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Gestion électronique de documents Edocs

Ana CanteliÉcrit par Ana Canteli le 15 juin 2018

Pour être compétitives dans le monde des affaires d'aujourd'hui, les entreprises doivent gérer leurs informations de manière sécurisée et accessible, pour la prise de décision au jour le jour. Parce qu'une mauvaise manipulation des documents peut affecter négativement la productivité, la satisfaction des clients dans les services offerts et nuire à la coordination du personnel.

C'est une situation qui ne naît pas du jour au lendemain. Un défi qui se crée peu à peu et duquel presque aucune organisation ne peut échapper. Cela commence par un ensemble de courriels, de communications postales; quelques notes de livraison ici, quelques factures là-bas ... et un jour vous trouverez beaucoup de classeurs, armoires, avec des boîtes et des boîtes de dossiers et de documents et qui contiennent les informations dont vous avez besoin. Mais souvent impossible ou très cher de le retrouver.

Dans l'environnement mondialisé actuel, la tendance numérique n'est plus tant une option, sinon la norme, que les organisations qui veulent rester dans leur secteur d'activité, doivent s'adapter à la préférence généralisée de la documentation et de la gestion de l'information, dans un format électronique.

C'est pourquoi le logiciel de gestion de documents, également connu sous le nom edocs dm, est une bonne solution pour assurer l'utilisation efficace des ressources disponibles, en termes d'administration électronique de documents; accès et maintenance de fichiers et d'enregistrements électroniques - protection des données - ou documents papier, numérisés - par le biais du scanner ou d'autres dispositifs de numérisation - auxquels des tâches de recherche peuvent être appliquées.

Un système de gestion des documents électroniques et des enregistrements électroniques est un programme utilisé pour gérer la création, l'édition, la distribution et le contrôle de la sécurité des fichiers électroniques. Ils servent, par conséquent, à la mise en œuvre et à l'application solvable de la politique de gestion documentaire de toute organisation, qu'elle soit privée ou liée à la fonction publique.

La principale fonction d'un système de gestion de documents électroniques est de fournir les outils et les fonctionnalités nécessaires pour soutenir le flux de documents et d'informations de l'entreprise.
Un gestionnaire de documents et de dossiers électroniques de base devrait fournir au moins les éléments suivants:

  • Accès sécurisé: doit pouvoir autoriser l'accès au système uniquement aux utilisateurs disposant d'informations d'identification; de sorte que le référentiel des accès non autorisés est protégé.
  • Contrôle de sécurité: une fois que l'utilisateur autorisé à accéder au gestionnaire de documents, le programme doit disposer des fonctionnalités nécessaires pour que cet utilisateur accède aux informations et à la documentation qui lui correspondent.
  • Contrôle de version: dans sa version la plus simple, il sert à promouvoir les fichiers électroniques au statut d'un document officiel, entendu comme le document qui atteste un événement ou confirme l'exécution d'une action.
  • Capture de métadonnées: le système de gestion de documents doit permettre la saisie et l'administration électronique de données de grande valeur liées au fichier, en fonction des intérêts de l'organisation.
  • Maintenance du contexte: lors de l'accès au gestionnaire de documents, les utilisateurs entrent dans un système dans lequel les événements sont développés en fonction de paramètres définis. Le système de gestion de documents doit être capable de maintenir les procédures, les protocoles ou les normes de l'organisation, de manière globale.
  • Application de la politique documentaire: il s'agit de l'élaboration et de l'exécution de toutes les instructions relatives à la gestion des documents et dossiers au sein de l'entreprise; depuis sa création ou son introduction dans le système de gestion de documents, à travers toutes les phases de son cycle de vie jusqu'à la disposition finale, qui peut être la conservation permanente du fichier ou son élimination.

Le système de gestion de documents OpenKM offre une approche intelligente du dilemme de la gestion de fichiers électroniques, de l'administration électronique; la gestion des documents de politique applicable à l'information commerciale - de la définition des conditions d'utilisation des documents électroniques, grâce à la politique de confidentialité de gestion des processus métier (workflow) - à des considérations relatives aux normes techniques, technique interopérabilité, etc.

Pour démarrer le système de gestion des documents, grâce à son scanner client, peut être utilisé comme un outil pour l'analyse des fichiers et facilitent ainsi la transition de la gestion des documents papier à la gestion électronique. Le client du scanner OpenKM permet au système de contenu d'entreprise de fonctionner en tandem avec n'importe quel périphérique de numérisation qui suit le protocole TWAIN. D'autre part, le puissant moteur de recherche intégré dans le gestionnaire de documents nous permet d'accéder à tout document basé sur une multitude de critères. Le logiciel de gestion de documents OpenKM offre toutes les fonctionnalités nécessaires pour mener à bien la politique de gestion électronique des documents de l'entreprise ou de l'administration publique. Il facilite la mise en œuvre de toutes les tâches et les fonctions de la hiérarchie organisationnelle basée sur le personnel qui n'a pas l'intention de transférer des silos d'informations au format numérique, si vous ne respectez pas les exigences légales, réglementaires et organisationnelles se forme électronique.

OpenKM est un système de gestion de documents d'accès Web - ou site web - qui fonctionne à la fois la version en ligne et hors ligne installé sur les serveurs de la société (OpenKM professionnelle); également disponible en tant que service (OpenKM Cloud). C'est un système complet de gestion de contenu d'entreprise qui, en plus d'offrir les fonctionnalités les plus basiques - citées ci-dessus - offre les utilitaires suivants:

  • Storage: offre la possibilité de créer une entreprise ou l'administration publique centrale à tout moment, de sorte que l'utilisateur l'accès de la plate-forme de commande est fourni référentiel et l'audit de toutes les activités menées dans le gestionnaire de l'environnement sécurisé documentaire
  • Création et édition: Si une ou plusieurs personnes sont impliquées dans la création ou la modification d'un document, comment pouvez-vous collaborer à ces tâches? Dans OpenKM, seuls les utilisateurs disposant de droits d'écriture peuvent créer, télécharger ou modifier des documents dans des dossiers ou des registres dans lesquels, par définition de sécurité, ils peuvent le faire. Ensuite, le système d'édition Live Edit d'OpenKM permet aux utilisateurs d'éditer (extraire) le fichier, en utilisant le programme approprié. Une fois le travail d'édition effectué, l'utilisateur peut décider de télécharger la nouvelle version dans le système (check-in). À ce moment-là, vous aurez la possibilité d'envoyer une notification à vos collègues ou personnes intéressées, sur les changements introduits dans le fichier. Le système Live Edit d'OpenKM protège le document contre l'écrasement par d'autres auteurs, sans que le fichier cesse d'être accessible aux utilisateurs qui y ont accès. En outre, le contrôle de version d'OpenKM - accessible à partir de la section Historique du document - permet aux utilisateurs d'accéder au cycle de vie complet du document. Selon la sécurité, ils peuvent voir et même télécharger différentes versions de l'actuel et voir aussi les contributions de chaque auteur, en comparant les versions du fichier.
  • Récupération: grâce au moteur de recherche OpenKM, les utilisateurs peuvent trouver des informations, des dossiers, des enregistrements, des documents de toute nature, des courriels (y compris des pièces jointes) selon plusieurs critères; qui peut être utilisé isolément ou concaténé. L'utilisateur peut rechercher du contenu en texte libre ou déjà en mode avancé, en fonction de la section dans laquelle il est stocké (contexte). Vous pouvez récupérer des informations basées sur des termes dont vous vous souvenez font partie du corps d'un document (contenu). Vous pouvez également rechercher des fichiers en fonction du nom du document. Par titre - nom alternatif donné au fichier -. Mots-clés qui lui sont affectés Par l'auteur, par période. Le chemin du fichier dans lequel il se trouve peut être un autre critère disponible. Aussi l'attribution des catégories. Le type de fichier (document, dossier, courrier électronique ou enregistrement) peut également être utilisé comme critère; ainsi, la typologie des résultats de recherche est limitée. Dans le cas du courrier électronique, il vous permet d'effectuer une recherche par adresse e-mail de l'expéditeur, du destinataire ou du sujet. D'autre part, l'extension de fichier peut également être définie dans le moteur de recherche; ainsi que toute note ajoutée par les utilisateurs. Et enfin, la recherche de métadonnées nous donne la possibilité de rechercher des informations ou des documents en fonction des données de grande valeur, extraites du document ou qui y sont liés, son origine dans le système de gestion des documents - par exemple, la date de création totale ou l'introduction dans le système et l'auteur; ou proviennent de bases de données tierces ou des applications qui OpenKM est intégré, comme les données saisies par un client sur un site Web ou d'un site Web qui est intégré au système de gestion des documents -.
  • Classification: dans le système de gestion documentaire, l'entreprise ou l'administration publique peut importer ou créer la taxonomie qui vous intéresse le plus. Cela nous permet d'organiser la documentation et de l'archiver de la manière la plus appropriée. De plus, la possibilité d'attribuer des catégories à OpenKM, donne la possibilité de parcourir le référentiel en fonction de critères alternatifs. - Par exemple: le répertoire des dossiers est organisé par départements. Chaque service génère différents types de documents: manuels, formulaires, bons de livraison, factures. À leur tour, ils peuvent servir différents clients ou réaliser divers projets dans d'autres pays, etc. Imaginez qu'un jour nous rencontrions un partenaire en France. En OpenKM nous accéder aux catégories de menu et par région / Europe / France verrions tous les documents dont nous disposons sur le partenaire français, ce qui peut être traitée par les différents services (documents seraient stockés dans le dépôt de plusieurs emplacements, nous pas besoin de connaître à l'avance) et nous voyons toutes les informations basées sur ce critère complémentaire -.
  • Sécurité: la gestion de la sécurité dans OpenKM est robuste et solvable pour la conservation et la protection de tous les contenus logés dans le système. La sécurité dans OpenKM est gérée en 3 niveaux ou différentes couches. La première condition pour accéder au système de gestion de documents est d'avoir un nom d'utilisateur et un mot de passe. Si nous n'avons pas d'informations d'identification, il n'est pas possible de se connecter. Ensuite, en fonction de notre profil et le rôle au sein de l'organisation, l'interface du système sera adapté à nos besoins et exigences - qui peuvent évoluer au fil du temps. Cela permet à l'utilisateur d'accéder aux zones de travail et aux fonctionnalités dont il a besoin. Enfin, la gestion de la sécurité au niveau granulaire permet de définir la sécurité par nœud. Nous pouvons établir une certaine sécurité afin que par exemple un dossier, soit visible par tout le monde alors que certains sous-dossiers seront invisibles pour la plupart des utilisateurs. Seuls les chefs de rayon peuvent voir tous les sous-dossiers. De plus, le fait de voir un sous-dossier ou un document ne garantit pas que l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs puisse le modifier. Pour ce faire, l'utilisateur au niveau du groupe ou de l'individu doit avoir le privilège d'écrire. Et ainsi de suite avec différents privilèges: suppression, téléchargement ... L'administrateur OpenKM peut personnaliser la gestion de la sécurité. En accédant au OpenKM Knowledege Center, l'organisation peut compléter et étendre son installation en utilisant la suite de programmes système. L'une des ressources vous permet de personnaliser la gestion de la sécurité au niveau granulaire. La sécurité est appliquée à l'ensemble du gestionnaire, y compris le moteur de recherche. OpenKM dans le Centre du savoir, l'administrateur trouverez également des informations qui vous permettront de gérer la documentation que les utilisateurs peuvent trouver en utilisant le moteur de recherche.
  • Garde: le système de gestion des documents OpenKM permet l'élaboration, la mise en œuvre et la mise à jour du plan de fichiers de l'entreprise ou l'administration publique, ce qui les aidera à décider quels documents doivent être conservés, pour combien de temps et comment procéder à l'enlèvement, le cas échéant .
  • Distribution: OpenKM offre diverses fonctionnalités de communication et de collaboration, qui facilitent le travail quotidien des employés de l'organisation. Pour commencer, lorsqu'un utilisateur crée un document dans OpenKM, il a la possibilité d'envoyer une notification à ce sujet aux utilisateurs du système, individuellement ou en groupe. Le service d'abonnement permet automatiquement aux utilisateurs d'être abonnés à n'importe quel nœud d'OpenKM, de recevoir des notifications lorsque le nœud subit une altération quelconque; l'utilisateur qui édite un document ou télécharge un nouveau fichier électronique dans un dossier n'a pas besoin d'envoyer une notification lors de l'enregistrement de la nouvelle version ou du téléchargement du document; le système de gestion de documents le fait déjà pour lui. Tous les nœuds d'information dans OpenKM ont un panneau de propriétés qui leur est assigné. Dans celui-ci, les utilisateurs peuvent trouver l'onglet Notes - dans lequel ils peuvent insérer toute information qu'ils considèrent pertinente -. Dans l'onglet Relations, vous pouvez mettre en évidence les liens que la documentation en format électronique conserve et développe dans le gestionnaire de documents. Et aussi définir le type de relation. Il peut être une relation à double sens (par exemple une traduction d'un document, la version anglaise est équivalente à la version française) un parent-enfant (une note de livraison génère une facture, les factures sont « pères » des factures) ou de la relation groupe (un ensemble de documents est lié au même projet). Et grâce à l'onglet Relations, nous pouvons parcourir le référentiel en fonction des relations entre les documents, qui peuvent à leur tour être archivés sur différentes routes au sein du même référentiel. L'onglet Forum permet aux utilisateurs de partager leurs opinions sur le fichier électronique ou de poser des questions. Et dans la section Wiki, vous trouverez les sources bibliographiques ou de ressources utilisées pour créer le contenu du document.
  • Workflow: jusqu'à récemment, il était considéré comme un extra. Mais maintenant presque tous les systèmes de gestion de documents qui sont pré-possédés, offrent cette fonctionnalité clé pour le travail collaboratif. Ils constituent la solution idéale au dilemme de la coordination des échanges électroniques entre différentes personnes ou services participant à la création ou à la modification d'un document. OpenKM propose un moteur de workflow intégré qui permet de définir les workflows les plus sophistiqués.

Les systèmes de gestion de documents devraient fournir une plate-forme facile à utiliser pour l'utilisateur final, mais aussi facile à entretenir pour le personnel technique de l'organisation. A cet égard, l'API puissant système de gestion des documents, ainsi que Java, PHP SDK .NET et permet l'intégration des OpenKM de gestion des documents dans la suite de logiciels d'entreprise. C'est une solution de gestion documentaire et de contenu métier qui permet de répondre aux exigences du personnel de l'entreprise ou de l'administration publique tout en assurant la conformité aux exigences réglementaires et légales. C'est un outil polyvalent, avec une portée transversale dans toute l'organisation, qui relie les gens et ceux-ci à l'information.

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