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Pourquoi un logiciel de gestion de documents est important pour une entreprise de transports

Écrit par Angelica Reeves le 9 août 2019

Une étude récente menée par TomTom Telematics a révélé que près de la moitié des directeurs de sociétés d’automobile ou de transports s'accordaient pour dire que la paperasserie, en particulier la facturation et les devis, prend trop de temps. Les processus commerciaux les plus importants reposent également sur une documentation précise, comprenant des documents d'achat, des reçus de carburant, des changements de pneus, des amendes pour accident et des réparations. En outre, de nouvelles réglementations mondiales, telles que l'International Accounting Standards Board et la procédure de test pour les véhicules légers harmonisés dans le monde, ont été mises en œuvre et touchent les constructeurs automobiles européens et mondiaux. Alors que l'industrie de la chaîne d'approvisionnement et de la logistique poursuit sa conversion numérique, le logiciel de gestion de documents (DMS) pour les constructeurs automobiles est une solution de gestion de plus en plus essentielle.

Pourquoi opter pour un système de gestion de documents?

Les gestionnaires de documents constituent un référentiel central pour tous les documents liés à la gestion du parc, y compris les courriers électroniques et les enregistrements. Cela réduit non seulement la quantité de papier utilisée par une entreprise, mais offre également de nombreux autres avantages.

Réduisez les risques de perte de documents. Un seul accident non évitable, tel qu'un incendie, peut paralyser les systèmes de gestion de votre entreprise si vous ne passez pas à un système de données numériques. Les fichiers informatiques peuvent être stockés sur un réseau cloud ou à plusieurs endroits, ce qui réduit considérablement le risque de les perdre.

Optimiser les coûts en temps et en argent. La mise en œuvre d'un système de gestion électronique des documents réduit les coûts globaux en termes de stockage, d'imprimantes, de services de livraison de documents et d'assurance. La société française de gestion de parc automobile Arval a indiqué sur son site Web que la gestion des documents occupe 31,4% du temps des employés, ce qui revient à 13 600 € par employé et par an.

Les données à votre disposition. Les documents numérisés et sécurisés peuvent également être accessibles de n'importe où. Cela permet à votre entreprise d'évoluer et de se développer en fonction des données de demande pouvant être ajoutées en quelques secondes. Un logiciel de gestion de documents avancé peut également améliorer considérablement les relations avec vos clients, car les enregistrements et les rapports des clients peuvent être récupérés immédiatement. Nick Brownrigg, PDG d’Alphabet, indique que sa conversion au numérique a aidé l’entreprise à "surmonter certains obstacles, tels que le flux de travail interne destiné à améliorer les temps de réponse et les rapports destinés aux grands clients, avec une meilleure analyse des données. "

Dans un article rédigé par Mario Zules pour le blog OpenKM, il déclare que le processus vers un bureau sans papier entraîne également une rationalisation des processus métier. Avec le bon système de gestion de documents, les employés peuvent consulter, déléguer, autoriser et transférer des informations en un seul clic. Actuellement, cela est largement mis en œuvre par les sociétés de location britanniques. Verizon Connect explique en détail comment personnaliser les formulaires de travail pour chaque employé, ce qui améliore la manière dont les livraisons ont lieu, car les chauffeurs peuvent les compléter à la volée. Cela réduit non seulement la quantité de paperasses qu'une entreprise utilise, mais également le temps que les conducteurs passent au volant. Un bon exemple de la manière dont un système de gestion de documents, intégré à un logiciel de gestion de flotte de véhicules, peut accélérer tous les aspects d’une entreprise de ce secteur.

GED et automatisation

L'automatisation et l'intelligence artificielle sont également en train d'être développées pour pouvoir être intégrées au GED aujourd'hui. On estime qu'il atteindra 2,6 milliards d'euros en Europe d'ici 2030; L'intelligence artificielle dans les transports et la gestion de flotte fait de grands progrès en matière d'innovation. TT News rapporte que le traitement des images et l'analyse prédictive sont les deux applications d'IA les plus pertinentes dans DMS. Avec le traitement des images, un pilote peut désormais envoyer une photo d'un ticket de trafic et l'application IA peut archiver et automatiser ses documents. Le suivi de la flotte de véhicules peut ajouter une balise de géolocalisation à la documentation, augmentant ainsi la transparence. Et en plus, la capacité du système de gestion de documents basée sur l'IA d'analyser et de suggérer des actions. Cela est dû aux habitudes d'apprentissage trouvés dans la paperasse; telle que la diminution de la productivité du compteur, des véhicules et du personnel, sujet aux risques et aux accidents, et un suivi erroné de la flotte par GPS.

Alors que la gestion de flotte devient plus complexe avec les tendances changeantes en matière de financement et de remarketing dans les sociétés de gestion de flotte, un système de gestion de documents de grande taille tel qu'OpenKM garantit qu'une entreprise peut évoluer à tout moment.

Bio: Angelica Reeves est une consultante en logistique senior née et a grandi à Barcelone. Angelica est constamment à la recherche de la prochaine grande perturbation de l'industrie. Pendant ses jours libres, elle regarde des pièces de théâtre avec ses deux charmantes filles.

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