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En quoi un gestion de documents et un ecm sont-ils différents

Ana Canteli

Écrit par Ana Canteli le 29 novembre 2019

Les termes gestion de documents et gestion de contenu métier sont souvent utilisés de manière confuse, même en les considérant comme synonymes. Ce phénomène peut être motivé par différentes causes. des critères utilisés, aux problèmes de traduction ou même d’intérêts commerciaux, selon le terme en vogue.

Gestion de documents vs gestion de contenu d'entreprise

AIIM - Association internationale pour la gestion de l'information et des images - a défini jusqu'en 2017 le terme gestion de contenu d'entreprise, en tant que concept large englobant les stratégies, méthodes et outils permettant de capturer, gérer, stocker, conserver et diffuser du contenu. et des documents liés aux processus organisationnels. Le contenu commercial ne signifie pas qu'il est utilisé exclusivement par les entreprises, mais qu'il peut être utilisé par les institutions, les fondations, les ONG et les organisations de toutes sortes.

La gestion des documents est l'ensemble des règles et techniques permettant de gérer les documents (de tous types), reçus ou créés dans une organisation, de faciliter la récupération des informations les concernant, de déterminer la période de conservation, la politique de suppression; tout en assurant la conservation à long terme des documents les plus précieux selon des critères de rationalisation et d'économie.

Système de gestion de documents et gestion de contenu d'entreprise

Parlons maintenant des outils: système de gestion de contenu d’entreprise et logiciel de gestion de documents. Alors qu'un système de gestion de documents se concentre sur l'ensemble du cycle de vie d'un document, de la numérisation des documents au stockage, en passant par le partage et la publication, un système de gestion de contenu d'entreprise gère tous les types de contenu, compris au sens large comme "informations non structurées", telles que vidéos, images, courriels, pages Web, etc.

La gestion documentaire fait partie de tous les gestionnaires de contenu d'entreprise, en ce sens que les deux solutions technologiques nécessitent le stockage ou l'accès à des documents ou à des objets. La gestion documentaire serait également le point de départ, car toute organisation doit gérer ses documents. L'utilisation d'une option technologique ou d'une autre dépend de nombreux facteurs, notamment le type et la quantité de besoins et / ou de volumes, qui justifient l'automatisation d'un processus ou d'une activité.

Caractéristiques d'un système de gestion documentaire

Parmi les plus notables sont:

  • Création de documents: les systèmes de gestion électronique de documents doivent pouvoir générer des documents au format électronique et contribuer à la numérisation de documents papier.
  • Capture: l'insertion de documents numérisés signifie que le logiciel de gestion de documents dispose de fonctionnalités d'intégration avec des imprimantes ou des scanners multifonctions et, à son tour, avec des composants OCR ou OMR permettant la numérisation des documents tout en répondant à d'autres objectifs.
  • Sécurité: la gestion électronique de documents ne peut pas se produire si le logiciel utilisé ne peut pas garantir des conditions d'utilisation spécifiques. Le logiciel de gestion de documents doit permettre d'établir la sécurité requise par chaque nœud d'informations du système (droit de lecture, d'édition, de copie, de suppression, etc.).
  • Indexation: un élément essentiel pour pouvoir utiliser correctement le fichier. L'indexation est essentielle lors de la classification ou du classement de documents et du bon emplacement dans le référentiel.
  • Métadonnées: il s'agit essentiellement d'informations clés dans le document. Il peut être contenu dans le fichier (code à barres d'un produit) ou associé au produit (gestion des informations stockées dans une base de données informant de l'origine, de la date d'expédition, de la livraison,… des données qui n'apparaissent pas explicitement dans le document)
  • Flux de travail: le BPM (Business Process Management )n'est pas une partie intrinsèque de la gestion de documents, même si aujourd'hui, presque toutes les organisations s'attendent à ce que cet élément figure dans le gestionnaire de documents. Les moteurs de flux de travail vous permettent de créer un flux de travail permettant de gérer la documentation ou les informations, de manière à répondre à toutes les exigences des processus métier.
  • Recherche et restauration: les systèmes de gestion électronique de documents doivent offrir aux utilisateurs la possibilité de recherche, donc de rechercher des documents, en utilisant si possible plusieurs critères, du nom du fichier au titre, en passant par les mots-clés, par contenu (tout mot ou texte faisant partie du document), par recherche plein texte. En termes de récupération, bien que la notion puisse paraître simple, la tâche de récupération d'un actif numérique peut être complexe. Une recherche simple dans des bases de données peut permettre la récupération d'un document à l'aide de l'indexation de base. Toutefois, pour permettre une récupération plus polyvalente, le système doit permettre à l'utilisateur de rechercher un document à l'aide de données partielles répondant à l'identificateur du fichier, ou de métadonnées.
  • Collaboration: fonctionnalités qui permettent aux utilisateurs de travailler de manière coordonnée sur les mêmes fichiers. Les outils de collaboration incluent des éléments tels que notes, discussion en ligne, gestionnaire de tâches, calendriers partagés et services d'abonnement.
  • Distribution: Un document préparé pour la distribution doit être dans un format ne permettant pas sa modification et garantissant sa longévité dans le temps (format de document à long terme).
  • Records management: c’est une discipline qui, selon certains spécialistes du domaine, doit être incluse dans la gestion des documents, en tant qu’élément intrinsèque du gestionnaire de documents, à la fois en raison de la nécessité de gérer ce qui est stocké et de décider quand détruire et comment; en ce qui concerne le sens du terme original (Record Management) puisque dans le monde Anglo-saxon, le terme "Record" est presque interchangeable avec le terme "Document".
  • Plan d'archivage: le plan d'archivage décrit la série de documentaires, le lieu où ils doivent être stockés, le programme de conservation des documents, la disposition et les personnes responsables de leur gestion.

 Caractéristiques d'un ecm - gestion de contenu d'entreprise

  • Stockage: stockez en toute sécurité le contenu de l'organisation, même les éléments qui ne sont pas conçus pour être conservés à long terme.
  • Préservation: politique de sauvegarde et conditions de stockage garantissant la conformité de l’organisation aux réglementations en vigueur. Cela peut signifier la couverture de formats mis à jour ou la migration lorsque le logiciel est devenu obsolète.
  • Livraison: cela signifie que les éléments gérés, stockés ou conservés par la gestion de contenu d'entreprise sont accessibles aux utilisateurs. Voici les outils de sécurité, de collaboration et de distribution appliqués, entre autres considérations

Qu'est-ce que OpenKM?

OpenKM est un système de gestion de documents et d’enregistrements électroniques, c’est-à-dire qu’il s’agit d’un système de gestion de documents, d’un gestionnaire de contenu d’entreprise, car le fait que les informations ne soient pas structurées ne pose pas de problème et est également prêt à assumer la gestion des enregistrements - records manager - au format électronique ou physique (conserver des documents papier et utiliser le logiciel pour modéliser l'emplacement et la conservation des documents: entrepôt, allée, bibliothèque, étagère, boîte, etc. prêt et expiration le moment venue). OpenKM peut être intégré à n’importe quelle application tierce, grâce aux kits de développement Java, PHP et .NET qui permettent d’implémenter OpenKM de manière transparente dans la suite logicielle de toute organisation.

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