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Gestion de documents pour les agences conseils

Ana CanteliÉcrit par Ana Canteli le 3 Avril 2018

Les bureaux et bureaux professionnels des services conseils sont l'un des secteurs traditionnels de l'économie, qui peut bénéficier le plus de la gestion électronique des documents. Votre travail commence et se termine avec des documents.

OpenKM est un gestionnaire de documentaire qui offre une solution de gestion de documents pour les agences. Grâce à cela, il n'est plus nécessaire d'exiger obligatoirement la présence physique des clients ou de leurs représentants, d'initier ou de réaliser tout service économique, fiscal, comptable, de travail ou de ressources humaines ou de gestion.

De quelle manière un système de gestion de documents peut-il être utile?

En prenant en compte les enjeux juridiques, fiscaux et comptables de leurs clients, les logiciels de gestion documentaire offrent une plate-forme permettant la gestion quotidienne des documents en format numérique. Fournir à la fois l'agence administrative et les clients, l'outil dont ils ont besoin pour faciliter et recevoir toute la documentation et les services échangés.

Tous ces éléments sont généralement soumis à des lois, des règlements, des ordonnances, et même l'analyse des phrases relatives aux questions, dans lequel l'entreprise professionnelle offre des services. Et que, par conséquent, nécessitent un suivi et un contrôle des mises à jour, des changements ou des dérogations.

Gestion du travail

L'établissement d'une relation de travail est généralement représenté par un contrat qui détaille les droits, responsabilités et devoirs de chacune des parties.

De ce point de vue, les cabinets conseil peuvent assumer l'exercice des responsabilités en matière de ressources humaines de leurs clients; entre elles:

  • Sécurité sociale élevée ou faible.
  • Rédaction de contrats, extensions, lettres de recommandation.
  • Préparation de la paie.
  • Préparation des budgets du personnel.
  • Création de colonies.
  • Demande de pensions.
  • Gestion des subventions, cours de formation.

Tous ces cas sont des situations auxquelles nous pouvons fournir une solution grâce au système de gestion de documents. La gestion des documents nous permet de: paramétrer ces scénarios, automatiser les processus, créer des workflows et classer la documentation et les informations créées et gérées tout au long de l'année, en fonction des intérêts de l'agence et des besoins de ses clients.

Gestion fiscale

Les personnes physiques - salariées ou indépendantes - et les personnes morales (sociétés) ont l'obligation de s'acquitter de leurs obligations fiscales. Pour cela, il est nécessaire de préparer les comptes de la société, ou le solde des revenus et des dépenses déductibles, de la déclaration des revenus des particuliers.

Dans cet aspect, les sociétés de conseil offrent ces services en recherchant les plus grandes économies fiscales, tout en respectant les obligations fiscales. Et même, conseiller ses clients sur les meilleures décisions en matière d'optimisation des économies; en fonction de la situation de l'entreprise ou de la situation personnelle du client et, en l'adaptant aux dernières réglementations en vigueur.

Dans ce scénario, les consultants peuvent identifier les événements qui se produisent régulièrement et qui peuvent faire l'objet d'améliorations, tant pour l'entreprise que pour le client:

  • Déclaration de taxes de vente.
  • Déclaration d'impôt sur le revenu.
  • Déclaration d'impôt sur les sociétés.
  • Traitement et gestion des taxes spéciales, charges, suppléments, pénalités, etc.

Parmi ces services, le cabinet professionnel trouvera sûrement des opportunités d'amélioration pour augmenter la satisfaction du client, simplifier l'échange d'informations et de documentation, et réduire le temps de chaque processus administratif. Les fonctionnalités de communication du logiciel de gestion documentaire peuvent être utilisées pour se tenir au courant de la situation du client ou pour obtenir, avec le préavis nécessaire, toute la documentation et les informations essentielles pour effectuer le travail de conseil fiscal.

Face aux changements de la législation, le conseiller fiscal peut créer un canal de communication avec ses clients; Présenter vos connaissances, votre fiabilité et votre expertise en matière de services offerts. Quelque chose qui aura comme conséquence la perception positive de l'agence par ses clients, qui mènera au développement du prestige de l'organisation et, par conséquent, à l'augmentation des possibilités d'augmenter le portefeuille de clients.

Gestion de la comptabilité

Indépendamment de la taille de l'entreprise, toutes les organisations doivent avoir un professionnel qui dirige le plan de comptabilité générale pour la préparation de la comptabilité, à la fois interne et externe.

Dans ce domaine, les consultants peuvent proposer des services de résolution de requêtes, en termes d'application de normes et de principes comptables; prendre le service de comptabilité du client.

Parmi les activités habituelles développées par un comptable, on peut distinguer:

  • Gestion de la comptabilité, conformément à la version la plus récente du Plan comptable général.
  • Réalisation et tenue des registres des factures émises, reçues, des dépenses et des biens d'investissement.
  • Rapports de gestion trimestriels sur l'état des comptes.
  • Procès-verbaux des assemblées générales des partenaires.
  • Présentation et dépôt des comptes annuels dans le registre du commerce.
  • Légalisation des livres comptables dans le registre du commerce.

Le cabinet peut bénéficier des avantages que le système de gestion des documents et des dossiers électroniques peut inclure pour contribuer à l'exécution de ces responsabilités. Grâce au système de gestion de documents, vous pouvez envoyer des documents pour approbation, en incorporant le service de signature numérique, le cas échéant. Vous pouvez créer des canaux de communication ad hoc pour les différents groupes d'utilisateurs auxquels le service de comptabilité est proposé, au sein de la même organisation. De plus, le même logiciel peut être utilisé pour numériser l'historique de l'entreprise; administrer les délais, les droits d'accès et la disposition finale des documents, de manière détaillée et en même temps avec une portée mondiale.

La solution de gestion de documents pour les agences d’OpenKM offre aux consultants la possibilité de créer et de consolider le référentiel interne de documents, ainsi que les clients, en fonction des avantages du logiciel.

Il permet aux agences de créer une base de connaissances juridique pouvant être utilisée par le personnel du cabinet pour offrir des services; ou qui peut même être accessible en mode consultation pour les clients. Le consultant peut mettre en évidence certaines mises à jour, qui, selon lui, peuvent avoir un impact important auprès de la plupart des clients et les distribuer sous la forme d'un bulletin d'informations, parmi les abonnés du service.

En outre, le logiciel de gestion de documents pour les agences, permet d'établir une politique de confidentialité globale, facilite la gestion des dates d'expiration, le classement et l'élimination finale de la documentation; en fonction des périodes dans lesquelles les documents doivent être légalement disponibles pour le client, pour l'achèvement. Après la période obligatoire, nous pouvons la rendre accessible en lecture seule (un avis légal apparaîtra qui indique que le document a atteint sa version finale) qu'elle sera probablement convertie en format PDF pour assurer l'accès à l'information à long terme. - et cela ne peut pas être modifié). En conformité avec la politique de confidentialité, vous pouvez restreindre l'accès au document et avec lui les privilèges qui pourraient être appliqués (lecture, édition, téléchargement, suppression ...)

La sécurité: la pierre angulaire de la profession

La sécurité est une priorité pour tout professionnel ou gestionnaire, qui manipulent des informations sensibles de ses clients au quotidien. Sa fiabilité et son prestige en dépendent en partie. Pour cette raison, la sécurité dans la gestion électronique des documents est un élément fondamental dans la sélection de l'outil de contenu métier qui sera utilisé pour automatiser les processus, appliquer les workflows, numériser des documents ou assumer la gestion des services comptables, entre autres.

Le système de gestion de documents et dossiers électroniques OpenKM offre l'administration de la sécurité dans le système en 3 couches principales. L'utilisation de nom d’usager et mot de passe lié à chaque utilisateur. L'attribution des rôles et des profils en fonction des besoins et des obligations de chaque employé. Et la gestion de la sécurité au niveau individuel, qui permet d'activer ou de désactiver l'exercice des privilèges - lecture, édition, téléchargement, suppression ... - au niveau du document, du registre, du dossier ou du courrier électronique.

Reconnaître les modèles dans les documents: ROC par zone. (Zone OCR)

Pensez à la quantité de documents qui remplissent constamment une série de caractéristiques: numéro de référence, données personnelles, codes à barres, champs avec des données clés, etc. La Reconnaissance Optique de Caractères rend possible l'application du concept sans papier - bureau sans papier -, car il est utilisé pour automatiser l’enregistrement, en format électronique, les données les plus pertinentes des formulaires, fichiers et fichiers; afin que l'efficacité soit augmentée de manière exponentielle, lors de la gestion des informations qu'ils contiennent.

Automatiser le flux de travail: workflows

Pensez maintenant au nombre de fois où vous répétez des procédures avec des documents qui, à leur tour, suivent certains modèles.

Le flux de processus nous aide à automatiser la manière de travailler dans l'entreprise, afin que les délais et les procédures soient rationalisés. La création, la collaboration, la gestion des versions, l'évaluation, la révision et l'approbation sont canalisées de façon univoque; ce qui augmente l'efficacité dans la gestion des processus documentaires.

OpenKM Cloud: le logiciel de gestion de documents pour la gestion en tant que service

OpenKM vous fournit un logiciel de gestion de documents pour la modélisation du cloud. Sa gestion ou conseil aura plus de rapidité, d'efficacité et d'organisation administrative, étant de plus en plus productif et améliorant de loin, les systèmes qui jusqu'ici sont utilisés.

En outre, ce produit offre de nombreux avantages, notamment:

  • Il n'y a pas d'investissement dans le matériel.
  • Ni dans le personnel technique informatique.
  • Il offre une grande évolutivité: le logiciel de gestion s'adapte à vos besoins actuels et stratégiques.
  • Accès multi-plateforme.
  • Mise en œuvre rapide
  • Il vous permet de créer votre propre Cloud: il offre la possibilité de créer un plan plus personnalisé pour les agences qui ont besoin de quelque chose de plus spécifique. À partir de la solution infonuagique d’OpenKM, vous pouvez personnaliser votre propre plan de gestion de documents directement dans le nuage.

La version Cloud et la version Professional (le gestionnaire de documents OpenKM installé sur le serveur) offrent la possibilité d'intégrer le système de gestion de documents à n'importe quelle application tierce. La technologie Open Source d'OpenKM ne présente aucune limitation technologique, lorsqu'il s'agit de compléter la suite de programmes de l'entreprise. Grâce aux SDK en Java, PHP et .NET, l'organisation peut créer les connecteurs dont elle a besoin maintenant, ainsi que dans le futur. Ainsi, l'acquisition du gestionnaire de documents devient une décision stratégique et solvable à long terme.

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