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Gestion de documents pour le secteur de la distribution

Ana CanteliÉcrit par Ana Canteli le 22 juin 2018

Pour les entreprises dédiées au secteur de la distribution, l'acquisition de solutions de gestion de documents d'entreprise peut être le meilleur investissement, car leur succès dépend largement de la bonne gestion de leurs documents et services.

L'un des défis les plus importants auxquels est confronté le secteur de la distribution est d'accroître la rapidité et l'efficacité de ses processus, afin de réussir dans les affaires. Parce que les retards ou le non-respect des délais ont un impact important et très négatif sur l'entreprise. Ne pas oublier que les clients comptent sur les entreprises du secteur de la distribution pour livrer leurs produits et services à temps et de la bonne manière, à leurs destinataires.

L'efficacité, la proximité et la durabilité dans le temps sont les piliers fondamentaux sur lesquels repose la relation avec les clients. Pour cela il faut entreprendre avec responsabilité, un suivi du début à la fin de toute l'information qui est produite dans chaque processus logistique. Dans de nombreux cas, le niveau d'automatisation et d'équipement technologique dans certaines entreprises du secteur de la vente au détail, est élevé. Mais il est toujours nécessaire d'incorporer un logiciel de gestion documentaire qui aide à améliorer la chaîne d’approvisionnement ; la gestion des affaires et dynamiser le canal de vente. De rendre l'entreprise capable de transformer les données en informations, l’information en connaissance et ainsi optimiser la prise de décision des entreprises (Business Intelligence).

Pour les entreprises dédiées au secteur de la distribution, l'acquisition d'un logiciel de gestion de documents peut être le meilleur investissement, car leur succès dépend largement de la bonne gestion documentaire de leurs services.

D'une part, il faut garder à l'esprit que le secteur de la distribution est soumis à de fortes pressions réglementaires. Les organisations doivent se conformer à la réglementation au niveau local, régional, national et même international. En outre, ils doivent satisfaire aux exigences du secteur public, de l'assureur qui évalue la police à la société de distribution en fonction de son organisation et de ses systèmes ; jusqu'à la présence d'autres acteurs dans le canal de distribution, qui exigent une meilleure coordination avec vous, pour offrir au client une meilleure expérience. Tout le monde contribue dans cet environnement mondialisé à augmenter la pression et la variété des exigences à remplir.

Par conséquent, en suivant la philosophie de l'optimisation des processus métier pour améliorer la qualité, fournir des informations immédiates qui améliorent la productivité, rationaliser les tâches administratives et faciliter la transformation numérique, le logiciel de gestion de documents OpenKM peut fournir des solutions dans une multitude de contextes aux entreprises du secteur de la vente au détail.

  • Réduction des coûts : Avec le système de gestion de documents OpenKM, l'entreprise peut réduire ou même éliminer la nécessité de maintenir le fichier physique dans l'entreprise. Les tâches telles que l'impression des bons de commande, les bons de livraison, les factures, afin qu'elles soient signées et archivées ne seront plus nécessaires.
  • Gain de temps: le logiciel de gestion de documents fournit un accès immédiat et en temps réel aux informations et à la documentation, via le site Web qui affiche les mentions légales appropriées. En utilisant le nom d'utilisateur et le mot de passe, le système est accessible en fonction du rôle et du profil développés dans l'entreprise. Les utilisateurs peuvent s'abonner à n'importe quel contenu, de sorte que si le contenu est mis à jour, l'utilisateur recevra une notification automatique.
  • Réduire les risques: le logiciel de gestion de documents applique la sécurité à 3 niveaux. Comme nous l'avons mentionné précédemment, pour accéder au référentiel, il est nécessaire d'avoir un identifiant et un mot de passe. Ensuite, en fonction de l'attribution des rôles et de la définition du profil, l'utilisateur accédera à une interface utilisateur adaptée à ses besoins (zones de travail, fonctionnalités, section d'information, etc.). Enfin, la sécurité au niveau granulaire, permet de définir une sécurité spécifique pour chaque nœud dans le logiciel de gestion - dossier, registre, courrier électronique (y compris les pièces jointes) ou document - de cette façon seulement les utilisateurs désignés dans la sécurité du nœud, peuvent voir qu'il existe (privilège de lecture), le modifier (privilège écriture), le supprimer (privilège de suppression), etc. L'administrateur peut étendre la sécurité avec d'autres privilèges.
  • Augmenter la productivité: L'automatisation du logiciel de gestion de documents OpenKM élimine les tâches répétitives qui ajoutent peu de valeur à la chaîne de distribution, améliore les processus métier - paiement et recouvrement, administration des contrats ...-. Rends le personnel plus disponible pour détecter les incidents et contribue à améliorer la satisfaction des clients en augmentant la vitesse de réponse.

Exemple de cas de réussite de gestion de documents dans le secteur de la distribution

Une entreprise du secteur de la distribution détecte le mécontentement de ses clients, réduit le taux de conversion des clients potentiels en clients réels et de demandes de tiers (administrations publiques, entités liées au secteur, autres distributeurs avec lesquels elle doit collaborer - distribution) qu'ils trouvent de plus en plus difficile ou coûteux à gérer. Il a des informations dans un format physique stockées dans des dossiers et / ou classeurs. Les dossiers sont stockés dans des boîtes, les classeurs ne le sont pas. Les informations connexes sont stockées dans différents formats, ce qui rend difficile la recherche et donc la prise de décision. La société décide de mettre en place un système de gestion documentaire qui lui permet de coordonner ses activités, accessibles depuis un site web, multiplate-forme, qui couvre l'ensemble des départements de l'organisation. L'accès au responsable documentaire via le site web (qui se conformera à la notice légale obligatoire), montre à son tour les facilités de gestion de l'avis juridique, des données personnelles, de la politique de cookies, de la politique de confidentialité et de la protection des données. RGPD.

Pour démarrer dans OpenKM, l'utilisateur peut utiliser une série de modèles qui lui permettront de générer une nouvelle documentation, répondant aux exigences formelles appropriées pour chaque cas. La suite de gestion de documents propose des SDK en Java, PHP et .NET, qui facilitent l'intégration de logiciels de gestion avec des applications tierces (logiciels erp) pouvant contenir des données, supposant des informations utiles pour la prise de décision - business intelligence -. Et cette information, grâce à l'intégration peut être accessible via un logiciel de gestion de documents, sans avoir besoin de se connecter simultanément dans une multitude d'applications à la recherche des données qui vous manquent.

Suivant l'exemple, nous pouvons fournir au client les informations dont il a besoin par e-mail. OpenKM offre MS-Addins pour la suite Microsoft Office, y compris Outlook, qui permet à l'utilisateur d'accéder au logiciel de gestion de documents à partir du client de messagerie; Joindre des fichiers à l'e-mail ou même les convertir en liens de téléchargement - si les pièces jointes sont trop lourdes, vous ne compromettez pas la réception de courriel -. Le client peut accéder à la documentation qui lui correspond via l'application mobile OpenKM et utiliser la fonctionnalité de signature électronique OpenKM pour parapher la documentation. Grâce à l'automatisation implémentée dans le logiciel de gestion de documents, l'acte de signature de la documentation par le client, met à jour les métadonnées du document - de "signature en attente" à "signé" -.

Cet événement fait la promotion du document dans un flux de travail (workflow) d'approbation de commande, dans lequel les participants recevront une notification, les informant qu'ils ont un processus métier assigné et attendent d'être gérés. C'est une bonne solution, qui garantit la communication et la coordination entre les parties.

Chaque utilisateur va accéder au gestionnaire de document; Vous pouvez vérifier le document - pour voir si vous avez des mots-clés, des catégories, des notes ajoutées, des commentaires insérés dans l'aperçu, des versions différentes (qui donnent accès au clic de la vie du fichier), s'il y a des commentaires dans le forum. Le document peut avoir une multitude de groupes de métadonnées assignées, mais l'utilisateur ne verra que ceux dont il a besoin pour prendre une décision. Si vous avez des questions, vous pouvez utiliser le chat pour communiquer en ligne avec vos collègues ou consulter l'onglet Wiki, où se trouvent la bibliographie et les ressources de référence. Une fois toutes les informations vérifiées, l'utilisateur effectue la tâche attendue de lui et le flux de travail passe à la phase suivante. La fonctionnalité Rapports nous permettra d'effectuer un suivi détaillé de ces éléments d'indicateurs d'activité. Cela nous aidera à détecter les déviations, les goulots d'étranglement, etc.

Suite à ce cas d'utilisation, la société reçoit des demandes de certaines informations - d'un client, d'une administration publique ... - Grâce au moteur de recherche OpenKM, l'entreprise pourra satisfaire les besoins d'information grâce à l'ensemble d'outils que le moteur de recherche offre et promeut l'intelligence d'affaires. Dans OpenKM, nous pouvons trouver des informations en effectuant une recherche plein texte. Si l'utilisateur fait une erreur, le système proposera la correction. Si nous avons plus de données, nous pouvons appliquer des critères de filtrage. Nous pouvons effectuer des recherches plus spécifiques à la recherche d'informations en fonction du contexte dans lequel elles se trouvent (documents personnels, modèles, papier, etc.). Par nom, par titre - nom alternatif donné au document - mots-clés. Par auteur, par langue, par période. Si nous ne connaissons aucune de ces données, mais que vous connaissez les termes qui apparaissent dans le corps du fichier, nous pouvons les utiliser pour trouver le document. C'est ce qu'on appelle la recherche par contenu. Mais nous aurons aussi à notre disposition plus de critères: nous pouvons chercher par son emplacement dans le référentiel, en fonction des catégories assignées. Nous pouvons filtrer les résultats en spécifiant dans le moteur de recherche que vous recherchez des documents et / ou des enregistrements, des dossiers ou des e-mails. Dans ce cas, le moteur activera des champs supplémentaires en fonction de l'expéditeur, du destinataire ou du sujet. Nous pouvons même trouver des informations ou des documents en fonction des notes ajoutées au fichier. Il est également possible de récupérer des informations basées sur des métadonnées. Par exemple, combien de factures électroniques sont en attente de paiement ? L'utilisateur sélectionne le groupe de métadonnées de facture, sélectionne le champ d'état; choisissez le paiement en attente et OpenKM ne présentera que les documents remplissant cette condition. Si vous sélectionnez l'option Relations, le moteur de recherche affiche les documents liés à la facture (e-mails, bons de commande, bons de livraison) ainsi que le type de lien qu'ils gèrent.

D'autre part, la société de distribution a décidé de numériser son référentiel physique. À l'aide du moteur de zone OCR intégré à OpenKM, le logiciel de gestion de documents identifie à travers le scanner - intégré au gestionnaire de documents via son propre client de scanner - les documents, ce qui rend la capture de données. Il indexe, classe et extrait toutes les informations jugées de grande valeur, sous forme de métadonnées. Il indexe, classe et extrait toutes les informations jugées de grande valeur, sous forme de métadonnées. En outre, il ajoute des informations, à partir d'autres applications, avec lesquelles OpenKM est intégré, étant ainsi un exemple de cas de réussite dans la création d'un puissant système de gestion de documents, convivial pour l'utilisateur fin et intégré.

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