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Liste de contrôle pour sélectionner le meilleur logiciel de flux de travail

Mario Zules

Écrit par Mario Zules le 2 août 2019

Ce n’est un secret pour personne que les processus manuels en papier peuvent être fastidieux et inefficaces sur le lieu de travail. Non seulement cela leur fait perdre un temps précieux, mais ils réduisent également la productivité de l'équipe. Par conséquent, les chefs d'entreprise et les propriétaires cherchent constamment des moyens d'améliorer la gestion des tâches quotidiennes grâce aux outils de gestion des processus métier bpm.

Les logiciels de gestion des processus métiers peuvent contribuer de manière significative à accroître l'efficacité et la productivité de l'entreprise tout en réduisant les coûts. En outre, en consolidant plusieurs processus métier, les logiciels de processus métiers peuvent aider les responsables à améliorer la gestion de leurs activités.

En fait, de nombreux résultats de recherche indiquent que la gestion du flux de travail est un élément essentiel du succès d’une entreprise. Mais avec de multiples outils de gestion sur le marché, comment identifier la meilleure solution pour votre organisation?
Dans cette publication, nous évaluerons 10 éléments à prendre en compte avant d’acheter le logiciel de gestion des processus métiers. Nous allons désormais approfondir sur le sujet.

1. Conception simple

Premièrement, le logiciel doit avoir une configuration simple. Si vous trouvez cela compliqué et déroutant, vos ressources humaines auront probablement le même avis. Cela se produira bien sûr, sauf pour votre équipe technique. Le meilleur logiciel de gestion des tâches devrait comporter une interface utilisateur simple, des menus, des outils et des modèles bien conçus. La simplicité est fondamentale. Un logiciel de processus métier qui nécessite une connaissance approfondie de l’apprentissage pour l’utiliser, n’est pas seulement coûteux, il consomme également de l’énergie et du temps. Lacunes que les solutions de gestion des processus bpm doivent réduire dans leur gestion des tâches. Un excellent outil de gestion devrait faciliter votre travail et vous aider à réduire les coûts, le temps et l’énergie.

2. Caractéristiques

Ensuite, il est nécessaire de vérifier les caractéristiques du logiciel de gestion de processus. Chaque logiciel est livré avec ses propres caractéristiques. Ce n’est pas tous les logiciels de processus métier peuvent améliorer les opérations de votre équipe.

Avant d’intégrer un logiciel de gestion des processus métier, vous devez savoir ce qu’il peut et ne peut pas faire au préalable.

Vous pouvez vérifier si l'outil de gestion est basé sur le cloud, afin de faciliter l'accès aux données à tout moment et en tout lieu, ainsi que la sauvegarde sécurisée des données. Vous pouvez également vérifier si le logiciel dispose de la fonction d’indicateurs d’état des contrats de niveau de service afin de permettre aux gestionnaires et aux employés de suivre l’avancement de la tâche.

Voulez-vous que les notifications soient constantes, afin de garder une trace du temps, de l’affectation des tâches et des fonctions de gestion de votre équipe sous contrôle? Les rapports sur le travail effectué et en cours sont essentiels à la croissance d'une entreprise. La gestion des processus en parallèle et le contrôle d'accès basé sur les rôles sont également, d'excellentes caractéristiques pour un système fiable.

Globalement, le meilleur outil de gestion de flux de travail personnalisable devrait être doté de fonctionnalités conçues pour améliorer vos processus métier.

3. Compatibilité croisée

Maintenant que vous êtes satisfait des fonctionnalités, étudions la compatibilité. La compatibilité croisée est essentielle pour les entreprises qui utilisent d’autres outils pour améliorer leurs opérations commerciales. Ils ont besoin d'un système de processus métier pouvant être facilement intégré à d'autres services qui en bénéficient. Une solution de gestion qui ne peut pas être intégrée à d'autres services annule son objectif, qui est d'aider votre entreprise à améliorer l'efficacité et la productivité tout en réduisant les coûts. Le meilleur logiciel d'automatisation des processus s'intègre facilement à d'autres outils déjà intégrés à l'organisation.

4. Sécurité

Ensuite, il est nécessaire de vérifier le statut de sécurité du logiciel. Les données de votre entreprise sont vitales non seulement pour vous mais également pour vos concurrents. Un logiciel d'automatisation incorrect pourrait être la fin de votre entreprise, avec la fuite de données confidentielles à la concurrence. En étudiant l'historique de la société de logiciels et en vérifiant ses mécanismes de stockage des données, vous saurez si vos données commerciales sont en sécurité entre vos mains.

Les services de stockage en nuage sont excellents pour assurer la sécurité de vos informations. Il est intéressant de noter que votre logiciel d'automatisation des flux de travail intègre le stockage dans le cloud.

Le stockage dans le cloud offre non seulement une commodité en termes de récupération des données, mais également en termes de sécurité des données.

5. Personnalisation

La personnalisation est un avantage de tout logiciel d'automatisation de flux de travail. Envisagez des solutions qui vous offrent un espace d’adaptation aux besoins de votre entreprise. Ajuster, ajouter et modifier le logiciel doivent être accessible à la fois à vous et à votre équipe.

Le meilleur outil d'automatisation du flux de travail ne devrait pas nécessiter de connaissances techniques avancées pour la personnalisation; Vous n'avez pas besoin de faire appel à des experts pour vous former, vous ou votre personnel, à apporter des modifications au logiciel.

Un simple outil d'automatisation signifie que non seulement son interface utilisateur est facile à utiliser, mais également ses capacités de personnalisation.

6. Pertinence

Il existe deux types de logiciels d'automatisation de flux de travaux, le logiciel d'usage général et le logiciel d'automatisation de processus ad hoc.

Le logiciel d'automatisation d’usage général, comme son nom l'indique, automatise l'ensemble de votre entreprise. L'inconvénient est qu'il peut ne pas aborder en profondeur des domaines spécifiques de votre entreprise, qui nécessitent vraiment une mise à jour.

D'autre part, un logiciel d'automatisation de flux de travail ad-hoc, tel qu'un système de gestion de documents, traite les processus internes définis. Contrairement au premier, ce type de logiciel d'automatisation fonctionne là où il est requis. Par conséquent, les résultats sont facilement visibles.

En fonction des besoins de votre entreprise, choisissez un outil d'automatisation orienté résultats.

7. Maintenance

En recherchant le meilleur logiciel d'automatisation, vous découvrirez que la plupart des outils sont basés sur le cloud. Cela signifie qu'ils peuvent ne pas nécessiter d'entretien de votre part.

Cependant, certains outils d'automatisation peuvent nécessiter un support technique. Par exemple, les solutions logicielles de gestion des processus, qui sont des applications téléchargées, peuvent nécessiter des mises à jour périodiques.

Toutefois, si vous effectuez la maintenance du logiciel d'automatisation des flux de travail, il est conseillé de bien comprendre la structure de support. Certains éditeurs de logiciels vous informeront de la mise en œuvre des mises à jour; tandis que d'autres demanderont des paiements avant de pouvoir mettre à jour le logiciel d'automatisation. De toute évidence, les éditeurs de logiciels qui demandent le paiement de mises à jour ne constituent pas une bonne option.

8. Évolutivité du logiciel

La croissance et le développement sont les objectifs de toute entreprise rentable. C’est la raison pour laquelle l'idéal, est de choisir un outil d'automatisation au design évolutif.

Personne ne veut atteindre la situation dans laquelle son entreprise a dépassé le système de gestion de projet. Par conséquent, vous devriez commencer à rechercher, examiner, tester et personnaliser un nouvel outil d'automatisation du flux de travail.

Le meilleur outil d'automatisation des flux de travail est évolutif. Par conséquent, songez au potentiel d'expansion du logiciel avant de l'acheter. Vous avez besoin d'un outil d'automatisation adapté à vos besoins, y compris à votre croissance.

9. Service client

Le service à la clientèle est la colonne vertébrale du monde des affaires. Lorsque vous choisissez le meilleur logiciel d'automatisation des flux de travail, assurez-vous que le service client de l'entreprise est au top.

Vérifiez le fonctionnement du service de support fournisseur. Quelles sont leurs heures de support? Et combien de temps les problèmes sont-ils résolus?

Ces informations protègent votre entreprise lorsqu'un incident est généré et que vous ne savez pas quoi faire, surtout en l'absence de votre équipe technique.

10. Coût

N'oubliez pas de vérifier également les coûts d'intégration et de maintenance d'un outil d'automatisation de workflow. Si vous avez des liquidités, le prix peut ne pas avoir d’importance tant que le logiciel offre de la productivité.

Cependant, si vous avez un budget défini, vous chercherez quelque chose qui soit non seulement rentable mais aussi productif.

La plupart des logiciels d'automatisation des flux de travail sont basés sur un abonnement; Ils signifient des paiements mensuels ou annuels pour les services fournis. En fonction de vos besoins, envisagez un modèle de paiement cohérent avec vos flux de trésorerie.

Conclusion

Cela dit, chaque entreprise a besoin d’une solution d’automatisation des flux de travail efficace et économique. Si la gestion des documents est une nuisance pour votre entreprise, un système de gestion de documents tel que OpenKM peut résoudre le problème; améliorer la gestion des processus métier tout en aidant à augmenter la productivité.

Nous espérons que cette liste de contrôle vous sera utile et qu’elle vous aidera à mettre à jour votre processus d’entreprise avec le meilleur logiciel d’automatisation des flux de travail.

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