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Logiciel de gestion pour les agences

Ana CanteliÉcrit par Ana Canteli le 13 juillet 2018

Les systèmes de gestion des documents constituent un outil de base dans le développement du projet de gestion des agences, la grande majorité des informations qu’ils gèrent étant basées sur des documents.

Les systèmes de contenu professionnel sont également utiles pour fournir aux consultants une plate-forme de gestion du temps utilisée dans chaque projet; d'une manière qui les aide à gérer le temps nécessaire pour offrir leurs services, contrôler le temps passé par le personnel dédié aux projets des clients, assigner des tâches ou favoriser la collaboration active de l'équipe, entre autres caractéristiques.

Dans un environnement de plus en plus concurrentiel, l’utilisation des nouvelles technologies marque la différence entre la permanence et la croissance du secteur ou la disparition de l’organisation. L'utilisation intensive de la technologie dans l'entreprise permet aux entreprises de bénéficier de la transformation numérique, un phénomène qui leur permet de diversifier et de renforcer leur position sur le marché de manière inimaginable jusqu'à présent.

Les agences ou bureaux professionnels dédiés aux projets marketing ou aux agences de création - offrant des services de marketing numérique ou la gestion de projets de contenu créatif - doivent notamment disposer d'un outil de gestion de projet conçu spécifiquement pour ce type de service. Ils doivent planifier en temps réel les ressources nécessaires au projet de marketing, les comparer à celles actuellement disponibles et agir en conséquence. De plus, le logiciel de gestion doit fournir des utilitaires pour surveiller les ressources utilisées pour la gestion correcte des comptes. Cela leur permettra non seulement de contrôler les éventuels écarts dans la gestion du projet, mais aussi, si nécessaire, de justifier en détail toutes les tâches effectuées dans le cadre du projet.

Dans ce contexte, le logiciel d'OpenKM pour les agences peut être la solution idéale pour résoudre les problèmes que la gestion de la documentation et des ressources disponibles suppose pour ces organisations. Le logiciel de gestion de projet OpenKM permet de lier la documentation aux projets, qui sont attribués aux utilisateurs via le gestionnaire de tâches inclus dans le système. Les employés qui participent au projet recevront une notification de leur intégration au projet (par e-mail, via l'application mobile) et pourront utiliser les outils de collaboration d'OpenKM pour rester informés avec leurs collègues. De plus, les utilisateurs peuvent accéder directement à la documentation liée au projet. Des documents peuvent être ajoutés aux fichiers existants, de même que des catégories ou même des métadonnées - informations de grande valeur liées au document ou au fichier considéré comme particulièrement utiles -. Vous pouvez également y ajouter des notes ou montrer les relations qui lient un fichier à un autre et quel type de relation ils ont. Pour plus d'informations, les membres du projet peuvent échanger des opinions ou différents points de vue dans la section Forum. Et dans la section Wiki, vous pouvez mettre en évidence les sources bibliographiques, les ressources ou les exigences obligatoires à respecter. Même le système de licences OpenKM permet l'insertion d'utilisateurs supplémentaires afin que, par exemple, le client du projet puisse accéder aux contenus que l'agence considère nécessaires.

Par exemple, le client peut demander une démonstration en temps réel en utilisant l’outil de travail de la société, vous permettant automatiquement d’améliorer la rentabilité de votre bureau professionnel et la satisfaction de votre client. Le système de gestion de documents OpenKM permet aux parties concernées de gagner du temps, car le programme de gestion permet le suivi du projet au fur et à mesure de sa progression et que l'évaluateur peut compter sur les évaluations du client pour améliorer la gestion du bureau professionnel. Les participants peuvent s'abonner au contenu du projet de l'agence et recevoir des notifications chaque fois qu'un changement survient.

D'autre part, le logiciel OpenKM pour les agences administratives permet aux agences, aux bureaux professionnels, aux cabinets de conseil fiscal, aux agences de marketing et aux projets créatifs de gérer la politique de confidentialité conformément au nouveau règlement général sur la protection des données. Cela permet à votre entreprise de mettre à jour les mentions légales afin de les adapter au nouveau cadre législatif, d'adapter la politique des cookies à la nouvelle norme et de permettre aux clients d'accéder au logiciel OpenKM, via une interface personnalisée. Ainsi, les clients accèdent à la gestion documentaire de leurs projets, livres officiels de comptes annuels, dans des conditions d'utilisation ponctuelles. Toute l'activité développée dans ces environnements personnalisés est contrôlée à partir du logiciel des agences OpenKM. En fait, chaque contenu peut être audité depuis l'onglet Journal d'activité, qui offre une traçabilité complète de tous les événements survenus dans le fichier.

Pour faciliter la gestion des services et l'obtention d'informations, les logiciels de gestion des agences OpenKM peuvent également proposer des modèles, tant pour la gestion interne que pour simplifier le rôle du client dans le programme.

Le système de gestion de documents OpenKM peut également être utilisé pour améliorer différents processus de gestion de votre bureau par rapport à vos clients. Grâce à l'automatisation, des protocoles ou des procédures peuvent être implémentés, de sorte qu'un processus ou un service n'atteint pas des stades plus avancés si les exigences stipulées ne sont pas satisfaites. Une telle fonctionnalité facilite les tâches telles que la facturation pour le conseil, les tâches de comptabilité, le contrôle des dépenses, etc. Un autre outil disponible dans le logiciel de gestion OpenKM est le moteur de workflow intégré au système. Il permet de créer un canal de communication et une collaboration optimale entre les participants au processus métier.

Et si vous souhaitez vous plonger dans la transition vers le monde numérique, il peut s’agir de projets de numérisation grâce à Zone OCR OpenKM. Avec cela, nous pouvons reconnaître les types de documentaires avec lesquels l'entreprise travaille et transformer les documents papier en fichiers électroniques avec tout ce que cela implique. Coûts de stockage réduits, sécurité améliorée - dans OpenKM, les utilisateurs pourront voir les documents sur lesquels ils ont des droits d’accès et développer d’autres activités s’ils ont été autorisés à effectuer ces tâches - facilités de collaboration et de communication et économies de coûts liées à la gestion électronique de la documentation.

De plus, le système de gestion des agences OpenKM offre des possibilités d'intégration avec d'autres applications (ERP, programme de facturation, programme comptable ...), grâce aux SDK Java, PHP et .NET. De cette manière, l'intégration fluide du logiciel dans la suite de programmes de conseil est garantie.

Le logiciel de gestion est devenu l'élément fondamental pour fournir un environnement de travail fiable, collaboratif et agile qui facilite l'exécution des tâches pour le personnel de manière efficace et satisfaisante pour l'agence et les clients.

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