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Gestion de contenu d'entreprise - intégration ECM

Ana Canteli

Écrit par Ana Canteli le 26 septembre 2017

Toutes les entreprises doivent prendre des décisions concernant les systèmes qu’elles utilisent pour la gestion des documents, la gestion des enregistrements, les processus opérationnels et la gestion du contenu de l’entreprise - ECM -. Tout au long de leur cycle de vie, les entreprises ont été submergées par l’énorme quantité d’informations créées en leur sein. Afin de résoudre ce problème, les entreprises ont commencé à acquérir des applications permettant de gérer les informations saisies, créées et gérées en leur sein: systèmes de gestion de documents (DMS), systèmes de gestion de contenu d'entreprise (ECM), logiciels de gestion de la relation client (CRM), systèmes de gestion des actifs numériques - DAM - Systèmes de gestion des documents - DMS; aux systèmes de planification des ressources d'entreprise, mieux connus sous le nom de ERP. En laissant de côté toutes les informations contenues dans les disques et ordinateurs partagés, ou cachées dans les dossiers de courrier électronique;

Construire une stratégie de contenu d'entreprise

Au fil du temps, les entreprises ont été avertie de la nécessité d’intégrer toutes leurs technologies, applications et systèmes, puis de créer un système de gestion des connaissances au service des utilisateurs. Cependant, nombre de ces applications de gestion de documents et logiciels ECM - qui font partie de l'héritage de nombreuses entreprises - ne présentent pas de fonctionnalités d'intégration. Et ils exécutent des processus métiers critiques ou contiennent des informations de cette nature, qui ne peuvent être interrompues sans causer de graves perturbations à l'entreprise. Ainsi, la construction d'une stratégie de gestion de documents est un élément-clé pour les organisations. Cela implique de réfléchir à l'approche de tous les outils utilisés par l'entreprise pour créer une plate-forme d'intégration, ce qui leur permet de maximiser l'utilité des contenus et des informations, grâce à une stratégie cohérente qui consolide leur avenir à l'ère numérique, déterminer ce qui doit être maintenu dans l’organisation et où.

Pourquoi les plates-formes d'intégration sont-elles importantes?

  • Parce que toutes les organisations ont des informations à leur sujet et en grande quantité.
  • Parce que le volume de contenu d'entreprise augmente plus rapidement que la capacité des organisations à le gérer.
  • Parce qu'ils savent que maximiser l'utilité de l'information est vital pour leur avenir.

Les plates-formes d'intégration doivent permettre aux entreprises de rationaliser et de moderniser leur structure technologique, de manière flexible et évolutive dans le temps.

Facilités d'intégration: le point crucial lors du choix d'un système de gestion de contenu d'entreprise

Peu importe si vous travaillez dans une entreprise dédiée aux ressources humaines, dans une administration publique; dans un service clientèle, ou si vous êtes dédié à la gestion de contenu Web. Lorsque vous introduisez une nouvelle application, vous souhaitez qu’elle s’intègre parfaitement aux autres programmes de l’organisation.

SDK'S

C'est pourquoi OpenKM propose des SDK (Software development kit) pour Java, PHP et .NET qui facilitent l'intégration du logiciel ECM aux applications de l'entreprise de manière transparente. En fait, c'est l'un des points forts du logiciel de gestion de documents d'OpenKM car il ne présente aucun obstacle technologique lors de l'intégration à des applications tierces. Ces kits de développement offrent aux entreprises la possibilité d’intégrer librement et de manière autonome leur gestionnaire de contenu dans leur environnement technologique actuel et futur.
Le système de gestion de contenu d'entreprise OpenKM (ECM) vous permet d'accéder à d'autres applications de la société, à partir de la même interface utilisateur, en fournissant une bannière facilitant la navigation entre les applications. Ceci, associé aux kits de développement logiciel OpenKM, peut fournir du contenu stocké dans d'autres applications, ce qui contribue à améliorer l'expérience de l'utilisateur final.

MS-addin

Le complément Microsoft permet aux utilisateurs de gérer les documents et le contenu à partir d'applications couramment utilisées comme Word, Excel, Access et désormais Microsoft Visio. À partir d'Outlook, les utilisateurs continueront à travailler normalement tandis qu'OpenKM stockera les courriers électroniques, y compris les pièces jointes, ou nous permettra d'ajouter des métadonnées si nécessaire.

Desktop Sync, assistant de signature électronique et scanner

Avec Desktop Sync, les membres de la société peuvent travailler à partir du bureau de leur ordinateur et synchroniser tout le contenu créé pendant la journée. qu'ils soient déplacés dans le bureau du client ou en mode de télétravail. Le client de numérisation permet l'intégration du système de gestion de documents OpenKM avec les périphériques de numérisation de l'entreprise. Et le client de signature électronique vous permet d'utiliser le certificat de signature numérique sur la documentation.

Intégration aux applications

D'autre part, la suite OpenKM propose des intégrations ad hoc avec Google Drive, le moteur de flux de travail BonitaSoft, les logiciels de modélisation 2D et 3D AutoCAD, Vtiger CRM et des logiciels de capture tels que Kofax, Abby Flexicapture ou ChronoScan. Si votre organisation utilise déjà Active Directory ou LDAP, il n'est pas nécessaire de dupliquer la liste des utilisateurs sur une autre plate-forme, car la mise en œuvre d'OpenKM inclut une intégration avec ces utilitaires dans toutes les installations. Même l'entrepôt de données peut être configuré pour toute base de données telle que MySQL, PostgreSQL, Oracle ou SQL Server, entre autres.

Tous ces éléments supplémentaires contribuent à faciliter le choix entre un fournisseur de gestion de contenu d'entreprise ou un autre.

Avantages de l'intégration du logiciel de gestion de contenu

  • Satisfaction des clients en temps réel : l'intégration du système de gestion de documents et de contenu améliore les processus métier, facilite la collaboration entre les membres de l'organisation, permet aux employés de rechercher et de trouver les informations dont ils ont besoin, où qu'ils se trouvent. Tout cela se traduit par une amélioration substantielle de l'appréciation des produits et services par le client.
  • Augmente la productivité des employés en matière de connaissances : l'expérience utilisateur d'un système de gestion de contenu d'entreprise est souvent le talon d'Achille de tout processus de mise en œuvre de système ECM. C'est pourquoi, dans OpenKM, nous proposons une formation incluse dans toutes les propositions, conçue pour présenter toutes les fonctionnalités du logiciel de gestion de contenu au personnel. De cette manière, la présentation assistée de l'outil est garantie, ce qui favorise l'acceptation du logiciel par l'utilisateur. D'autre part, la plate-forme OpenKM KCenter, donner aux entreprises la possibilité de transformer l'apparence de la solution de gestion de documents; afin que la nouvelle application s'adapte à l'apparence du reste de la suite de programmes, à laquelle l'employé est habitué. Ainsi, l’inclusion du système OpenKM ECM peut passer inaperçue au personnel; ce qui évite le stress ou l’anxiété associée aux changements de la technologie de l’information
  • Flexibilité et agilité organisationnelles : la plupart des entreprises estiment que l'automatisation des processus est essentielle à leur réussite. Le logiciel de gestion de contenu d'entreprise OpenKM offre la possibilité d'implémenter des processus métier dans l'application, grâce à la fonction d'automatisation conçue à cet effet. OpenKM Document Manager et Content Manager SDK réduisent les obstacles techniques à l’accès au contenu stocké dans d’autres applications. Cela permet à son tour de mieux gérer la migration du contenu stocké dans les programmes affectés par l’obsolescence technologique.
  • Réduction des risques : la documentation étant gérée à partir de différents programmes, il peut être difficile de vérifier que toute la documentation dans leurs environnements respectifs est conforme aux règles et aux normes de l'organisation. Les utilitaires d'intégration permettent aux informations de passer par le système de gestion de contenu d'entreprise d'OpenKM afin de vérifier que toutes les informations sont conformes aux processus métier définis par l'entreprise. En outre, OpenKM sert à la réalisation d’activités e-Discovery, à la création de rapports et garantit la définition des normes pour leur respect.

Le choix d’un système de gestion de documents est devenu presque impératif aujourd’hui, car il facilite l’accès à l’information, permet de mettre en œuvre des processus d’affaires sous forme électronique et, grâce à ses fonctionnalités, répond aux besoins des employés. Mais il serait inutile d’acheter un tel logiciel s’il ne peut pas être intégré à la suite de programmes que la société utilise. Pour cette raison, les utilitaires d'intégration deviennent un élément fondamental du choix de notre fournisseur de gestion de contenu d'entreprise.

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