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Gestion documentaire et logistique

Ana CanteliÉcrit par Ana Canteli le 6 Avril 2018

Une des caractéristiques du transport et de la logistique est son caractère systématique, composé d'étapes très spécifiques qui se répètent quotidiennement, depuis la création du produit jusqu'à la livraison au client par la distribution.

Les entreprises de camionnage, les fournisseurs de logistique, les entreprises de déménagement, les compagnies aériennes, les services de livraison de colis et d'autres organisations de transports se caractérisent également par la grande quantité de documents qu'ils génèrent: listes de commandes, reçus de livraison, changements de commandes et de factures. Raison pour laquelle il n'est pas surprenant que le succès dans les industries du transport soit étroitement lié à la gestion documentaire.
La mise en œuvre de la gestion de contenu d'entreprise signifie, efficacité, productivité accrue, minimisation des erreurs et économies de coûts. Tout processus de transport ou de distribution nécessite la gestion et la livraison du produit physique, dans le cadre de la gestion des documents liés au produit et des documents d'opération de vente.

Lorsque plusieurs départements ou bureaux qui traitent la même information participent au processus, aux côtés de milliers de documents qui peuvent passer entre les mains du personnel impliqué; cela peut entraîner des erreurs humaines, des doublons, une détérioration et même une perte d’information. C'est pourquoi l'achat d'une solution de gestion documentaire peut être un grand atout, tant pour l'entreprise que pour le client.

Le système de gestion de documents OpenKM offre les outils nécessaires pour améliorer la performance et la satisfaction de tous les acteurs impliqués dans le secteur de la logistique, aussi bien les entreprises de transports et de logistique que les clients.

Automatisations

Le fait que les tâches d'un processus de logistique ou de distribution sont produites de manière ordonnée et consécutive, invite à l'identification de ces étapes pour les convertir en automatismes, au sein du système de gestion documentaire. De cette façon, les erreurs humaines sont minimisées ou éliminées, et le processus peut être mis à jour facilement; cela contribue à l'adaptation du processus logistique aux besoins changeants, que ce soit de la part de l'entreprise, demandée par le client ou résultat d'une réglementation.

Gestion des processus métier: workflows

Leur façon de travailler dans la logistique peut être assumée dans le système de gestion de documents grâce à la gestion du flux de travail. Les workflows sont très utiles pour fournir un canal de communication entre tous les participants du processus. Les documents peuvent être inclus dans les processus d'affaires, sous réserve de l'intérêt de différents utilisateurs, qui, par l'intermédiaire du client de signature électronique, inclus avec OpenKM, pourrait ajouter leur signature et donc montrer leur accord. Le système de gestion de documents OpenKM comprend un moteur de workflow qui permet de définir les workflows les plus complexes, reflétant ainsi le processus métier qui a lieu dans l'entreprise.

Cette méthode permet la gestion de la documentation, sans avoir à l'imprimer, contribuant à l'adoption du bureau sans papier.

Cycle de vie du document

Le système de gestion de documents peut être utilisé pour contrôler le cycle de vie des documents en logistique. En faisant une analogie, nous pouvons assimiler le flux de marchandises au flux de la documentation qu'il génère, associée à chaque phase.

Dans OpenKM, l'organisation peut attribuer un statut différent à la documentation sous la forme de métadonnées. Par exemple, les factures peuvent passer du statut, pro forma, à la facture, en attente de paiement, accepté, payé; comme le cycle d'affaires mûrit.

D'autre part, le logiciel de gestion OpenKM permet à l'utilisateur d'accéder à l'historique du fichier. De cette façon, nous pouvons connaître les versions par lesquelles le document a passé, et les informations que les différents auteurs ont inclues: cachet « reçu », cachet en attente, signature du directeur des achats du client, etc. Tous ces détails peuvent être vus dans l'onglet Comparer les différences, ce qui nous permet de voir de façon proéminente les contributions des différents auteurs.

En outre, grâce à la section Journal d'activité, nous pouvons analyser en détail tous les événements qui ont eu lieu sur la marchandise. Ces informations peuvent faire l'objet de rapport, qui peuvent être régulièrement reçus par les parties responsables afin de déterminer l'efficacité du système logistique appliqué et ainsi détecter les erreurs, les écarts, les goulots d'étranglement; entre autres incidents.

Moteur de recherche

Le moteur de recherche OpenKM permet la recherche documentaire grâce à des requêtes génériques - recherche plein texte - ou des requêtes avancées, pour effectuer des explorations sur le référentiel d'informations associé au flux de marchandises. Nom ou référence du produit, termes qui font partie de la description, mots-clés ou étiquettes attribuées, catégories et toute information avancée; Emplacement exact dans l'entrepôt - allée, étagère, boîte - conteneur - ou code à barres. En effet, le système de gestion de documents OpenKM propose l'identification par code à barres et le module de lecture. Le module de code à barres prend en charge de nombreux formats par défaut et grâce à l'architecture du plugin, il peut facilement être étendu à d'autres types.

Exemples de réussite: exemple de gestion de documents dans le secteur des transports

Une compagnie de fret décide d'étendre ses activités en ouvrant plus de bureaux dans le pays, tout en augmentant sa flotte de véhicules. Chaque transporteur est responsable de la distribution d'une grande variété d'articles, dont chacun compte pour son propre bon de livraison. Chaque transporteur envoie des dizaines de colis par jour, ce qui représente des milliers de bons de livraison à la fin du mois, que le service administratif doit gérer. Tous les bons de livraison sont affichés dans le bureau central. Pour cette raison, maintenir une partie du système logistique d'origine et, d'autre part, l'adapter à la nouvelle situation que l'expansion de l'entreprise a entraînée; L'organisation a donc décidé de faire l'acquisition d'un système de gestion de documents.

Le logiciel de gestion documentaire est au service de toutes les unités de l'entreprise: il permet d'améliorer la gestion des ressources humaines, d'exercer un contrôle plus exhaustif et détaillé du flux de la marchandise et des informations associées.

Le conducteur peut accéder au système de gestion du transport via l'application mobile du système de gestion de documents ou se connecter sur le système via la tablette.

Ainsi, chaque fois que le chauffeur fait une livraison, il peut capturer le module de preuve de livraison. Grâce à la fonction OCR, la solution Automatisation du EDMS reconnaît le document, l'identifie, en extrait les données clés, les répertorie, les catégorise et les classifie - gestion des fichiers - grâce à l'application de l'automatisation des documents dans le logiciel de la logistique. La zone OCR. Pour améliorer l'expérience client, le client peut avoir sa propre session utilisateur (connexion client) et accéder au document électronique du connaissement, à la preuve de livraison et à d'autres documents commerciaux pour appliquer la signature électronique si nécessaire. OpenKM propose un client de signature électronique, où les parties prenantes peuvent inclure leurs certificats.

Chaque fois qu'une preuve de livraison est mise à jour - par le transporteur ou le client - le responsable de la gestion reçoit une notification par courrier électronique, l'informant de l'attribution du nouveau document électronique, inclus dans l'automatisation du workflow. L'employé effectue la prochaine phase du processus de transport et de logistique, qui peut être suivie par la solution de gestion de documents électroniques.

Après quelques mois, la direction identifie les avantages suivants:

  • Grâce à la mise en place du système de gestion de documents:
    • Amélioration de la satisfaction des travailleurs grâce à l'élimination des pertes, des doublons et à la "détection des goulots d'étranglement".
    • Amélioration de la satisfaction du client qui peut choisir différents formats d'acceptation ou de signature, tout en vous permettant d'accéder au gestionnaire de documents pour voir vos commandes.
    • Simplification des processus d'audit et de reporting.
      Centralisation de la gestion et meilleure détection des opportunités d'amélioration.
  • Merci à l'application des workflows:
    • Gain de temps et de coûts
    • Augmentation de la productivité
    • Contrôle détaillé des tâches et des responsabilités.

Le système de gestion documentaire permet de se conformer aux nouvelles dispositions du Règlement général sur la protection des données (en anglais - GDPR -), en adaptant la politique de confidentialité et l'utilisation des cookies à la nouvelle législation.

En outre, la société a décidé de vider des locaux et de rentabiliser l’espace de travail. Elle utilisera donc le gestionnaire de documents pour numériser l'historique, utiliser le service de conservation des documents et gérer les demandes de documentation numérisée.

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