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Comment un système de gestion de documents peut aider à résoudre les goulots d'étranglement des entreprises

Mario Zules

Écrit par Mario Zules le 13 septembre 2019

Une montagne chaotique de fichiers et de documents est une responsabilité pour toute entreprise. Vous ne pouvez pas obtenir d'informations lorsque vous en avez besoin; perdez des documents importants, sans parler du temps que vous passez à essayer de localiser des fichiers ou à rétablir le travail perdu. Si le temps perdu peut sembler une conséquence volatile, les problèmes juridiques dus au manque de documents et au respect de la politique de confidentialité ne le sont pas.

Un logiciel de gestion de documents est donc une nécessité objective pour toute entreprise. Créer un système de gestion de documents efficace est un long processus qui nécessite du temps et de la formation. Cependant, les meilleurs résultats obtenus à la suite de sa mise en œuvre sont largement satisfaisants. Cela dit, la plupart des entreprises rencontrent les mêmes problèmes de gestion de documents dans leur flux de travail.

Nous examinons ici neuf problèmes courants d’encombrement de documents et la manière dont un logiciel de gestion de documents peut les résoudre.

1. Ne pas être en mesure de localiser les documents dont vous avez besoin pour le moment

Quand vous faites face à un défi; une livraison à échéance imminente, chaque minute compte; et la dernière chose à faire est de chercher dans un grand nombre de documents pour trouver un fichier spécifique. Un système de gestion de documents vous évite ce problème en stockant des fichiers numériques indexés, y compris des courriels. L'indexation vous aide à trouver rapidement les documents dont vous avez besoin.

2. Vous ne maximisez pas le temps et la productivité des employés

Personne n'engage des employés pour rechercher des documents; Ils doivent sûrement avoir de meilleures tâches à faire. Le temps qu’ils consacreront à la recherche de documents peut coûter très cher à votre entreprise.

En plus de nuire à la productivité du personnel, les systèmes de gestion manuelle des documents peuvent générer une insatisfaction face au travail. Le personnel sera frustré et provoquera des tensions au bureau. Les employés sont mécontents de la recherche et de la récupération constantes de documents, ce qui peut conduire à une mauvaise gestion des périphériques et même à de mauvaises relations entre collègues. C'est un environnement de travail toxique.

Les solutions de gestion de documents telles que OpenKM contribuent à accroître la productivité de vos collaborateurs en leur permettant de se concentrer sur les tâches principales pour lesquelles ils ont été embauchés. Le logiciel de gestion de documents et d’enregistrements électroniques OpenkM peut être utilisé isolément ou intégré à d’autres programmes, ce qui facilite davantage le flux de travail dans votre entreprise

3. Manquer d'espace de stockage

Les entreprises allouent d'importants budgets à l'espace de stockage physique. de classeurs, classeurs et salles de stockage. Souvent, les réglementations empêchent les entreprises de détruire d’anciens documents. Avoir un espace serveur pour la gestion des documents est un fardeau beaucoup moins lourd, à la fois sur le plan financier et sur le plan de l'espace.

Vous pouvez utiliser l'insertion de données électroniques pour convertir des copies physiques imprimées de documents en copies numériques pour les stocker sur le serveur. Certains systèmes de gestion de documents gardent les documents hors site, empêchant ainsi l’espace disque nécessaire pour un serveur. Pour les documents qui doivent être conservés sur papier, le logiciel de gestion vous aide à les consolider et à améliorer la qualité des processus d’entreprise en les indexant sans perdre de grandes quantités d’espace de bureau.

4. La sécurité de votre entreprise est menacée

Des montagnes de papiers risquent de perdre la trace des informations d’intérêt. Les documents physiques pourraient tomber entre de mauvaises mains, ou des catastrophes telles que des incendies et des inondations pourraient tout détruire. Les systèmes de gestion de documents vous protègent de ces risques de sécurité tout en garantissant le respect de la politique de confidentialité, à savoir l'application de la politique de cookie sur le site Web.

Lorsque les documents sont au format électronique, une catastrophe au bureau ne présente aucun risque, car la plupart des systèmes de gestion disposent de capacités de sauvegarde externe. OpenKM vous permet également de mettre en place un système de contrôle qualité grâce au contrôle de versions qui vous permet d'analyser le cycle de vie du document. suivre qui a vu quel document sur le serveur, en imposant différents niveaux d'accès pour plusieurs membres du personnel.

5. Acheminement et suivi inefficaces

Oui, la marche est saine, mais pas lorsque des documents critiques sont archivés et contrôlés pour en assurer la conformité légale. Imaginez que vous essayez de suivre un document dans une entreprise de fabrication en expansion, qui abrite plusieurs bâtiments et des personnes travaillant à différents moments de la chaîne de production. Cela signifie se déplacer d'un bâtiment à l'autre, dans l'espoir d'attraper quelqu'un avant la fin de son tour.

Cependant, avec les systèmes de gestion de documents numériques, un document peut être facilement acheminé, par exemple par courrier électronique, à tous ses correspondants, alors qu'il est stocké et indexé sur le serveur. Où que se trouvent vos employés, l'emplacement et la distance ne sont plus un goulot d'étranglement. C'est une solution idéale pour améliorer le flux de travail dans les entreprises comptant des employés dans le monde entier.

6. Absence de mécanismes d'escalade

Il est évident qu'il y aura toujours plusieurs personnes chargées de réviser ou d'approuver un document, qui seront absentes du bureau lorsque vous en aurez besoin. Il est possible que l'initiateur d'une application ne soit même pas informé de l'absence des autres parties, parfois pendant plusieurs jours. L’examinateur peut recevoir la demande par courrier électronique, mais être en vacances ou en déplacement professionnel. Sans aucun moyen d’aggraver le problème, le processus devient lent et frustrant.

Un système de gestion de documents pourrait facilement résoudre ce problème. Après une période d'inaction dans le document, la tâche peut passer à la personne suivante disponible. Pendant ce temps, la personne absente du bureau peut participer en ligne. Avec les documents numériques, le processus d'approbation n'a pas besoin d'être arrêté car l'approbateur n'est pas disponible physiquement.

7. Contrôle de révision inefficace

Voyez-vous toujours un document obsolète que vous avez supprimé il y a longtemps? Ce n'est pas un déjà vu, mais un cas de contrôle de révision inefficace. C'est une réalité commune aux entreprises qui exploitent un système de gestion de documents papier. Ces entreprises ont également des difficultés avec de nombreux documents non approuvés.

Choisir un système de gestion de documents numériques avec la capacité de contrôler, réviser, aidera dans ces scénarios. Ce système archivera automatiquement les documents obsolètes et bloquera les documents non approuvés ou en cours de révision. Seuls les dossiers complets et autorisés seront à la disposition du personnel, ce qui contribue au respect de la politique de confidentialité.

8. Pas de cohérence dans le stockage de fichiers

Les fichiers du PDG se trouvaient initialement dans Google Drive, mais ils ont manqué d’espace et certains éléments ont été transférés vers Dropbox. Karen aime toujours les classeurs, tandis qu'Alex stockait ses fichiers sur son disque dur. Avec un tel désordre organisationnel, il est normal que les entreprises perdent de vue l'objectif de la gestion de documents.

Peut-être n'avait-il pas de plan défini pour la gestion des dossiers depuis le début, il n'a pas bien formé son personnel ou les sociétés fusionnées ont créé de la confusion. De cette façon, vous pouvez perdre rapidement des fichiers critiques qu'il peut être très difficile de récupérer.

La plupart des logiciels de gestion de documents proposent aux entreprises différents plans, en fonction de leurs besoins. Ils peuvent mettre à jour ses plans au fur et à mesure que l'entreprise grandit. De cette manière, une entreprise a toujours de la cohérence et de la centralisation dans le stockage des fichiers et des emails.

9. Travailler sur la mauvaise version d'un fichier

Une enquête menée par Harris Interactive en 2013 révèle que 83% des employés au Royaume-Uni et aux États-Unis perdent chaque jour du temps à répéter du travail à cause de versions incorrectes. Sans indexation précise, il est très facile de travailler sur la mauvaise version du fichier et de ne réaliser que quand il est presque terminé. Pire, vous auriez pu envoyer la mauvaise version du fichier à votre superviseur, client, partenaire ou partenaire.

Une entreprise qui a investi dans un système de gestion de documents numériques de haute qualité est moins concernée par ces problèmes. Un grand système affiche les dernières modifications apportées à un document, ce qui permet de savoir facilement si vous travaillez sur la version correcte. De même, vous pouvez lire ce qui était dans le document précédent, ainsi que voir les modifications les plus récentes.

Conclusion

Dans un monde où les documents numériques représentent l'avenir, la mise en œuvre d'un logiciel de gestion de documents tel qu'OpenKM devrait être la prochaine étape logique pour toute entreprise à la recherche d'efficacité. OpenKM active des processus tels que la conversion de fichiers, le suivi et l'indexation de fichiers, la suppression sécurisée de documents, l'accès contrôlé et le stockage sécurisé. Par conséquent, cette solution de qualité se traduira par de meilleurs lieux de travail, des employés plus satisfaits, des revenus plus élevés et une productivité accrue.

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