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Gestion documentaire dans l'administration publique

Ana Canteli

Écrit par Ana Canteli le 23 août 2019

Les TIC sont une constante dans la vie quotidienne de tous et sont présentes dans de plus en plus de domaines de notre vie. Le secteur public ne fait pas exception. En fait, les nouvelles technologies permettent aux administrations publiques de gérer leurs services avec une qualité et une efficacité accrues tant dans la prestation du service que dans l'utilisation des ressources.

Un nombre croissant de ministères et organismes dans le monde contribuent à la mise en œuvre de systèmes de gestion de l’information afin de gérer les services publics et d'optimiser les processus documentaires au sein des administrations. Il n’est pas surprenant que la fonction publique soit un important producteur d’informations en tant que producteur de lois, d’archives personnelles, d’informations historiques, géographiques, environnementales ou scientifiques, entre autres. Cette information est très utile, non seulement pour le secteur public, mais également pour les citoyens et les organisations privées.

La gestion des documents comprend, entre autres actions, la garde, la protection et la destruction contrôlée de documents. Dans les organisations, surtout lorsqu'elles ont une longue histoire - comme le sont généralement les ministères et organismes publics - de nombreux documents papier sont conservés; certains importants et qu’il est nécessaire de maintenir, mais cela étant en format physique, elles prennent beaucoup de place et en empêchent l’accès.

Aujourd'hui, la technologie de l’information est un outil d'organisation et d'administration de documents administratifs , mais il sert également de catalyseur pour la gestion des connaissances et l'amélioration continue. Ils signifient également une solution qui apporte de la transparence au sein des administrations, car en numérisant des documents papier, leur accès, leur flux de travail et leur disposition sont facilitées pour ceux qui en ont besoin.

Objectifs d'un système de gestion électronique de documents dans l'administration publique

L’intégration de nouveaux systèmes de gestion de l’information doit résulter d’une planification préalable. 1º Il est nécessaire d’analyser quel est ou quels sont les objectifs à atteindre et dans quel délai ils doivent se matérialiser. L’un des objectifs les plus élémentaires est généralement l’amélioration de la fonction publique, offrant un accès efficace et rapide aux services publics. L’amélioration de la prise de décision et de la gestion des documents en vue d’accroître l’efficacité et la productivité du personnel est un autre élément un peu plus élaboré. Cela pourrait également nous aider à atteindre un projet d'objectif global ou stratégique; comme ce serait pour promouvoir la gestion intégrale des ressources informatives ou des contenus, que ministères et organismes génèrent, dans un certain délai.

Le système de gestion électronique des documents et des enregistrements OpenKM a été mis en œuvre avec succès dans de nombreux organismes qui appartiennent á la fonction publique au niveau local, régional, national et international, contribuant de manière significative à la réalisation des objectifs suivants:

  • Optimisation du traitement administratif: les processus sur des documents administratifs qui durent des jours, des semaines voire des mois sur papier, avec OpenKM, est simplifiée pour que les utilisateurs puissent les exécuter en quelques minutes, téléchargeant le personnel affecté aux tâches routinières, avec une faible valeur ajoutée et parfois, la source d'une multitude d'erreurs humaines au sein des administrations.
  • Normalisation des documents administratifs: les documents qui avaient à l'origine leur raison d'être peuvent maintenant devenir des archives inefficaces, qui doivent soit évoluer, soit être obsolètes, afin de promouvoir des types de documentaires plus efficaces et utiles pour l'administration de services publics en ligne.
  • Organisation de la documentation administrative: le système de gestion de l’information garantit l’application des critères à commander, l’insertion ou la création de documents, ainsi que les workflows résultant de l’activité des services publics. Connaître le niveau qui correspond à chaque document, ainsi que garantir la sécurité des informations et l'application de la politique de confidentialité des données personnelles.
  • Application des politiques de conservation des documents papier et des documents électroniques: grâce au plan de gestion des fichiers inclus dans OpenKM, les responsables des technologies de l’information peuvent effectuer des analyses exhaustives sur les types de documents dont ils disposent et déterminer leur cycle de vie. et quelles sont les étapes qui la composent.

Menaces à la mise en place d'un système de gestion de documents dans des entités publiques

Parfois, l’introduction de nouvelles technologies de l’information dans un système organisationnel en cours peut être perçue comme quelque chose de négatif ou d’élément perturbant pour le personnel ou les bénéficiaires du statu quo. C'est quelque chose qui peut ralentir le processus de mise en œuvre ou d'acceptation d'un logiciel de gestion de documents.

  • Peur de la possibilité d’une perte d’emploi: c’est l’une des plus importantes craintes non fondées, car elle peut potentiellement affecter toutes les ressources humaines de l’administration. Il est important de mettre un accent particulier sur le personnel, de lui faire savoir que la mise en place de gestionnaires documentaires ne détruira aucun travail; Au contraire, cela contribuera à renforcer la position de chaque employé en augmentant la productivité et l'efficacité des services fournis.
  • Résistance au changement: c'est un autre facteur étroitement lié au capital humain de l'organisme public. Cela va de la peur de la technologie des personnes qui ont effectué leur travail de manière traditionnelle tout au long de leur vie professionnelle à celles qui ont des difficultés à s’adapter à de nouveaux protocoles ou à de nouvelles façons d’agir. C'est pourquoi, chez OpenKM, nous proposons des formations pour les utilisateurs finaux, administrateurs ou développeurs, qui peuvent être adaptées aux besoins de l'entité.
  • Tensions internes: il existe parfois des différends entre différentes zones ou sections d'un même organisme public, parfois en raison de l'idée préconçue selon laquelle un service ou un groupe de personnes bénéficiera plus que d'autres de la mise en œuvre d'une technologie de l’information. Il est très facile d'éviter cela en établissant une stratégie de communication et de travail collaborative, disponible pour toutes les unités de production, afin qu'elles puissent exprimer et exprimer leurs besoins et leurs attentes. Le système de gestion de documents OpenKM contient un gestionnaire de tâches qui facilite la gestion de projets interministériels (tels que la gestion de la politique de confidentialité) et de réunions multidisciplinaires dont le personnel a besoin.
  • Interopérabilité: un des points-clés, en particulier pour les responsables informatiques des administrations publiques. Au fil des ans, différentes solutions technologiques ont été acquises, qui vieillissent différemment. Certains sont mis à jour, d'autres font partie de l'héritage technologique de l'administration, mais ils devraient tous fonctionner comme un écosystème unique. Pour cela, OpenKM incorpore des SDK en Java, PHP et .NET pour permettre l’intégration avec une troisième application.

Avantages de la mise en œuvre d'un logiciel de gestion documentaire

L'installation d'OpenKM dans les administrations publiques a procuré les avantages suivants:

  • Il permet la création d'une multitude de référentiels documentaires: à la fois distribués et unifiés, en fonction des besoins.
  • Traçabilité complète: dans la gestion des documents, du contrôle de versions au journal d'audit dans lequel sont rassemblés tous les événements qui affectent chaque document, ainsi que le journal d'activité de chaque utilisateur.
  • Contrôle et surveillance des processus: le système est capable de mettre en œuvre n'importe quelle procédure de document ou flux de travail en version électronique, ce qui permet d'examiner tout événement.
  • Multi-utilisateur: avec gestion de profil, rôles et gestion de la sécurité au niveau granulaire.
  • Il facilite la récupération des informations et des documents: grâce au moteur de recherche, vous pouvez rechercher et trouver n’importe quel fichier en fonction d’une multitude de données ou de critères, de la recherche par contenu à la recherche par métadonnées, etc.
  • Possibilité de personnalisation: ce qui rend le système complètement transparent pour l'utilisateur. OpenKM peut jouer le rôle de serveur principal ou de serveur principal selon le cas d'utilisation.
  • Évolutivité: à la fois la capacité du référentiel et le nombre d'utilisateurs, grâce à la prise en charge et à la conversion d'un large éventail de formats de documents.
  • Interconnexion: la suite OpenKM facilite la connexion et la communication du logiciel de gestion de documents avec le reste de l'infrastructure technologique de l'entité.

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