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Gestion documentaire dans le secteur de la construction

Ana Canteli

Ecrit par Ana Canteli le 20 septembre 2019

La gestion documentaire dans le domaine de la construction, est devenue l'une des tâches les plus fastidieuses et que prend plus de temps du personnel. Personne ne travaille dans le secteur de la construction car ils aiment les processus documentaires. Ils le font parce qu'ils sont passionnés par la construction de bâtiments. Cependant, c’est la raison pour laquelle il s’agit toujours d’une tâche fondamentale qui centralise et sauvegarde toute l’activité du secteur. Sans cela, il serait très difficile de réaliser les projets de construction dans les délais et le budget convenus, et encore plus difficile de les défendre.

Exécuter des travaux implique beaucoup de documentation. Surtout lorsque l'on fait affaire avec le gouvernement, pour des travaux publics: permis, contrats, contrats de sous-traitance, budgets fournisseurs, spécifications des clients, plans, avant-projets, données et informations sur la paie et les ressources humaines; Juste pour citer quelques exemples. Tout cela rend l’accès à l’information et à la documentation, lorsque cela est nécessaire et où que vous soyez (au bureau, dans l’administration publique ou sur les chantiers de construction). Et sans oublier que tous les acteurs impliqués sont à jour et s'assurer que la version que nous traitons est correct, il est essentiel de mener à bien tout travail.

Et pour cela, l'utilisation d'un logiciel de gestion de documents est essentielle non seulement pour minimiser les risques, mais également pour développer l'activité, en garantissant le respect des normes de qualités les plus strictes: efficacité énergétique, protection de l'environnement ou gestion de la prévention des risques professionnels.

Ensuite, nous citerons les avantages les plus remarquables d’un système de gestion des travaux.

Avantages de la gestion de documents dans le secteur de la construction

Certaines entreprises utilisent des logiciels spécifiques pour l'architecture, l'ingénierie ou la gestion de projets, convaincues que la verticalité des solutions aidera les projets de construction, sans penser qu'il existe d'autres éléments importants.

  • Création d'un référentiel centralisé: avec une multitude de travailleurs et de collaborateurs impliqués dans chaque projet de travail, la consolidation et la centralisation de toutes les sources documentaires avec lesquelles l'organisation travaille est essentielle. Le logiciel de gestion de documents OpenKM rend cet objectif possible, s’adaptant à la réalité de chaque organisation. De l'utilisation de solution de gestion de documents en mode Cloud aux logiciels acquis à perpétuité et installés sur les serveurs de l'entreprise. Il comporte des fonctionnalités facilitant l'importation de répertoire, ainsi que des applications ad hoc, telles que la station d'importation, utilisée pour gérer des processus d'importation complexes. La société peut utiliser OpenKM comme solution frontale ou être totalement transparente pour l'utilisateur, en mode back-end, en utilisant son application habituelle, mais en utilisant OpenKM en second lieu, grâce aux facilités d'intégration présentées par le logiciel open source de OpenKM.
  • Facilité d'accès: toutes les personnes et organisations impliquées dans les travaux de construction doivent avoir accès aux documents et de données qui leur correspondent et pas seulement à celle-ci; un logiciel de gestion devrait les aider à notifier les modifications et les mises à jour. Personne ne veut qu'un sous-traitant ou une main-d'œuvre continue à travailler sur une version obsolète du projet, en engageant des dépenses inutiles et en s'écartant des objectifs. Le logiciel de gestion de projets de construction d’OpenKM fonctionne avec un gestionnaire de tâches qui vous permet de gérer chacune des phases du projet rapidement et facilement, en rassemblant toute la documentation pertinente, en informant les parties de la documentation associée, ainsi que des changement ou des mises à jour. De cette façon, nous garantissons que le personnel est au courant de la dernière version officielle. En cas de doute ou de divergence, le chat (clavardage) ou le forum, attachés à chaque contenu professionnel facilitent la conclusion d'accords et la résolution des questions fréquentes. Et si nécessaire, le contrôle de versions OpenKM permet l’accès au cycle de vie et la restauration de versions alternatives, stockées dans l'historique.
  • Contrôle de la sécurité: Le système de gestion de documents OpenKM fonctionne non seulement pour conserver tous nos fichiers sous le même parapluie. Presque le plus important, c’est que cela vous permet d’accéder aux informations dont vous avez besoin, partager de l’information au moment où vous en avez besoin et dans les conditions dans lesquelles chaque utilisateur doit travailler. Par exemple, un plan AutoCAD (OpenKM est le seul gestionnaire de documents du marché proposant une visionneuse de plan AutoCAD intégrée) est notifié au client pour approbation. Le plan peut être accessible à plusieurs départements, mais seuls les architectes et les ingénieurs auront le droit d’éditer. Au moment où le client approuve cette version, la sécurité appliquée est mise à jour et, même si ce fait peut être notifié automatiquement, cet événement modifie la sécurité, ce qui provoque le blocage du fichier CAD ou le refus d’édition par l'équipe d'ingénieurs ou d'architectes. Ils peuvent voir le plan, en mode lecture, une fois que le client l'a approuvée.
  • Mobilité: Avec le logiciel de gestion de documents OpenKM, nul besoin de rester au bureau en attente de recevoir des documents. L'application mobile OpenKM, et l’ access via Internet, permet à tout utilisateur de travailler avec la documentation dont il a besoin depuis les chantiers de construction. Signer des rapports, approuver les affectations budgétaires; tout processus de gestion peut être implémenté dans le gestionnaire de documents et l'affectation de chaque phase sera effectuée conformément aux exigences spécifiées par l'entreprise.
  • Contrôle et réduction des dépenses: La mise en place d'un système de gestion de documents est en soi un projet ambitieux, mais les bénéfices obtenus sont substantiels, en quantité et à long terme. Avec OpenKM, l'entreprise peut se débarrasser de postes budgétaires pour le papier ou le courrier tout en établissant le bureau sans papier. L'automatisation vous permet d'implémenter automatiquement les processus métier de le projet de construction , ce qui vous permet de gagner du temps et de réduire les erreurs humaines. Dans le système de gestion de documents, vous pouvez également refléter les relations qui gèrent le contenu de l'entreprise et définir le type de liens qu’ils ont. Donc, si nous cherchons un fichier, à partir du moteur de recherche, nous pouvons voir le reste des fichiers avec lesquels un document est lié. Ou filtrer les recherches par catégories; en un coup d'œil, nous pouvons voir tous les documents d’un projet. Tout contribue à maximiser la rentabilité budgétaire.
  • Améliorations de la gestion de la qualité: cela n’est peut-être pas évident, mais l’utilisation des gestionnaires documentaires dans le secteur de la construction contribuent à la réalisation de divers objectifs; parmi eux, le contrôle des normes de qualité. Dans OpenKM, vous pouvez générer des rapports sur tous les aspects qui vous intéressent - rapport de qualité de la plomberie, des installations électriques, des fournisseurs de matériaux. En termes de prévention des risques professionnels, taux d'absentéisme, de congés - pendant le congé motivé par des accidents du travail - etc. Revenant à des objectifs plus spécifiques liés à la gestion de documents, OpenKM facilite la numérisation du répertoire. Depuis le client de scanner inclus dans la suite logicielle, jusqu’au moteur d'OCR ou le moteur de flux de travaux qui rationalise les processus métier. Bref, une valeur ajoutée.

Les gestionnaires de documents aident à préparer et à mettre en œuvre des politiques qui promeuvent la prééminence de l’entreprise dans le secteur.

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