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La télécopie dans la transformation numérique b2b

Ana CanteliÉcrit par Ana Canteli le 6 juillet 2018

La transformation numérique arrive en grand, l'utilisation de la technologie pour améliorer les processus, les modèles commerciaux, optimiser l'expérience client, concentrer l'attention sur les attentes du client et l'organisation qui les satisfait. C'est ainsi que les nouvelles possibilités commerciales sont détectées et développées de manière à ce que la technologie, utilisée de manière intensive, puisse changer radicalement le rôle de l'entité dans le secteur.

Dans le secteur B2B (interentreprises), les organisations qui entretiennent des relations avec d’autres sociétés avec lesquelles elles sont liées via un site Web - qui doit en principe leur permettre de contrôler la politique de cookies et d’appliquer la politique de confidentialité actuelle - permettent également de gérer e -commerce (via la boutique en ligne, qui facilite les processus d'achat en ligne), gère de manière adéquate le service client, applique différents modèles commerciaux au fil du temps ou complète l'exécution de la responsabilité d'entreprise de l'entreprise.

Comme on peut le voir, la transformation numérique provoque de nombreuses interactions dans de nombreux domaines précédemment liés mais non interconnectés. L'influence des réseaux sociaux ou des médias sociaux dans l'environnement actuel est évidente, à la fois par le poids qu'ils acquièrent dans le développement de la stratégie marketing de l'entreprise et par sa capacité à définir qui nous sommes ou l'influence qu'ils exercent sur Culture de l'organisation Les réseaux sociaux peuvent et doivent être pris en compte comme l'un des éléments clés de la chaîne de valeur; comme moyen de communication des entreprises de b2b, qui sert à articuler la stratégie numérique de l'entreprise, à définir avec autorité qui nous sommes sur le site de l'entreprise.

L'approche typique B2C (business to customer) ne s'applique pas à l'environnement de la société b2b. En général, les utilisateurs qui effectuent des achats en ligne lorsqu'ils accèdent à un site Web ne savent pas très bien ce qu'ils veulent acheter. Ils peuvent même lancer un processus d'achat, en introduisant leurs données personnelles, mais sans fournir d'informations financières lorsqu'ils abandonnent le processus de commerce électronique.

Cependant, les entreprises B2B utilisent le commerce électronique pour mener à bien leurs propres processus commerciaux. En général, ses ressources humaines l'utilisent de manière cyclique dans le cadre de sa gestion administrative quotidienne et apportent une valeur ajoutée aux chaînes d'approvisionnement entre entreprises.

D'autre part, la télécopie traditionnelle reste l'un des moyens de communication les plus utilisés dans le secteur B2B, les entreprises continuant à percevoir des avantages importants dans les services de télécopie: elles sont faciles à utiliser en raison de leurs ressources humaines. Ils ont une valeur juridique et garantissent la traçabilité du destinataire au destinataire final.

En outre, dans certaines circonstances, ils peuvent être plus utiles ou plus efficaces que le courrier électronique. Dans l'environnement B2B, les processus d'achat nécessitent généralement une autorisation pour passer des commandes, effectuer des paiements ou avoir des besoins de facturation assez complexes. Le processus de réception d’informations par courrier électronique, d’impression, de signature, de numérisation et de renvoi au destinataire peut être considéré comme une tâche impliquant des ressources humaines dans des tâches à faible valeur, qui peuvent être gérées plus rapidement à l’aide du télécopieur. De même, il existe des secteurs tels que les services médicaux, les assureurs, les cabinets d’avocats et même les administrations publiques, qui continuent d’utiliser régulièrement les télécopies. Dans ces secteurs, les professionnels préfèrent la télécopie en raison des facilités qu’ils offrent: les utilisateurs peuvent prendre des notes dans les contrats ou des corrections dans les factures ou les bons de livraison, tout en utilisant la couverture légale du fax traditionnel.
Dans le même temps, la transformation numérique est toujours en cours dans la société b2b, d’autre part, elle travaille sur la tendance à augmenter le commerce électronique sur le site Web de la société. Cela facilite la gestion administrative de l'achat en ligne; Les ressources humaines de l'organisation bénéficient de la navigation sur le catalogue en ligne et permettent de connaître en temps réel l'inventaire disponible et les délais de livraison. Le site Web est désormais considéré comme faisant partie d'une plate-forme de négociation unifiée capable de capturer des ordres provenant de plusieurs canaux et points de contact.

Le système de gestion de documents OpenKM peut offrir des environnements de commerce électronique personnalisés via KCenter, ce qui permet d'adapter l'interface système aux attentes de chaque client. Par son identifiant et son mot de passe, le client b2b peut accéder à son catalogue de préférences, produits et services habituels; suggestions, nouveaux produits ... De plus, la nouvelle politique de confidentialité exige que les entreprises B2B soient autonomes dans la gestion des services auxquels elles souhaitent s’abonner. Grâce à Kcenter, l'organisation peut utiliser OpenKM en tant que gestionnaire de contenu Web pour mettre à jour son catalogue de produits et de services, créer et publier du contenu selon la stratégie de marketing en ligne. Et pour publier ces contenus sur les réseaux sociaux de l'entreprise.
Si un client souhaite passer une nouvelle commande, les coordonnées sont déjà sauvegardées sur le formulaire. La commande peut lancer un workflow d'approbation - OpenKM inclut un moteur de workflow - dans lequel plusieurs représentants participent d'un côté et de l'autre. Les commandes peuvent conduire à la création automatique de notifications, que les utilisateurs peuvent recevoir par courrier électronique et auxquelles ils peuvent s'abonner. Ils recevront donc des notifications sur les modifications apportées à ces documents. Le site Web géré à partir du système de gestion de documents OpenKM peut être connecté à d'autres applications de l'organisation, grâce aux kits de développement Java, PHP ou .NET inclus dans la version sur site et la version professionnelle.

Mais pour ceux qui travaillent quotidiennement avec des commandes, des inventaires et des bons de livraison, l’utilisation des télécopies continue d’être un ingrédient commun en raison de la sécurité qu’ils offrent, de la coutume profondément ancrée des clients et de leur facilité d’utilisation. Une télécopie par courrier électronique est une alternative au télécopieur. Il offre les mêmes garanties que le fax traditionnel (accusé de réception, numéro d'origine du fax, numéro de destination, date et heure de transmission, nombre de pages envoyées, contenu du document et résultat positif ou négatif de la transmission). Par conséquent, le fax sur Internet offre les mêmes garanties légales que le fax traditionnel.

Le fax par Internet offre une alternative abordable et efficace à ces fins. C'est un service de fax qui fonctionne par email. OpenKM est intégré à la suite bureautique de Microsoft, y compris MSOutlook. De cette manière, une adresse e-mail est associée au numéro de fax. Grâce à ce compte de messagerie, les fax peuvent être envoyés sur Internet, en joignant le document nécessaire sous forme de fichier Word ou pdf. Ce document ci-joint sera reçu dans le numéro de fax du destinataire. De la même manière, les fax reçus dans votre numéro de fax seront acceptés dans la boîte de réception de votre email.

Le système de gestion de contenu d'entreprise OpenKM peut être utilisé en tant que gestionnaire de documents applicable à une multitude de scénarios et de cas d'utilisation rencontrés dans l'entreprise, à la fois en interne et en externe, pour répondre aux besoins de nos parties prenantes.

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