM offre un moteur de recherche intégré avec des fonctionnalités identiques à celles du moteur de recherche Google Business.

Caractéristiques Google Search Appliance vs OpenKM

Google Search Appliance OpenKM

Trier par métadonnées: permet de trier les résultats par attributs, ce qui permet aux utilisateurs de consulter facilement un grand nombre de résultats pour trouver rapidement ce dont ils ont besoin

Recherche par métadonnées: permet de rechercher et de trouver des informations en fonction des valeurs les plus pertinentes liées au fichier.

Recherche par caractères génériques: elle est utilisée pour rechercher des termes que nous ne savons pas exactement comment ils sont écrits ou pour trouver des termes similaires en une seule fois. Pour cela, des caractères tels que "?" Ou "*" peuvent être utilisés.

Recherche basée sur des caractères génériques: également disponible dans le moteur de recherche OpenKM. Avec seulement trois caractères, y compris "*", nous pouvons trouver des résultats de recherche liés au terme, même s'il est partiellement écrit.

Reconnaissance d'entités: elle sert à structurer le contenu en fonction de ses attributs, tels que la date, l'auteur, le type de produit; dans les archives. L'utilisateur peut modifier des entités pour assurer la satisfaction de leurs besoins.

Recherche de métadonnées croisées: Grâce aux métadonnées, vous pouvez rechercher des documents répondant à ces caractéristiques ou contenant ces attributs. De plus, les utilisateurs peuvent ajouter des champs de différents groupes de métadonnées pour obtenir des résultats croisés.

Correcteur orthographique et synonymes: la GSA suggère l'orthographe la plus courante et élargit les requêtes pour inclure des synonymes; ainsi, des résultats plus pertinents sont obtenus.

Correcteur orthographique et synonymes: lorsqu'un utilisateur recherche un terme et ne l'épelle pas correctement, le moteur de recherche OpenKM propose automatiquement les termes les plus proches du mot inséré, afin que l'utilisateur puisse obtenir des résultats.

Marqueur de score intelligent: la GSA adapte la liste des résultats en affichant d'abord le contenu le plus populaire.

Marqueur pertinent: l'utilisateur peut utiliser le paramètre de pertinence des fichiers en relation avec la recherche, en marquant en jaune, les étoiles qui apparaissent à côté des résultats. Ainsi, le gestionnaire de contenu apprendra des informations insérées par l'utilisateur et réorganisera la liste des résultats.

Moteur de recherche expert: au moyen de mots-clés associés, l'appareil gsa recherche les sources et les référentiels, les personnes concernées pour que les utilisateurs puissent les consulter.

Moteur de recherche des auteurs: dans le gestionnaire de documents, l'utilisateur pourra voir quels sont les créateurs ou les auteurs de chaque contenu pertinent et, grâce aux fonctionnalités de communication d'OpenKM, ils peuvent les contacter.

Résultats ajoutés par l'utilisateur: les utilisateurs peuvent ajouter des résultats à des mots clés spécifiques; ainsi, les fichiers qu'ils sélectionnent apparaîtront dans les premières positions de la liste de résultats.

Sauvegarde des recherches: les utilisateurs peuvent enregistrer des recherches afin d'accéder plus facilement aux résultats qu'ils utilisent plus facilement (l'enregistrement des recherches permet de gagner du temps). D'autre part, grâce au marqueur de pertinence, ils peuvent améliorer la position dans la liste des résultats des fichiers qu'ils choisissent.

Prévisualisation des documents: ils permettent de choisir le document à choisir et les applications ou les modules complémentaires externes ne sont plus nécessaires.

Aperçu des documents: grâce à la vignette, qui peut être développée dans le moteur de recherche du gestionnaire de documents, l'utilisateur peut prévisualiser et reconnaître le document. Comme dans le cas de la GSA, aucun complément externe n'est nécessaire.

Navigation dynamique: l'utilisateur peut activer le filtrage des résultats par des attributs tels que le contenu, l'auteur, la date ou l'emplacement. De plus, des catégories peuvent être créées pour montrer les besoins spécifiques de l'organisation.

Navigation dynamique: L'utilisateur peut utiliser plusieurs critères de recherche en même temps pour obtenir des résultats plus précis.
  • Contexte
  • Contenu
  • Nom
  • Titre
  • Mots-clés
  • Langage
  • Utilisateur
  • Gamme de dates
  • Dossier
  • Catégorie
  • Type (document, dossier, courrier électronique, inscription)
  • Extension
  • Notes
  • Métadonnées

Différences entre Google Search Appliance et un gestionnaire de documents

S'engager dans une solution cloud n'est peut-être pas l'option idéale pour les entreprises nécessitant une structure sur site. C'est pourquoi OpenKM propose son système de gestion de documents dans les 2 modalités suivantes: OpenKM Cloud et OpenKM Professionnelle, tous deux dotés des mêmes fonctionnalités.

De plus, chaque entreprise est unique et nécessite donc des efforts de personnalisation importants. En outre, la recherche d'entreprise google ne fournit pas une expérience utilisateur personnalisée. Tous les utilisateurs peuvent accéder à tous les types de contenu.

En ce sens, OpenKM est meilleur pour les entreprises car, en plus d’être hautement paramétrable (sans coûts de personnalisation), il permet aux utilisateurs d’accéder uniquement aux contenus auxquels ils ont droit, en fonction de la sécurité appliquée.

Dans OpenKM, la sécurité est appliquée à 3 niveaux différents. D'une part, seuls les utilisateurs disposant d'un identifiant et d'un mot de passe peuvent accéder au système de gestion des documents. Après l'attribution des rôles et des profils, le gestionnaire de documents sera adapté à leurs besoins. L'utilisateur n'a-t-il pas besoin de créer ou de modifier du contenu? Utilisez-vous le système de contenu professionnel principalement pour rechercher et afficher des documents? Dans ce cas, l'administrateur peut désactiver les zones de travail complètes ou éliminer les fonctions dont l'utilisateur n'a pas besoin. Ensuite, la gestion de la sécurité au niveau granulaire vous permet d'appliquer une sécurité spécifique à chaque nœud (dossier, document, courrier électronique - y compris les pièces jointes - ou registre) et de déterminer qui peut accéder au nœud, le modifier, le télécharger, etc. Et l'administrateur peut également appliquer différents paramètres de sécurité. Une sécurité simple évalue le nœud sélectionné. La sécurité récursive évalue la sécurité du nœud, mais également la sécurité de l’ensemble du chemin (path), de bas en haut. Et la sécurité de lecture récursive est conçue pour empêcher les utilisateurs d’accéder à un document, s’ils n’ont pas accès à certains des dossiers mères dans lesquels ce fichier pourrait être hébergé. Par exemple, si un administrateur révoque l'autorisation sur un dossier de niveau 2 et qu'un utilisateur tente d'accéder à un dossier de niveau 3 (hébergé dans le dossier de niveau 2), OpenKM signale une erreur car Access Manager évalue également les autorisations du nœud de dossier level2. Lorsque l'utilisateur effectue une recherche liée au dossier de niveau 3, OpenKM n'affiche pas ces documents dans les résultats.

Avantages d'un système de gestion de documents

Lorsque l'on considère le processus de migration de gsa, les technologies de recherche open source offrent une série d'avantages.

Pour commencer, l'organisation ne sera pas soumise à la feuille de route du fournisseur. Vous pouvez compter sur la communauté d'utilisateurs et de développeurs et créer vos propres applications basées sur des logiciels libres. Vous pouvez contrôler totalement vos données et la pertinence des informations qui apparaissent dans le moteur de recherche d'entreprise.

La migration vers OpenKM réduira le niveau des coûts relatifs. En outre, le système de gestion des documents offre un ensemble de fonctionnalités avancées que le système Google Search Appliance gsa ne possède pas, parmi lesquelles:

  • Automatisation: fonctionnalité qui offre la souplesse et l'agilité nécessaires pour appliquer les règles métier. Les processus métier peuvent être facilement améliorés et mis à jour.
  • Vue utilisateur: permet de voir les indicateurs d'activité. Recherches d'utilisateurs - les documents les plus consultés, les derniers fichiers créés, les documents les plus téléchargés ...
  • Vue générale: permet de détecter les tendances d'utilisation et l'activité des utilisateurs en temps réel. Les fichiers les plus consultés, les recherches les plus populaires, les derniers dossiers créés, les fichiers en cours d'édition.
  • Gestionnaire de tâches: vous permet de gérer des projets qui affectent plusieurs utilisateurs à la fois, afin qu'ils gèrent la documentation, les réunions et les progrès avec le support du gestionnaire de documents.
  • Outils de classification: les utilisateurs peuvent ajouter des mots-clés, des catégories ou des métadonnées au contenu.
  • Outils de communication: dans OpenKM, les utilisateurs peuvent insérer des notes, déterminer les relations qui se connectent à différents contenus et définir le type de relation qu'ils entretiennent entre divers documents (équivalent, père-enfant, groupe). Dans Forum, vous pouvez partager des doutes, des suggestions et différents points de vue concernant le fichier. Et dans Wiki, ils verront les sources bibliographiques ou les ressources qui ont été prises en compte pour créer le contenu.
  • Flux de processus (Workflow): inclus dans OpenKM offre un moteur de workflow qui permet de définir et de couvrir les processus métier les plus complexes.
  • OCR: le gestionnaire de documents est capable d'appliquer la reconnaissance optique de caractères sur tout contenu pour l'indexation, la classification, la catégorisation, l'extraction de métadonnées… C'est une fonctionnalité très appréciée dans les projets de numérisation.
  • Contrôle de version: permet d'accéder au cycle de vie du fichier, de télécharger et de restaurer différentes versions du fichier en cours et de voir les différences de contenu entre eux.
  • Service d'abonnement: si un contenu nous concerne particulièrement, nous pouvons nous y abonner. De cette façon, si le document subi un changement, nous recevrons une notification par courriel.
  • Rapports: Dans OpenKM, nous pouvons créer des rapports relatifs à tout sujet d'intérêt. Les utilisateurs auront uniquement accès aux rapports qui les concernent.

En outre, le moteur de recherche OpenKM comprend des composants Machine Learning. Lorsque de nouveaux contenus sont introduits dans OpenKM, le gestionnaire de documents extrait les mots-clés via un traitement en langage naturel, via KEA (en anglais Automatic Keyphrases Extraction). Le KEA est un exemple d’apprentissage automatique que OpenKM utilise pour extraire des informations structurées à partir de sources non structurées. L'extraction de phrases et de termes pertinents qui offrent une description concise du contenu est utile pour indexer, rechercher, résumer et classer les informations ou conceptualiser la gestion des connaissances de domaines spécifiques. L'apprentissage automatique est une application d'intelligence artificielle.

Le système de gestion de documents OpenKM offre une large gamme d’API, de SDK, Java, PHP et .NET, qui offre une plate-forme solide pour la création de connecteurs personnalisés et fait partie de la documentation complète prenant en charge le logiciel OpenKM. Pour son évolutivité, sa sécurité, son efficacité et son innovation continue. Si vous avez un logiciel en fin de vie ou une plate-forme interne, vous pouvez indexer les données à l'aide de l'API OpenKM.

Ce n'est pas en vain que c'est l'un des critères lors de l'évaluation d'une alternative à Google Search Appliance. Pour remplacer le GSA ou améliorer l'expérience du site de recherche, vous devez vous assurer que le nouveau système s'intègre dans la suite de programmes de l'organisation, pour laquelle le logiciel doit fournir une multitude de connecteurs permettant de saisir rapidement et facilement le moteur de recherche. - à la fois structurés et non structurés - stockés dans d'autres programmes, dans n'importe quel format; bases de données et qui vous permettent de gérer efficacement l'application tout au long de son cycle de vie.

Le moteur de recherche OpenKM, inclus dans le système de gestion de documents open source, constitue la plate-forme idéale pour les développeurs ou les organisations ayant un département. IT qui a la capacité technique de créer ses propres applications. Son évolutivité, la sécurité qu’il offre ainsi que les fonctionnalités analytiques en font une plate-forme non seulement attrayante, mais également utile pour les projets technologiques à court et à long terme. OpenKM, grâce à sa technologie d'indexation robuste, à son panneau d'administration intuitif et à son infrastructure de sécurité dans la version cloud et la version serveur, permet de consolider votre contenu en une seule expérience de recherche. Et il est clair qu'une recherche d'entreprise n'est pas qu'un problème de logiciel: elle permet aux utilisateurs d'obtenir les informations dont ils ont besoin, sans avoir à chercher parmi 25 outils différents.

Les services de mise en œuvre sont inclus dans l'offre économique. En outre, l'acquisition du gestionnaire de documents implique un accès illimité à la documentation du logiciel. À l’équipe technique d'OpenKM qui garantit la résolution des incidents, l'accès à la suite logicielle et les mises à jour du système. Cela signifie que le client a une relation commerciale directe avec le fournisseur de solution.

Dans ces moments où les utilisateurs de Google Search Appliance doivent rechercher des alternatives, ils peuvent non seulement chercher une technologie de remplacement, mais aussi un système de gestion de documents, avec tous les avantages que cela apporte.

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