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Gestion de contenu juridique

Ana CanteliÉcrit par Ana Canteli le 11 mai 2018

Ceux qui travaillent dans la profession d'avocat savent que peu de secteurs sont si intensifs en gestion documentaire.

La gestion de documents et la gestion de contenu d'entreprise sont intimement liées à la plupart des entreprises, quelle que soit leur taille. D'autre part, nous devons garder à l'esprit que chaque organisation est unique et que les solutions logicielles de gestion de documents ont besoin d'être redéfinies et réalignées, en fonction des besoins changeants des clients et des mises à jour légales.

Les cabinets d'avocats ont identifié un certain nombre de facteurs qui ont influencé la façon dont ils abordent la gestion documentaire. Tout d'abord, les cabinets d'avocats sont préoccupés par la sécurité dans le stockage de données et la gestion de la pratique. Ils sont également intéressés par le contrôle de la consommation de données et de la mobilité; en particulier pour répondre aux besoins du client. Dans cet aspect, les clients concentrent leur attention sur la gestion des pratiques juridiques ou sur le lieu de stockage de leurs informations.

Les entreprises prennent également en compte les attentes du client interne (les employés), grâce au fait qu'elles sont de plus en plus familiarisées avec les programmes. De plus en plus d'avocats demandent l'accès au logiciel de gestion de documents juridiques utilisant des installations multiplateformes; D'un autre côté, ils s'attendent également à utiliser des clients pour gérer les services contractuels et la documentation.

En outre, de nombreuses entreprises savent qu'elles utilisent des services de gestion de documents obsolètes et qu'une solution logicielle légale de gestion de documents peut être un point tournant pour les aider à améliorer leur stratégie en matière de gestion de la pratique, de gestion de documents et de contenu, du plan marketing digital, le contrôle des réseaux sociaux, l'administration des pages web, etc.

Les systèmes de gestion de documents pour la gestion du contenu légal

Les pratiques de gestion de cabinet et de droit couvrent la gamme d'approches et de technologies utilisées par les cabinets d'avocats et même jugées, pour gérer les connaissances et les méthodologies qui ont été développées au sein de l'organisation. La gestion des affaires juridiques vise également une gestion plus efficace du cycle de vie de la documentation et des contenus liés à chaque affaire ou litige. En bref, la pratique juridique recherche de nouvelles technologies, en particulier dans les programmes de gestion de contenu juridique, la réponse qui leur permet de gérer les flux de gestion de l'information, la documentation et les processus de manière personnalisée, pour répondre aux exigences légales spécifiques et aux besoins spécifiques.

Nous devons garder à l'esprit que les entreprises sont en concurrence pour les clients et sont continuellement soumises à la pression d'offrir des services à des coûts de plus en plus compétitifs; ce qui les oblige à accroître leur efficacité tout en répondant aux nouvelles attentes des clients et des groupes d'intérêt en matière de gestion de contenu.

La gestion des documents juridiques comprend la gestion de cas, la gestion du temps, les recouvrements, la couverture des litiges, les activités de recherche juridique et de rétablissement, la communication et la collaboration; sécurité, stockage, fichier et accessibilité.

Les systèmes de gestion des documents juridiques couvrent deux besoins principaux: aider à l'utilisation, la collaboration, la consolidation, la gestion et la protection des informations et enregistrer toutes les activités réalisées dans le système.

Les meilleurs systèmes de gestion de contenu juridique offrent des possibilités d'intégration pour que la solution de gestion documentaire puisse être utilisée par différents utilisateurs, services juridiques et entités liées à l'entreprise, entraînant une augmentation sensible de l'efficacité et un avantage stratégique pour l'entreprise.

Le logiciel de gestion de documents juridiques d'OpenKM est personnalisable; de sorte que le logiciel de gestion de documents juridiques apporte une solution à la gestion de contenus numériques adaptés à des segments spécifiques.

Par exemple, OpenKM Cloud est l'alternative basée sur le cloud conçue pour les petites et moyennes organisations - y compris les cabinets d'avocats et les professionnels de l'immobilier - qui n'ont pas de personnel technique ou leur propre serveur. Grâce à OpenKM Cloud, l'entreprise peut profiter de sa plate-forme de gestion avec les avantages suivants:

  • Il n'y a pas d'investissement en matériel
  • Il n'est pas nécessaire d'avoir du personnel technique
  • Offre une grande évolutivité
  • Accès multiplateforme
  • Mise en œuvre rapide
  • Personnalisation: l'organisation peut créer et appliquer son système de gestion de contenu légal sur mesure.

Pour les grandes entreprises, OpenKM Professionnel est peut-être la solution la mieux adaptée à vos besoins. Il offre les mêmes fonctionnalités que la version SaaS; avec l'avantage que l'entreprise peut avoir le système sur ses propres serveurs.

Les cabinets juridiques des entreprises (publiques ou privées) présentent également leurs propres besoins. En général, ils ne sont pas tellement axés sur la facturation légale et la comptabilité, puisque les clients ont tendance à être interne. Cependant, ils mettent l'accent sur la traçabilité, l'intégration en temps réel et la configuration. À ces fins, OpenKM offre des fonctionnalités d'audit à l'utilisateur final et à l'administrateur d'installation. L'onglet Journal d’activités, lié à tout contenu légal, vous permet d'analyser toutes les activités qui ont été réalisées sur le contenu (dossier, registre, document, courrier électronique - y compris les pièces jointes). Le contrôle de version appliqué via l'onglet Historique aide à identifier la contribution de chaque auteur. En outre, la fonctionnalité du Système de gestion de contenu juridique d'OpenKM nous permet de préparer des rapports sur un événement qui nous concerne.

La gestion de la sécurité mérite une mention spéciale. Dans OpenKM, la sécurité est gérée par des couches. Le premier filtre est les informations d'identification d'accès. Toute personne n'ayant pas de nom d'utilisateur et de mot de passe ne peut pas accéder au système. Après avoir assigné des rôles et des profils en fonction de la position et des activités de l'utilisateur, ils personnalisent le gestionnaire de documents et les adaptent à leurs besoins spécifiques. De plus, la gestion de la sécurité au niveau granulaire permet le contrôle des privilèges (lecture, édition, suppression, téléchargement, etc.) de manière détaillée.

En ce qui concerne l'intégration, OpenKM propose des SDK en Java, PHP et .NET, qui permettent aux entreprises de bénéficier d'une autonomie lors de l'intégration du système de gestion de documents légaux dans la suite de programmes. OpenKM ne présente pas de risques techniques et peut intervenir en amont ou en aval selon les besoins ou les cas d'utilisation qui se présentent dans l'organisation.

Dans la préparation des litiges, les tâches d'e-discovery peuvent impliquer l'investissement de grandes quantités d'argent et de ressources, qui doivent être gérées et minimisées autant que possible. Le système de gestion de contenu légal d'OpenKM offre un moteur de recherche qui permet de trouver des données ou des informations basées sur une multitude de critères. L'utilisateur peut effectuer des recherches plein texte. De plus, dans la recherche avancée, vous pouvez filtrer les résultats par contexte - section du gestionnaire de documents dans lequel le document est stocké; contenu - tout mot présent dans le corps du fichier - nom, titre, mots-clés, langue, auteur ou plage de dates. Vous pouvez également utiliser des critères tels que l'emplacement du référentiel, la catégorie et le type d'élément que nous recherchons (qu'il s'agisse d'un document, d'un dossier, d'un enregistrement ou d'un e-mail). L'utilisateur peut même accéder au contenu légal, grâce aux notes incluses. Enfin, le moyen le plus efficace d'effectuer des recherches est de mettre en place des métadonnées.Les métadonnées permettent d'ajouter des informations précieuses au contenu légal, qui peuvent être utilisées pour effectuer des recherches particulières de données.

Le système de contenu légal d'OpenKM permet de centraliser le référentiel et apporte des améliorations dans la gestion et l'organisation des dossiers. Le contenu juridique créé est géré par le biais de « transactions légales », le principal projet de gestion de contenu juridique. La transaction légale recueille toutes les informations nécessaires pour créer un contenu légal, en tant qu'annexes via l'onglet Relations - qui sert à montrer tous les liens que les textes juridiques développent dans leur cycle de vie.

Les tâches - à travers le gestionnaire de tâches d'OpenKM, peuvent être gérées et coordonner les efforts des ressources techniques et humaines investies dans le projet. Les entités, les contacts, les dates, etc. peuvent être traités comme des métadonnées et attachés au projet, en fonction des caractéristiques de celui-ci et des besoins de l'organisation et des parties impliquées. Les utilisateurs verront les indicateurs de leur activité dans le gestionnaire de documents mis en évidence, ainsi que les tendances d'utilisation au sein de l'entreprise. Ils pourront gérer leurs plateaux de messagerie à partir du gestionnaire de documents (OpenKM propose un module d’archive pour les emails).

Le statut des projets peut évoluer en fonction du scénario métier ou des circonstances spécifiques. Ces éléments peuvent être utilisés pour définir, comment chaque transaction légale doit être traitée. La société peut utiliser les automatismes pour résoudre chaque cas, fonctionnalité qui permet d'automatiser les processus juridiques, l'efficacité de l'impression, l'augmentation des ratios d'efficacité et de productivité, tout en réduisant l'incidence des erreurs humaines.

Alternativement, l'entreprise peut compter sur l'utilisation du moteur de workflow inclus dans le système. Ce moteur vous permet de concevoir et de créer des workflows afin que l'organisation ait le contrôle et l'accès aux détails de chaque tâche faisant partie d'un processus. Le moteur de workflow est capable de prendre en charge les workflows les plus sophistiqués.

Archive de données dans la gestion de contenu juridique

Le coût du stockage est une question de plus en plus importante pour les cabinets d'avocats. En fait, la taille des courriels est généralement plus grande que les documents juridiques eux-mêmes.

Le fichier de données est utilisé pour supprimer les données de la base de données qui ne sont plus nécessaires dans le système mais doivent être conservées dans un format pouvant être analysé. De cette manière, la conformité aux exigences légales est satisfaite tout en permettant une meilleure gestion des logiciels et du matériel pour l'entreprise.

Dans OpenKM Vous pouvez définir le calendrier des documents juridiques; le statut, les dates qui déclenchent les processus automatisés, les workflows conformes aux solutions juridiques dont l'organisation a besoin ou qu'elle propose à ses clients.

Par exemple: lorsqu'un document juridique atteint la date de dépôt, le document passe à l'état bloqué (les utilisateurs ne peuvent pas modifier, supprimer ou modifier le document). Seuls les utilisateurs disposant de privilèges spéciaux peuvent modifier ce statut. Ce document peut être lié à d'autres fichiers. La fonctionnalité Relations dans OpenKM permet de définir le type de lien qui les lie (documents équivalents, parent-enfant et groupe relationnel). Si vous le souhaitez, changer le statut d'un fichier peut automatiquement changer le statut du reste des documents légaux; ou tenter de déposer des documents juridiques individuels, si nécessaire.

Gestion du contenu légal dans les réseaux sociaux

Avec OpenKM, votre organisation sera en mesure de gérer la présence sur le Web de l'entreprise. Créez ou modifiez du contenu qui sera publié sur le blog ou sur le site Web de l'entreprise, tout en conservant une conception cohérente et un style professionnel. Il facilite la gestion de la politique des cookies. Le téléchargement et la gestion d'images et de vidéos ne seront plus un problème puisque la coordination entre le personnel est garantie grâce au clavardage en ligne inclus dans le système ou la possibilité d'ajouter la section Forum où les utilisateurs peuvent partager des questions ou suggestions liées au contenu. Alternativement, la section wiki qui montre les sources ou les ressources qui ont été utilisées pour obtenir chaque élément peut être utilisée.

Le système de gestion de contenu légal d'OpenKM offre la polyvalence dont les entreprises de services juridiques ont besoin pour se débarrasser de leur héritage technologique, migrer vers la société de l'information et offrir à leurs employés et à leurs clients la plate-forme qui leur permet de travailler où, quand et comment ils veulent. Il répond aux nouveaux besoins en matière de consommation d'informations et de services, s'adapte aux nouvelles conditions de mobilité et offre un contexte plus simple, plus intuitif et plus agile tout en respectant les exigences de sécurité dans le traitement des contenus légaux répondant aux besoins internes et les attentes du client.

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