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Nouvelles tendances en gestion de documents

Paco ÁvilaÉcrit par Paco Ávila le 10 septembre 2015

 Les entreprises utilisent de moins en moins de documents papier pour faire place à ce que nous appellerions "la gestion numérique de documents". En fait, il existe déjà des organisations dans lesquelles tout se fait de manière informatique, ce qui confère au rôle un rôle secondaire (ou tertiaire).

Par conséquent, de nouvelles tendances dans la gestion des documents apparaissent. Certains étaient déjà connus pour l'environnement logiciel documentaire, d'autres cependant, peuvent créer une tendance cette saison.

Voici quelques nouvelles fonctionnalités concernant la gestion de documents et leurs influences sur la gestion commerciale des organisations::

  1. Gestion de documents dans le Cloud. Il est clair que c’est l’un des piliers fondamentaux de la gestion des documents. Les entreprises n’ont plus besoin d’installations logicielles coûteuses. Grâce au cloud, nous pouvons accéder à tous nos documents rapidement et de manière très simple.
  2. Faire partie des réseaux sociaux est fondamental. Une des tendances (et pas seulement dans la gestion de documents) que les entreprises commencent à utiliser régulièrement est la gestion des réseaux sociaux pour attirer les clients..
  3. Adaptation du DMS aux smartphones Bien que ce ne soit pas une nouveauté, c'est que les smartphones (ou smart phones) évoluent constamment. C'est pourquoi une mise à jour continue des gestionnaires de documents est nécessaire pour une utilisation dans les mobiles intelligents.
  4. Création d'un portail client. Les clients ont de plus en plus d’autonomie pour gérer leurs propres documents au sein de l’organisation, c’est un point de confiance que la société commence à accorder.
  5. Flux de travail. Avec cette fonction, la gestion des documents devient plus rapide et plus efficace. Étant donné que les chefs de projet peuvent rationaliser les opérations en intégrant leurs programmes, flux de travail, communication et gestion de documents dans le même espace.
  6. Si un gestionnaire de documents ne s'adapte pas aux besoins du client, il prendra probablement la décision de se passer du logiciel. Un SGD doit toujours être évolutif, raison pour laquelle de nombreux gestionnaires de documents utilisent déjà cette fonctionnalité.
  7. Les services sont de plus en plus abordables. Cela crée des tendances en adaptant simplement le logiciel à l'image de différentes organisations (PME ou grandes entreprises).

Ces sept tendances nous donnent une idée de ce que l'avenir réserve aux logiciels de gestion de documents. Les entreprises deviennent obsolètes au profit de solutions intégrées et d'applications faciles à utiliser. La technologie sociale, l'informatique en nuage et les appareils mobiles ont un impact permanent, facilitant la vie des professionnels dans pratiquement tous les secteurs.

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