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Gestion de documents pour les détaillants

Ana Canteli

Écrit par Ana Canteli le 21 septembre 2018

Le secteur de la vente au détail présente les mêmes besoins que n’importe quelle entreprise d’aujourd’hui; ils doivent offrir le meilleur service, rapidement et facilement, ainsi que la meilleure expérience client possible, afin de les fidéliser. Tout cela, à des prix de plus en plus compétitifs, tout en réduisant les coûts. De plus, prendre le temps d'archiver le classeur, classer et stocker la documentation résultant d'activités commerciales n'est pas le meilleur moyen de maximiser les performances de l’entreprise...

C’est pourquoi, depuis un certain temps déjà, que ce soit pour la logistique et la gestion des entrepôts, l’administration du traitement des factures, l’intégration des employés, la gestion financière (comptes fournisseurs) et les relations avec la clientèle, les solutions sectorielles s'appuient sur des solutions spécialisées, nécessaires pour offrir des niveaux de service et de qualité élevés. Cela est demandé dans un environnement aussi concurrentiel que celui de la distribution en gros ou du commerce de détail.

Dans le secteur de la vente au détail, davantage de dispositifs et de technologies sont ajoutés pour atteindre plusieurs objectifs: optimiser et accélérer les ventes; notamment avec la maturation des nouveaux canaux de vente en ligne. Augmenter la satisfaction de tous les types de clients et favoriser leur fidélité; dans le même temps, accroître la présence du commerce de détail dans un secteur économique dominé par les télécommunications. Maintenant, le consommateur combine les achats dans les magasins physiques, avec l'acquisition de biens et de services en mode en ligne, et exige que les deux expériences présentent des caractéristiques similaires; facile à utiliser, fiable et efficace.

Dans ce domaine, le logiciel de gestion de documents OpenKM peut être l’outil idéal pour renforcer la position du commerce de détail dans ce secteur, en contribuant à l’amélioration de la gestion des entrepôts, du point de vente, du service à la clientèle et de l’utilisation d’avantages concurrentiels.

Avec OpenKM, le stockage de la documentation liée aux activités du secteur de la vente au détail ne sera plus un problème. Tous les bons de commande, factures, bons de livraison, reçus, registres, documents HR et autres documents ne doivent pas occuper d'espace physique dans le bureau ou sur le point de vente. Grâce à Zone OCR, intégré au logiciel de gestion de documents OpenKM, l’organisation peut numériser toutes les informations contenues dans le support physique pour devenir un bureau sans papier. Le client de numérisation OpenKM aide à rationaliser le processus de documentation.

En outre, grâce à l’automatisation des processus, l’amélioration de la concurrence est stimulée par l’augmentation de la productivité, la capacité de gestion de grands volumes de documents, la réduction du nombre d’erreurs humaines ou le non-respect des processus documentaires. Le logiciel de gestion de documents OpenKM intègre également un moteur de flux de travail qui peut être utilisé comme outil de gestion, à la fois pour la distribution en gros et pour la vente au détail. Il s'agit de créer un canal de gestion univoque, ce qui signifie que les parties impliquées reçoivent notification (via l'ordinateur ou les appareils mobiles) qu'un flux de travail leur a été attribué. Cela invite les personnes concernées à gérer plus efficacement les processus métier, ce qui se traduit par une meilleure gestion des entrepôts, des points de vente.

D'autre part, la numérisation de la documentation, outre la réduction des coûts de stockage, facilite le travail de récupération. OpenKM inclut, parmi ses outils de gestion, un moteur de recherche permettant de récupérer efficacement toute information ou donnée d’intérêt. Vous pouvez effectuer une recherche par emplacement dans le référentiel ou par contenu - tout mot ou toute donnée dont nous nous souvenons qui fait partie du document - par nom; par titre, par auteur, par plage de dates. Même si nous avons une documentation dans plusieurs langues, nous pouvons utiliser cette condition pour obtenir une batterie de résultats plus conforme à ce que nous recherchons. Si nous avons également classé le document, ajouté des notes ou des mots-clés, nous pouvons utiliser ces critères pour récupérer les informations qui nous intéressent. Et le moyen le plus efficace de mener des recherches consiste à utiliser des métadonnées. Informations de grande valeur liées au document (pouvant être extraites par OCR ou à partir d'une troisième base de données) utilisées pour extraire les données ou les documents dont nous avons besoin.

Le gestionnaire de documents OpenKM est prêt à archiver les courriels, y compris les pièces jointes; ainsi, si nous communiquons avec des clients, des administrations publiques ou des distributeurs par ce biais, nous pouvons consolider notre référentiel documentaire avec ce type de fichiers, sans que l’extension ne soit une limitation. En outre, la suite de programmes OpenKM, offre un connecteur (plugin), MS-Addins afin que tout utilisateur de Word, Excel ou même Outlook puisse accéder au gestionnaire de documents et effectuer les tâches dont vous avez besoin. D'autre part, pour faciliter l'interopérabilité entre les solutions sectorielles et le développement de la veille stratégique, le système de gestion de documents OpenKM propose des SDK Java, PHP et .NET qui fournissent les outils de gestion nécessaires pour intégrer le gestionnaire documentaire avec des applications tierces.

La sécurité est une autre des revendications les plus importantes du commerce de détail. Qui a accès à, quand, que voyez-vous et que faites-vous? Sous OpenKM, seuls les utilisateurs disposant d'un identifiant et d'un mot de passe peuvent accéder au gestionnaire de documents, à partir d'ordinateurs ou d'appareils mobiles (OpenKM présente une application pour Android). Selon l'attribution des rôles et du profil, l'utilisateur peut accéder à plus ou moins de zones de travail et aux fonctionnalités dont il a besoin. La gestion de la sécurité au niveau granulaire permet à chaque utilisateur d’accéder au contenu qui relève de sa responsabilité et dans les conditions définies par l’administrateur: privilège de lecture, privilège de rédaction, suppression, téléchargement, etc., lié à chaque contenu (dossier, document, inscription, courriel et pièce jointe). Grâce à la fonctionnalité de rapports, Nous pouvons créer des rapports sur tous les aspects de notre intérêt. Et la section Journal d'activité nous permet d'analyser chacune des activités réalisées sur n'importe quel contenu: qui, quand, quelle version et ce qui a été fait.

OpenKM offre également un contrôle de version sur les documents. Seuls les utilisateurs ayant le droit de modifier peuvent créer de nouvelles versions des fichiers. Cette section nous permet également de voir les différences de contenu entre les versions, ce qui est très utile pour voir en un coup d'œil les nouvelles contributions de l'auteur. Il est également possible de prévisualiser le fichier à partir du gestionnaire de documents - une option intéressante pour les utilisateurs qui ne peuvent pas télécharger le document à partir du système de gestion de documents - et s’ils disposent des droits en matière d’écriture, ils peuvent ajouter des notes ou des commentaires à l’aperçu en même temps. qui respectent la paternité et la version actuelle du document.

Dans OpenKM, vous pouvez ajouter plus d’informations aux fichiers. Celles-ci ne seront visibles que par les utilisateurs disposant de ce privilège. Par exemple, un document peut avoir 2 groupes de métadonnées attribués. Le groupe de métadonnées "client" (contenant les données de contact) et le groupe de métadonnées "statut" (qui contient des informations sur le statut de paiement, les moyens de paiement choisis par le client, etc.). Nous pouvons faire en sorte que le personnel du service clientèle voie les informations de contact du client, mais seul le personnel financier peut voir le statut du paiement, lié au document. Nous pouvons faire de même avec tous les détails associés à la documentation, tels que les relations. Dans OpenKM, nous pouvons montrer le lien que la documentation développe dans son cycle de vie; Une commande génère un bon de livraison qui conduit à une facture. À partir de l'onglet Relation de la facture, je peux voir que la facture est liée à la commande - qui se trouve dans un autre itinéraire du référentiel, identique au bon de livraison -. Ceci est juste un exemple; on peut définir tout le type de relation: équivalence (un document en anglais, est équivalent au fichier traduit en espagnol), relation parent-enfant (une facture génère une facture), relation multiple (la commande, le bon de livraison et la facture sont liés au même projet).

Tous ces outils de gestion, utilisés en coordination avec des solutions sectorielles déjà présentes dans l'organisation (Business Intelligence) et de logiciels ERP, fait la gestion dans le commerce de détail un succès.

Si vous souhaitez en savoir plus, nous vous invitons à demander une démonstration en ligne personnalisée ou à consulter les webinaires que nous appelons régulièrement.

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