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La gestion des contrats

Ana Canteli

Écrit por Ana Canteli le 19 janvier 2018

La gestion et l'administration des contrats sont essentielles pour les entreprises et font partie des processus de gestion de projet. Tous ont des relations contractuelles avec leurs clients, commerces, fournisseurs, associés; sans mentionner les ressources humaines de l'entreprise. Par conséquent, ils travaillent avec différents types de contrats, lesquels sont utilisés par différents secteurs de l'entreprise: achats, associations, ventes, etc.

Les responsables de la gestion d'un contrat - les chefs de projet - doivent négocier les conditions, tenir les engagements, vérifier que les conditions sont respectées et réexaminer le contrat si nécessaire. documenter tous les événements survenus au cours de son cycle de vie; et ajouter ou mettre à jour, avec des amendements ou des corrections, les dispositions du contrat initial. Il est également essentiel d’établir une politique de confidentialité garantissant la confidentialité de ce type de documents.

Toutes ces activités, vitales pour les organisations, peuvent être difficiles à gérer et à conserver. Avoir un logiciel de gestion des contrats est donc un élément essentiel pour garder un contrôle adéquat des contrats. Ce n’est pas pour rien que nous savons tous que le processus de recrutement ne se termine pas au moment de son affectation. C'est plutôt lorsque la gestion des contrats commence. Les entités dédiées aux marchés publics et au secteur privé sont sous pression pour réduire leurs coûts tout en améliorant leur gestion opérationnelle et financière.

Cela est possible si nous optons pour l'automatisation et l'amélioration des processus contractuels, le respect des conditions et l'utilisation d'applications conçues pour répondre à ces besoins avec précision.

Le système de gestion de documents OpenKM permet une gestion efficace des processus de passation de marché; de sa création à l'analyse, en passant par la phase d'exécution, de manière à optimiser les performances de la gestion financière et à minimiser les risques.

Tous les contrats sont proposés pour obtenir l'engagement et l'approbation du personnel impliqué dans chaque phase et niveau du projet. Par conséquent, pour commencer, les contractants doivent connaître la raison pour laquelle le contrat a été établi et quels sont les objectifs recherchés. Dans la mesure où une bonne gestion des contrats permet de garantir que tous les acteurs participant au contrat souscrit connaissent les critères selon lesquels leur performance sera analysée, ce qui optimisera la possibilité de convertir chaque contrat en un cas de réussite.

Pour qu'un contrat soit géré avec succès dès le début, le personnel dédié à sa gestion, y compris le chef de projet, doit trouver dans le système de gestion la plate-forme lui permettant d'obtenir plus d'informations au moment où il en a besoin.

Sous cet aspect, le moteur de recherche OpenKM permet aux utilisateurs de rechercher des informations et de la documentation, en fonction d'une multitude de critères. De la recherche "plein texte" au filtrage de la recherche ou des mots contenus dans le corps du fichier. Par nom ou titre associé; mot-clé, langue, auteur ou plage de dates. Dans OpenKM, il est également possible de rechercher en fonction de l’itinéraire, des catégories possibles affectées au contrat et d’appliquer d’autres critères, tels que le type de document (fichier, dossier, courrier, enregistrement) ou son extension. Nous pourrions même rechercher des informations basées sur des notes ajoutées. Et le moyen le plus efficace de rechercher des informations précieuses; grâce aux métadonnées. Extrait du corps du fichier, via le moteur de reconnaissance optique de caractères par zone, (Zone OCR) inclus dans le système de gestion de documents OpenKM; ou à partir de bases de données intégrées au logiciel. De cette façon, nous pouvons effectuer une recherche rapide du contenu dont le gestionnaire de projets a besoin.

De plus, les logiciels de gestion des contrats doivent toujours correspondre à la stratégie et à la politique de l'entreprise. respecter les conditions contractuelles, promouvoir l'application des meilleures pratiques et obtenir la couverture des services concernés, dans la fourniture de services ou la livraison de produits. Et pour permettre le contrôle d'autres aspects clés de la gestion des contrats.

Nous ne devrions pas oublier quels sont les objectifs de l'entreprise. Quels sont les facteurs critiques dans la réussite du contrat? Y a-t-il des niveaux de services établis? Quel est le plan de communication, etc. Le système de gestion de documents devrait permettre de corroborer les écarts tout au long du cycle de vie du contrat.

À cet égard, l’automatisation des processus d’entreprise contribue à améliorer le respect des politiques de la société et des procédures définies, afin d’atteindre les objectifs du contrat . Ou vous pouvez également choisir d'utiliser des flux de processus (workflows); qui fournissent un moyen univoque de gérer des tâches et des processus complexes; afin que le respect des critères soit garanti; étant donné que les utilisateurs ne peuvent pas accéder aux étapes avancées du processus sans répondre aux critères des phases précédentes du flux de travail.

Tout cela contribue à minimiser les risques liés à la participation à des contrats, quel que soit le secteur. Nous pourrions considérer comme particulièrement pertinents les contrats liés au secteur de la construction, souscrits avec des administrations publiques; dans lequel le dépassement de dates importantes peut entraîner l'application de clauses onéreuses pour l'entreprise.

Le système de gestion de documents, utilisé par le chef de projet pour gérer les projets faisant partie du contrat, doit permettre la gouvernance de tous les aspects liés au projet.

Le logiciel de gestion de documents doit permettre à tous les participants au contrat d’accéder aux informations et à la documentation dont ils ont besoin pour effectuer leur travail. OpenKM permet l’application de la sécurité à 3 niveaux. Tout d'abord, les utilisateurs doivent disposer d'un identifiant et d'un mot de passe pour accéder au système. Deuxièmement, chaque utilisateur aura attribué un profil qui définit les fonctionnalités qui lui sont accessibles. Enfin, la sécurité appliquée au niveau granulaire permet à chaque participant au contrat d’accéder aux documents, dossiers ou fichiers dont il est responsable; éviter les accès non autorisés à d'autres environnements.

Le logiciel de gestion des contrats doit contribuer à maintenir une communication fluide entre toutes les parties impliquées. En ce sens, la section Relations, dans OpenKM, permet aux utilisateurs de lier un document à d’autres, en fonction du type de relation défini par la société. Ces relations peuvent être de différents types, afin de répondre à toutes les situations. De cette manière, l'utilisateur qui cherche un document peut voir avec quels autres fichiers il est lié; quel type de relation les lie et à partir du fichier sélectionné, accès aux documents liés.

L'architecture de sécurité offerte par le système de gestion de documents OpenKM; ainsi qu'un audit complet de toutes les actions effectuées par les utilisateurs, garantissent le respect de la politique de confidentialité définie par l'organisation.

Grâce à la fonctionnalité de clavardage en ligne, intégré à OpenKM, les utilisateurs du service des ressources humaines participant à la gestion des contrats peuvent maintenir une communication fluide avec le personnel. De plus, dans la section Notes, nous pouvons ajouter des informations précieuses. Dans la section Forum, nous pouvons discuter des aspects liés au document et représenter un point pour obtenir plus d'informations. Et dans la section Wiki, nous pouvons mettre en évidence les sources de contenu du fichier.

Le gestionnaire de tâches inclus dans le logiciel de gestion de documents permet d’organiser des réunions, d’établir des calendriers progressifs et de relier ces événements à des tâches ou à des projets, en affectant à son tour un état ou une typologie; que le chef de projet peut définir. L'organisateur peut également recommander de consulter la documentation, en la joignant à l'événement, à partir de laquelle les participants recevront une notification par courrier électronique. Il s’agit là d’un élément supplémentaire du système de gestion des documents, qui permet de surveiller, de mettre à jour et d’enregistrer tous les événements liés à la gestion des contrats, afin de garantir le respect des objectifs.

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