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HIPAA Gestion de documents et conformité

Écrit par Paulina Rodriguez le 10 octobre 2018

 La loi HIPAA, adoptée par le Congrès des États-Unis d’Amérique le 21 août 1996, est devenue le premier acte de défense des droits des membres et de leurs familles; avec comme objectif principal de faciliter la portabilité de la couverture de l'assurance maladie et d'exercer un contrôle strict sur la confidentialité et l'intégrité des informations des utilisateurs.

La loi HIPAA repose sur cinq principes fondamentaux:

  • Sécurité - les fournisseurs de services sont responsables de la protection et de la divulgation non autorisée des informations médicales de leurs patients.
  • Contrôle du consommateur - donne au consommateur le contrôle de la divulgation de ses antécédents médicaux.
  • Limites - L'utilisation des informations est limitée aux traitements et aux paiements.
  • La responsabilité publique - concilie protection privée et responsabilité publique, en insistant sur la lutte contre la fraude et les abus éventuels des prestataires de services médicaux et de leurs alliés.
  • Pénalités - comprend les sanctions fédérales qui incluent des amendes et même des peines d'emprisonnement.

L’application de la loi HIPAA est très étendue et s’applique aux médecins, infirmières, laboratoires, pharmacies, cliniques, centres de réadaptation pour tous les problèmes de santé, centres de gériatrie, caisses-maladie, régimes de santé généraux des employeurs, programmes gouvernementaux tels que Medicare et Medicaid et en général. à tout fournisseur de services médicaux.

La loi HIPAA a une règle générale de confidentialité qui permet aux organisations de santé et aux prestataires de services liés d’utiliser les informations de santé protégées des utilisateurs uniquement pour des problèmes liés directement au traitement médical et aux paiements. Pour toutes les autres utilisations, une autorisation écrite est nécessaire pour lever la protection des données. accordée par la loi.

Cette loi oblige les entreprises et le personnel liés aux services de santé sur le territoire américain à se conformer efficacement aux normes techniques de sécurité HIPAA, qui garantissent la protection des informations de leurs clients, couvrant trois aspects indissociables des garanties: administratif, physique et technique. Les garanties administratives sont liées à la conformité réglementaire conçue pour contrôler la conduite et le caractère éthique du personnel qui entre et traite les informations dans les systèmes de gestion, ainsi que la distribution électronique de ces informations. Les garanties matérielles sont liées aux processus techniques mis en place pour la protection des biens immobiliers et des équipements physiques, liés d'une certaine manière à la protection des informations contre les risques naturels et environnementaux ou les intrusions éventuelles.

En outre, la loi indique que les garanties doivent être étayées par des processus documentés qui doivent être diffusés à tous les associés et liés au fournisseur de soins médicaux, qui doivent garantir le respect des politiques de confidentialité des informations médicales de leurs utilisateurs. En outre, en fonction de la taille du fournisseur de services médicaux, la loi exige l’existence d’un responsable de la protection de la vie privée, chargé de surveiller le respect des règles de confidentialité.

HIPAA accorde aux utilisateurs du système de santé des droits leur permettant de demander l'accès à leurs antécédents médicaux, de savoir comment et avec qui leurs informations médicales ont été partagées avec les dates exactes du partages d'informations, de demander des rapports détaillés sur les informations médicales qui ont été partagées (ces rapports doivent être remis gratuitement aux utilisateurs une fois par an), une demande de révision et de correction de leurs antécédents médicaux selon un protocole déjà établi par la loi, le dépôt de plaintes et même la demande de ne pas partager d'informations médicales avec destinataires spécifiques tels que les employeurs, les vendeurs ou autres, sans l'autorisation écrite expresse de l'utilisateur.

Les droits accordés aux utilisateurs conformément aux normes de la loi HIPAA obligent les fournisseurs de services médicaux, y compris les personnes et les sociétés qui leur sont liées, à maintenir des systèmes de gestion de documents fiables leur permettant d’accéder rapidement à l’historique des informations médicales en utilisant des mots-clés. , métadonnées et autres éléments dotés de capacités de recherche détaillées; L’accès aux dossiers médicaux électroniques en cas d’urgence peut faire la différence entre la vie et la mort; un accès rapide devient donc une priorité. Un gestionnaire de contenu utilisé à cette fin doit également avoir une excellente capacité de transformation numérique de toutes les informations physiques générées par les dossiers médicaux, non seulement pour leur accès électronique, mais également comme mesure de sécurité contre les menaces externes pouvant endommager les documents papier. Les fournisseurs de services médicaux sont tenus de conserver un enregistrement du contrôle de version de l'historique médical de leurs patients, en particulier lorsque des demandes de correction d'informations sont formulées dans les enregistrements et lorsque des informations sont ajoutées à chaque enregistrement, c'est-à-dire la sécurité des données médicales électroniques. les enregistrements doivent être statiques, en transit et utilisés. Pour les fournisseurs de services médicaux utilisant des signatures électroniques, les exigences de la loi HIPAA exigent qu’ils gèrent un système conforme à une norme garantissant l’authentification de l’utilisateur et l’intégrité du message; la loi n'exige pas l'utilisation de signatures électroniques. De même, dans les cas qui s’appliquent, les systèmes utilisés doivent avoir la capacité de détruire de manière sûre les informations médicales afin qu’elles ne puissent pas être récupérées par des tiers à des fins non autorisées.

L’apparition de dossiers médicaux électroniques oblige les fournisseurs de services médicaux à protéger la sécurité des informations et à renforcer le contrôle des processus d’admission et de diffusion des informations des patients, d’autant plus que la plupart des réclamations d’assurances sont des réclamations contre une violation des informations des patients et sont causés par des erreurs commises par le personnel des services médicaux. Les gestionnaires de documents doivent être dynamiques et offrir une grande variété d'options pour filtrer et détecter les erreurs susceptibles de générer des violations de la vie privée des patients. Les normes de sécurité des informations des patients à surveiller incluent la divulgation, la modification, l'altération ou la destruction non autorisée d'informations médicales.

Les sanctions prévues en vertu de la loi HIPAA pour violation de la confidentialité des informations médicales des patients aux États-Unis sont de nature civile et pénale. Ces sanctions vont d'amendes économiques allant jusqu'à 25 000 USD pour des violations répétées dans la même année, d'amendes de 250 000 USD, voire dix ans d'emprisonnement pour utilisation abusive d'informations médicales. Le traitement des informations médicales doit donc être pris très au sérieux. La loi HIPAA a été renforcée par la loi HITECH, adoptée en février 2009, visant à renforcer les sanctions déjà prévues dans la loi HIPAA. HITECH a également intégré des incitations financières aux prestataires de services médicaux intégrant les technologies de gestion de l’informations selon les règlements et dans les temps établis.

Le système de gestion de documents OpenKM aide les prestataires de services médicaux à se conformer à toutes les garanties et exigences légales contenues dans HIPAA et HITEC.

OpenKM sert actuellement des clients du secteur médical international. Un secteur d'activité hautement réglementé, d'importance stratégique aux niveaux socio-économique, régional et national. Comme le souligne également la description de HIPPA, la gestion des dossiers médicaux oblige les prestataires de services de santé à prendre des mesures de sécurité extrêmes. OpenKM est un système de gestion de documents et d’enregistrements électroniques, il est donc prêt à assumer l’administration de ce type de contenu. Pour commencer, seuls les utilisateurs avec un nom d'utilisateur et un mot de passe peuvent accéder au système. En outre, l'attribution des rôles et des profils définit les zones de travail, les fonctionnalités et détermine donc les tâches et les actions qu'un utilisateur peut effectuer. Le troisième niveau de gestion de la sécurité d’OpenKM s’applique au niveau granulaire. Tout nœud (dossier, registre, document, e-mail - pièces jointes incluses) présente sa propre section de sécurité dans OpenKM, dans laquelle l'administrateur peut déterminer qui peut voir, éditer, télécharger, supprimer, etc., chaque nœud d'un groupe ou d'un niveau individuel. Cette méthode de gestion de la sécurité du contenu offre souplesse et précision pour adapter la gestion de documents électroniques à tous les scénarios possibles.

En outre, la loi sur la transférabilité et la responsabilité en matière d’assurance maladie stipule que les garanties doivent être étayées par des processus documentés, qui doivent être diffusés auprès de tous les partenaires. À partir de l'onglet Wiki du panneau des propriétés de n'importe quel fichier, l'utilisateur peut consulter les documents qui définissent chaque processus. En cas de doute, les utilisateurs peuvent utiliser le chat en ligne d'OpenKM pour communiquer ou ouvrir une requête dans la section Forum, où d'autres utilisateurs peuvent répondre ou ajouter leurs opinions.

Les processus d'administration et de gestion de la santé peuvent être automatisés dans OpenKM, évitant ainsi les erreurs humaines, assurant un respect exhaustif des procédures et évitant des déviations par rapport à la politique en vigueur dans l'organisation. Le fournisseur de services médicaux peut également créer des flux de travail grâce au moteur de flux de travail intégré au gestionnaire de documents. Il permet de rationaliser les processus tout en assurant la coordination du personnel, des départements ou des domaines impliqués dans la réalisation d'un processus ou d'un service.

Ces fonctionnalités peuvent être utilisées en combinaison avec le moteur Zone OCR et le client de scanner OpenKM. En particulier, ces deux éléments permettent à l’organisation de mettre en place le bureau sans papiers dans le développement de ses activités quotidiennes, tout en servant de moyen d’appliquer la transformation numérique. Si auparavant, les médecins, les infirmières ou les assistants de clinique étaient soumis à une gestion de papier; désormais, avec OpenKM, tout professionnel de la santé peut accéder aux informations nécessaires en un clic et satisfaire les besoins du patient en temps réel, compléter un rapport à l’heure ou enregistrer une pétition en ligne.

La loi HIPPA oblige également les organisations du secteur à maintenir un contrôle exhaustif des antécédents médicaux des patients. Dans OpenKM, vous pouvez définir le contrôle de version. Dans l'onglet Historique, les utilisateurs peuvent voir les versions par lesquelles un document est passé, qui est l'auteur, la date de modification. Ils peuvent même télécharger différentes versions de la version actuelle. Plus important encore, les différences entre les versions seront mises en évidence. De cette façon, nous pouvons mieux déterminer les contributions de chaque auteur. Le journal d'activité nous permet de procéder à un audit complet de tous les événements survenus dans la documentation relative à la santé, à savoir qui a accédé, quand et ce qui a été fait dans le fichier. Lorsqu'un document, une inscription ou un dossier contient des informations qui nous intéressent particulièrement, nous pouvons nous y abonner.

Les organisations peuvent également utiliser des fonctionnalités plus avancées pour rationaliser les processus et les procédures sans compromettre le respect des critères légaux, réglementaires et de qualité. Le système de gestion de documents peut être utilisé comme un système d’enregistrement de demandes, de plaintes ou d’accusés de réception. Grâce à l'automatisation dans le gestionnaire de documents, l'utilisateur qui remplit le formulaire pourra voir un assistant, virtuel, qui l'informera, étape par étape, des données qu'il doit ajouter. Une partie de l'automatisation pourrait lancer un flux de travail d'analyse, de gestion, de révision ou d'approbation des exigences imposées par les patients. Ces données feraient partie des informations collectées sous forme de rapports dans OpenKM car le gestionnaire de documents peut fournir des rapports sur tous les aspects pertinents.

Le plan d'archivage peut être utilisé pour garantir la gestion des documents conformément aux politiques organisationnelles établies, garantissant la destruction correcte des informations et de la documentation, le cas échéant.

En résumé; Le gestionnaire de documents OpenKM peut aider à la conformité par les moyens suivants:

  • Stockage de la documentation liée aux dossiers des patients, tels que les résultats des tests, les rapports médicaux, etc.
  • Garantir la sécurité au niveau de l'accès: qui peut et qui ne peut pas accéder aux données.
  • Les administrateurs peuvent vérifier qui a accédé et quand.
  • Identifier la documentation distribuée par les utilisateurs.
  • Enregistrer et stocker les demandes des patients.
  • Faire des rapports détaillés sur qui a accédé aux ressources documentaires et quand.
  • Modifier l'accès aux informations de certains destinataires sans autorisation écrite expresse.
  • Contrôle de version qui vous permet de visualiser les modifications apportées aux documents, par qui et quand.

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