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Le bureau sans papier

Paco Ávila

Écrit par Paco Ávila le 25 septembre 2014

On a beaucoup parlé du bureau sans papier et de la façon dont il peut résoudre une grande partie du conflit créé lors de la gestion de la documentation dans une entreprise. Entre autres choses, cela nous aide à mieux organiser nos archives, principalement parce que nous économisons de l'espace et du personnel.

Cependant, il n'a pas encore été mis en œuvre dans son intégralité pour les raisons expliquées ci-dessous:

  • L'investissement dans la technologie peut être coûteux . Si une étude approfondie des outils utilisés pour numériser des documents (tels que des scanners, des logiciels, etc.) peut s'avérer très coûteuse pour l'entreprise, elle ne l'implantera pas.
  • Dépendance du format physique . Un bureau sans papier présente l'inconvénient de devoir utiliser des formats électroniques à tout moment pour accéder aux informations.
  • Sauvegarde stable et fiable .
  • Haute capacité et accessibilité . Pour qu'un bureau sans papier soit efficace, il doit disposer d'une grande capacité de stockage et d'une interface intuitive qui nous permet d'accéder de manière transparente à notre système de gestion de documents.

Vers le modèle hybride: le logiciel de gestion de fichiers physiques et de documents

Pour que le transfert vers le bureau sans papier soit efficace et qu'il n'y ait aucun inconvénient mentionné ci-dessus, nous recommandons une période d'ajustement selon un modèle hybride dans laquelle notre logiciel de gestion de documents et le fichier physique fonctionnent ensemble.

Les avantages à long terme et à l'efficacité du processus sont multiples:

  • Augmentation de la productivité des travailleurs. 
  • Simplicité. 
  • Accessibilité. 
  • Réduction des documents perdus. 
  • Gain de temps et d'argent.

Comme on peut le constater, le bureau sans papier offre un certain nombre d'avantages en termes d'accès à l'information stockée par rapport au bureau traditionnel.

OpenKM  permet de gérer votre documentation facilement et en toute sécurité. En outre, via son module de facturation électronique, OpenKM extrait les factures en format «XML» pour les stocker ensuite dans le système, permet également d’autres fonctions telles que la validation de la facture par signature numérique, le téléchargement au format PDF ou l’envoi de notification.

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