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Intégration de la gestion documentaire

Josep LlortÉcrit par Josep Llort le 25 mai 2018

Les systèmes de gestion de documents ont évolué du concept d'application au profit de l'utilisateur final, jusqu'à un service « intégré » dans le réseau d'applications de l'entreprise; Cela crée la plate-forme de programmes avec des fonctionnalités au service de l'utilisateur, en conjonction avec des applications pour les entités productives et les outils nécessaires pour les développeurs d'applications ad-hoc.

En général, toutes les entreprises sont configurées dans un écosystème matériel et logiciel où les connaissances sont stockées et distribuées par différents serveurs et solutions logicielles spécialisées. Ces applications; ERP, CRM, Workflow, services de courrier électronique entre autres; ainsi que des solutions matérielles telles que multifonctions, télécopieurs ou stations de numérisation. L'ensemble est ce que nous appellerions l'écosystème matériel et logiciel où les connaissances tangibles de l'entreprise sont supportées, tandis que les employés seraient considérés comme des dépositaires des connaissances intangibles.

Parce que peu importe ce que vous cherchez, la taille de l'entreprise pour laquelle vous travaillez ou le secteur dans lequel il opère, les processus d'affaires sont basés sur des informations et dans de nombreux cas, ils sont collectés dans des documents. En format papier ou numérique, les documents permettent à l'information de circuler; Lorsque le flux d'informations est optimisé, l'entreprise produit d'avantages de bénéfices. D'un autre côté, les normes ou règlements actuels exigent plus de garanties lorsqu'il s'agit de protéger la vie privée ou de démontrer le respect des lois.

Avoir un référentiel centralisé, avec les niveaux de sécurité nécessaires, mais en même temps faciliter l'accès à la documentation essentielle pour le bon fonctionnement de l'entreprise, est un défi auquel toute entreprise doit faire face. Être capable de distribuer facilement des informations et des documents entre plusieurs utilisateurs, afin qu'ils puissent accéder et travailler simultanément sur les mêmes fichiers - gestion de fichiers -; Il crée un effet direct sur la productivité et la performance de l'entreprise dans toute entreprise.

L'intégration de la gestion de documents électroniques dans les organisations permet une organisation adéquate de l'information, en réduisant le fichier physique, les coûts, tout en augmentant l'efficacité dans tous les processus d'affaires.

Pour offrir la possibilité d'intégrer la gestion électronique des documents au sein de l'organisation, le système de gestion de documents OpenKM propose des SDK en Java, PHP et .NET permettant de développer des services web, afin que les applications créent un réseau d'échanges d'informations et documents en temps réel, au bénéfice des membres de l'entreprise et de ses parties prenantes. Et c'est grâce à la plateforme KCenter que le personnel technique de l'organisation aura la possibilité de créer de nouvelles applications, en s'appuyant sur la technologie open source d'OpenKM. Les développeurs apprécieront la puissante API de SOAP et REST du système de gestion de documents OpenKM, qui offre une couverture complète du système de gestion de fichiers, permettant aux développeurs de créer des applications frontales personnalisées, qui peuvent être créées pour télécharger des informations, du système de gestion de documents; cette façon sera complètement transparent pour l'utilisateur. Ainsi, clients, fournisseurs ou groupes d'intérêt bénéficieront d'une interface sur mesure pour obtenir des informations ou fournir de la documentation, en fonction des processus d'affaires de l'entreprise; réserver l'interface classique du système au personnel de l'organisation.

Maintenance des intégrations

La maintenance après l'achèvement d'une intégration, est l'un des grands sujets oubliés. Les applications évoluent avec le temps, les API changent et il est assez commun de créer de nouvelles méthodes tout en supprimant les anciennes. Un exemple paradigmatique de ce type de problèmes peut être trouvé avec l'ancienne API Google Docs. Google à son époque a commencé en parallèle le service de Google Drive et a accordé un délai d’une année pour les utilisateurs de s'adapter à la nouvelle API. Dans ce cas, nous donnons l'exemple, le saut était radical, à la fois pour le changement radical de l'ensemble de l'API - qui avait peu à voir avec Google Docs -; ainsi que la procédure d'authentification.

Avec cela, nous voulons simplement dire que le fabricant avec qui nous intégrons nos applications nous offrira des facilités pour un futur entretien, ou nous pouvons avoir de gros problèmes. Ici, ce que nous ne devons pas perdre de vue, c'est que les applications doivent être mises à jour et, dans le cadre de ces processus de mise à jour, ces tâches de maintenance sont dérivées.

Dans OpenKM le sujet de maintenance dans le futur, nous le considérons comme l'un des piédestaux de l'application. En ce sens, nous avons créé le SDK, qui est un ensemble de bibliothèques que nous maintenons constamment et qui permettent à l'utilisateur de s'intégrer avec OpenKM de manière transparente. Cela permet de minimiser le temps consacré à la maintenance en raison des modifications de version dans les intégrations OpenKM, tout en minimisant les erreurs possibles dans ces intégrations.

Chez OpenKM, nous sommes les premiers utilisateurs du SDK, puisque nos applications satellites utilisent cette solution pour s’intégrer à OpenKM et que nous sommes également les premiers intéressés par le SDK et les processus de maintenance dérivés des téléchargements de versions. Depuis que nous avons utilisé les SDK, nous avons apparemment réduit les fenêtres de maintenance, alors que le nombre d'erreurs dans les intégrations a été réduit à presque zéro, puisque le SDK est une bibliothèque dans son ensemble d'intégration continue périodique.

Lorsque vous choisissez un gestionnaire de documents, il s'agit d'un problème fondamental auquel nous devons accorder une attention particulière. Non seulement voir les installations qu'il nous fournit lors des intégrations, mais aussi la maintenance future.
Intégrations OpenKM.

La suite de programmes OpenKM offre déjà une série d’intégrations qui, en termes généraux, intéressent un large éventail d’organisations, quel que soit leur type (entité publique, entreprise, fondation, ONG), leur taille ou leur secteur d’activité.
Il y a plusieurs façons de s'intégrer à une application - la plus courante est via l'API - mais vous ne devez pas non plus ignorer les intégrations au niveau de la base de données ou au niveau des fichiers d'échange dans le système d'exploitation.

En bref, toute intégration devrait chercher:

  • Simplicité.
  • Facilité d'entretien au fil du temps.

ERP ou CRM

Un exemple classique d'intégrations se trouve dans ERP. Les ERP en général sont des solutions logicielles qui traitent de gros volumes de données et génèrent une grande quantité de documentation (factures, bons de livraison, budgets, etc.), mais qui offrent une solution de gestion électronique des documents et de fichiers limités, lorsque vient le moment de stocker et de récupérer de grands volumes de documents. Ce type d'intégration est assez courant, les plus simples étant celles dans lesquelles le gestionnaire de documents fonctionne comme un conteneur esclave sur lequel 2 opérations de base sont effectuées:

  • Le stockage des documents avec des métadonnées.
  • Récupération de documents à partir des métadonnées (par exemple le nombre d'un identifiant de facture).

Ce type d'intégration peut être réalisée directement par l'API OpenKM en temps réel ou des tâches de traitement par lots exemple où OpenKM recueille de l'information quotidienne (documents + fichiers CSV avec des métadonnées) et intégré dans le système de contrôle des documents.

Il existe différentes façons d'intégrer ces applications, cela dépend en grande partie des facilités offertes par l'ERP lui-même, pour créer de telles solutions. Un exemple très simple de ce type d'intégration que nous pouvons trouver avec CRM Vtiger (http://vtiger-spain.com/doku.php/es:vtopenkm).

Microsoft -Addins

Les compléments Microsoft Office permettent aux applications de la suite Office d'interagir avec OpenKM rapidement et efficacement.

  • Microsoft Outlook Add-in: permet aux utilisateurs de sélectionner plusieurs emails et d'importer le contenu de l'e-mail et des documents joints à OpenKM. De plus, si l'utilisateur souhaite joindre un fichier volumineux, OpenKM peut le remplacer par un lien de téléchargement, afin d'assurer la bonne réception de l'e-mail par le destinataire.
  • Microsoft Word Add-in: permet aux utilisateurs de télécharger de nouveaux fichiers, ainsi que d'éditer ceux qui existent déjà dans OpenKM, à partir de l'application.
  • Microsoft Excel: les utilisateurs peuvent modifier le contenu du gestionnaire de documents ou de l'application Office et télécharger les fichiers ou leurs nouvelles versions vers OpenKM.
  • Microsoft Power Point Add-in: vous permet de modifier les fichiers et de les télécharger vers OpenKM, à partir du système de gestion de documents et de l'application.

En outre, de tous les Addins, il est possible d'ajouter des informations précieuses aux documents. Vous pouvez ajouter des notes aux fichiers, mots-clés, catégories ou groupes de métadonnées.

Client de signature électronique

Le client de signature électronique OpenKM prend en charge tout certificat numérique de signature électronique, ce qui permet aux utilisateurs de signer tout document créé ou géré à partir d'OpenKM. La signature de la documentation est généralement une étape indispensable pour obtenir l'approbation ou démontrer l'accord des parties, qui participent aux processus d'affaires.

Scanner client

Le client scanner OpenKM permet l'intégration du gestionnaire de documents avec tout périphérique suivant le protocole TWAIN. Dans les processus de numérisation de l'information, il est essentiel d'avoir un client scanner, ce qui facilite le processus de saisie des informations dans le système de gestion des documents de l'entreprise.

D'autres connecteurs

OpenKM propose des intégrations ad-hoc avec d'autres systèmes. Avec Vtiger CRM, OpenKM peut par exemple être utilisé comme back-end du système de gestion de la relation client. Avec Google Drive OpenKM a développé cette intégration pour permettre l'édition simultanée de documents par plusieurs utilisateurs. Wordpress ou Joomla, CMS qui vous permettent de créer ou de maintenir des blogs ou des pages Web; afin qu'OpenKM crée ou prépare du contenu qui alimente les mises à jour de ces plateformes. AutoCAD, pour gérer et prévisualiser les fichiers .dwg du gestionnaire de documents. Le connecteur BonitaSoft qui permet l'intégration des workflows dans le système de gestion de documents OpenKM. Et l'intégration avec les moteurs Zone OCR. Kofax, ChronoScan ou Abby Flexicapture, permet l'amortissement de ces solutions de reconnaissance optique de caractères, en relation avec le système de gestion de contenu d'entreprise OpenKM.

Avantages de l'intégration documentaire

  • Traitement rapide de grands volumes d'informations: l'intégration de documents dans le système de gestion de l'information dans les entreprises, permet aux utilisateurs de profiter de la capacité de gérer facilement les informations, contenues dans de vastes répertoires de la documentation.
  • Intégration des tâches d'archivage et de récupération: lorsqu'une information ou un document devient partie intégrante du système de gestion de documents de l'entreprise, les données seront intégrées dans le référentiel centralisé auquel les utilisateurs peuvent accéder, en fonction de la sécurité définie et des privilèges dont ils disposent.
  • Capacités avancées de capture et de stockage: outre le fait de proposer des connecteurs OCR commerciaux, le système de gestion de documents OpenKM offre un moteur de reconnaissance optique de caractères permettant d'extraire des données de grande valeur contenues dans des documents numérisés. De cette manière, la numérisation du fichier physique de l’organisation est favorisée, tandis que l’efficacité et l’efficience des processus d’introduction des informations dans le système sont accrues; Cela permettra aux autres utilisateurs d'accéder en temps réel à ces données, nécessaires pour prendre de bonnes décisions.
  • Réduction des risques: l'intégration de la gestion des documents dans l'entreprise permet de concevoir et d'appliquer des politiques de sécurité cohérentes et robustes qui protègent la documentation et les informations de l'entreprise des pertes d'informations et des accès indésirables.
  • Réduction des coûts de gestion: grâce aux systèmes intégrés de gestion des documents, les entreprises peuvent travailler de manière coordonnée en tant qu’entité unique. Ceci, qui devrait toujours arriver, mais l’expérience montre que cela ne se produit pas autant qu’il le devrait, ce qui peut être réalisé grâce aux systèmes de gestion de contenu d’entreprise; avec son ensemble de fonctionnalités, automatisez les processus métier, minimisez l'impact des erreurs humaines. Grâce aux moteurs de workflow, ils créent des workflows ou, avec les solutions OCR, numérisent et capturent des données dans des formats permettant l'archivage et l'accès aux informations à long terme.

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