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Rôle du logiciel de gestion de documents, à l'ere du numérique dans les banques

Ana Canteli

Écrit par Ana Canteli le 5 juillet 2019

Le secteur bancaire fait partie des principaux marchés verticaux, avec un plus grand potentiel de croissance des investissements technologiques. Ce n'est pas une surprise, étant donné le grand nombre de transactions effectuées quotidiennement et les investissements que les banques consacrent à leur plan stratégique d’optimisation des processus.

Gérer correctement la gestión de l’information d'une organisation est quelque chose de plus que nécessaire à l'ère de la transformation numérique, ne serait-ce que par le fait que nous générons chaque fois plus de données et à un rythme de plus en plus rapide. L'importance des données est essentielle dans le secteur financier et, dans la plupart des cas, la gestión de l’information s’afiche sur des documents.

Les documents électroniques ou papier peuvent faire partie de différents processus d’affair: service clientèle, ventes et opérations, paie, administration juridique, marketing, etc. Beaucoup de gens identifient le concept de logiciel de gestion de documents électroniques au bureau sans papier, et s'il est vrai que l'élimination du papier est une tendance qui se maintient, c'est un aspect plus, dérivé de la feuille de route de la transformation numérique. Les principaux avantages de la mise en œuvre d'un système de gestion électronique des documents sont l'amélioration des processus métier, la satisfaction du client, la collaboration entre les ressources humaines de l'entreprise et des relations de meilleure qualité avec les fournisseurs et les parties prenantes. Il y a plus et nous soulignerons les plus remarquables:

  • Unification des référentiels: à mesure que les entreprises progressent, elles ont besoin de gérer un ensemble croissant de base de données, qui contiennent souvent des données personnelles et des informations sensibles sur des personnes physiques ou morales. Un système de gestion documentaire garantit l'identification de tous les utilisateurs ayant accès aux informations, qui sera fournie en fonction de la définition de leur rôle et de la sécurité appliquée. Ce n’est pas en vain que la sécurité des base de données et la confidentialité sont des valeurs essentielles dans le plan stratégique de la banque numérique, où les utilisateurs peuvent saisir des données et des mots de passe pour accéder à leur profil, à une liste de produits et services, à des relevés bancaires, etc. Un bon système de gestion des documents réduit considérablement les risques liés aux opérations.
  • Économies de coûts: la gestion de millions de documents, qui font partie des fichiers, qui manipulent non seulement les banques, mais également leurs clients, entraîne un coût financier élevé pour les entités. Grâce à un système GED, la banque peut faciliter la gestion de certains processus automatiquement, facile et rapidement, ce qui réduit considérablement les coûts (impression, mettre sous enveloppe, timbre-poste, dépenses en ressources humaines) pouvant être utilisés pour les envois, ou des processus métier plus rentables dedans le plan stratégique du banque.
  • Gain de temps: pas seulement pour les banques, qui peuvent dans leur feuille de route se passer de tâches manuelles ou à forte intensité de main-d'œuvre, ce qui simplifie les flux de travail. Le service à la clientèle doit être une priorité, en particulier dans un secteur tel que la banque où les clients sont susceptibles aux changements ou des situations. Fournir un accès rapide aux informations ou aux services banacaires qu’ils demandent, via le Web ou via l’application mobile, sans devoir se rendre au bureau ou dans la file d’attente profitera à tous les acteurs concernés; une plus grande satisfaction de la clientèle et une meilleure image de la banque. Un bon système de gestion documentaire facilite la recherche sur des base de données, la gestion de l’information et de fichiers, ainsi que de procédures telles que la signature électronique, entre autres.
  • Amélioration des flux de travail: un bon système GED permet de réduire le nombre d’étapes nécessaires à la réalisation d’une procédure ou d’un processus, ce qui contribue directement à accroître la souplesse et l’efficacité des flux de travail, car les ressources humaines de l’entité trouvera plus facilement les informations ou les documents, tout en respectant les processus et protocoles documentaires mis en œuvre dans le gestionnaire de document.
  • Avantages pour l'environnement: la mise en place du bureau sans papier suppose directement la réduction de la consommation de papier et - ses effets sur l'abattage des arbres, la déforestation ou l'augmentation du CO2 dans l'atmosphère - la diminution des consommables tels que le toner imprimante et les déchets et produits chimiques qui en résultent. L'opinion publique est de plus en plus sensible à cette question, c'est pourquoi toute action liée au respect et à la protection de l'environnement est pertinente.
  • Respect de la réglementation: la banque est l'un des secteurs d'activité les plus réglementés. Le respect des normes et réglementations légales ainsi que la mise à jour sont una part essentielle de la feuille de route de tout établissement financier ou de crédit. Cependant, le respect de cette obligation peut être très difficile, en particulier dans les organisations où l'inspection et le contrôle sont manuels. Un logiciel de gestion de documents approprié soutiendra l'exécution du cadre réglementaire et juridique tout en protégeant les données et les informations de ses clients.
  • Audit électronique: l'une des conséquences de la dernière crise financière a été l'augmentation du nombre d'audits, tant internes qu'externes, auxquels une banque doit être soumise, afin de certifier que toutes les normes et lois établies sont respectées. Un système de gestion de documents permet à la banque de conserver toutes les transactions enregistrées, de sorte que les audits deviennent une procédure plus agile et plus efficace, réduisant au minimum la présence d'erreurs.

Étapes pour appliquer un logiciel de gestion documentaire

La transformation numérique, en plus du cloud computing, de la numérisation de documents ou de données volumineuses, devrait commencer par la gestion de documents.

Le rythme des changements dans les processus, les produits, les goûts et les habitudes des consommateurs est s'accélèrer. La gestion documentaire et la numérisation des processus aident les entreprises à mieux gérer les incertitudes. Nous avons vu que les avantages d’un système de gestion électronique de documents sont évidents dans la feuille de route de la banque numérique et très variés, mais lors du choix d’un gestionnaire de documents ou d’un autre, il existe une série d’étapes à prendre en compte.

  • Solution de gestion de documents intégrée: n'oubliez pas que de nombreuses organisations gèrent un grand référentiel d'historique sur papier. Le système de gestion de documents choisi doit intégrer des outils de numérisation. Dans cet aspect, le système OpenKM offre des fonctionnalités telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) qui facilite l'identification des types des documents et l'extraction des données qu'il contient. Il fournit également un moteur OMR (reconnaissance optique des marques) et des extracteurs de texte pour pouvoir indexer les documents. De plus, la technologie Open Source d'OpenKM permet à l'organisation de paramétrer le système en fonction des besoins actuels ou futurs et de l'adapter au système. D'autre part, les banques trouvent parfois des logiciels non obsolètes ou non mis à jour. OpenKM propose des SDK en Java, PHP. et .NET qui facilite l'intégration du gestionnaire de documents dans la suite de programmes de l'entité, contribuant ainsi à l'élimination des silos.
  • Facilité d'utilisation et flexibilité: lorsqu'une entreprise commence à gérer correctement ses documents, elle voit comment sa productivité augmente et ses coûts sont réduits. Mais il serait peu utile d'avoir un gestionnaire de documents avec des manuels et des guides d'utilisation si les employés ou les clients n'utilisent pas ces ressources. Le principal avantage de la gestion de documents réside dans l’accès instantané à l’information. Afin de garantir l'engagement de la communauté d'utilisateurs, il est fondamental de proposer des solutions simples à utiliser qui résolvent des cas d'utilisation spécifiques démontrant que la nouvelle application est réalisée en moins de temps. Ces bonnes expériences initiales encouragent l'acceptation de l'élargissement du gestionnaire à davantage de processus ou de départements. Avec OpenKM, l’organisation peut améliorer le quotidien de ses employés et de leurs clients grâce à l’utilisation d’automatisations ou de flux de travail. Dans les deux cas, l’impact des erreurs humaines potentielles est minimisé, la conformité est garantie et la réalisation des objectifs attendus.
  • Services de conseil, support technique et applications: la sélection d'un système de management n'est pas une décision banale, elle implique un engagement et un pari technologique à long terme. Le système d’OpenKM, en plus d’offrir une plate-forme entièrement configurable et adaptable à chaque cas d’utilisation, propose une application mobile pour atteindre ce groupe croissant d’utilisateurs et faciliter la mobilité, tant pour les employés de banque que pour leurs clients.D'autre part, le support d'OpenKM en tant que fournisseur de gestion de documents se poursuit avec le service technique qui garantit la mise à jour continue dans le temps, ainsi que le traitement et la résolution de tout incident. Et pour promouvoir l'acceptation, l'utilisation et l'amortissement du système, nous proposons des cours de formation adaptés au type d'utilisateur et des services de développement ad-hoc pour répondre aux besoins de tous les clients.

Avec OpenKM, vous pouvez obtenir une plate-forme de travail pour vos employés, dans n’importe quel département, favorisant la collaboration, un accès rapide aux documents, tout en garantissant la sécurité des informations, la conformité réglementaire et, si vous le souhaitez, le système sera aussi disponible pour vos clients, via une application mobile ou Web.

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