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Surveiller les opérations commerciales critiques

Ana CanteliÉcrit par Ana Canteli le 1er avril 2018

L'ère numérique a atteint toutes les entreprises. Il n'est plus possible de gérer une organisation sans prendre en compte les nouvelles technologies et leur impact sur l'expérience de l'utilisateur (employé) ou de l'utilisateur final (client). Parce qu'une application est non disponible, qui présente des difficultés d'accès ou une mauvaise performance, peut affecter négativement la perception de l'entreprise; En plus de réduire la productivité des travailleurs, soyez frustré pour les clients, les groupes d’intérêt…

Par conséquent, la surveillance des transactions commerciales - également appelée gestion des transactions commerciales - aide les entreprises à détecter et à identifier les problèmes d’exécution des applications critiques avant même que ces incidents n’affectent la société, l’utilisateur final.

Avec des milliards de transactions (big data) dans nos systèmes d’exploitation, la surveillance du réseau, la surveillance des bases de données et la surveillance des serveurs en temps réel sont les piliers fondamentaux des applications critiques pour les entreprises. Grâce aux outils de surveillance, le personnel des opérations informatiques et les responsables des applications Web peuvent identifier si le problème provient du logiciel intermédiaire, de la base de données; En raison de la file d'attente des messages, de l'accès externe aux applications, etc. Il s'agit généralement des sources d'incidents les plus courantes dans l'exécution des applications et la surveillance des transactions commerciales critiques. Grâce à l’observation et à l’analyse des transactions commerciales, les informations sont collectées en temps réel, en relation avec les indicateurs clés de l’utilisateur final et des processus métier, pour protéger l’entreprise des menaces, proposer de nouveaux produits.

La surveillance des applications peut aider les entreprises à maintenir et même à améliorer la qualité du service offert par l'organisation, via des applications Web ou des applications mobiles. L'obtention de données en temps réel sur les transactions commerciales est particulièrement pertinente pour le commerce numérique, car elle leur permet de réagir plus rapidement dans un secteur où le temps de réponse est un facteur critique pour la survie de l'organisation. De plus, les outils de surveillance peuvent être très utiles dans les environnements de préproduction (surveillance proactive), dans lesquels les développements peuvent être testés et les goulots d'étranglement potentiels identifiés, avant que les développements ne soient utilisés par le personnel. La surveillance des transactions fournit des informations de grande valeur sur la manière dont les applications critiques de l'entreprise agissent et, par conséquent, fait le nécessaire pour optimiser votre configuration. Cela réduira le temps consacré par le personnel technique à la révision des alertes système, tout en garantissant que ces alertes sont le résultat d'incidents réels et pertinents.

Dans ces scénarios, le système de gestion de documents OpenKM peut aider à surveiller les transactions commerciales critiques dans l'entreprise. Le système de gestion de contenu d'entreprise OpenKM offre des SDK Java, PHP et .NET permettant à OpenKM d'être connecté à n'importe quelle application d'entreprise, de sorte que le gestionnaire de documents puisse servir de conteneur pour toutes les informations issues des transactions. Dans OpenKM, nous pouvons générer des rapports sur tout élément qui nous intéresse; automatiser la création de rapports, recevez-les quand vous voulez ou faites la même chose avec les notifications d'alerte et recevez-les par courriel ou via l'application mobile OpenKM. Parce que, les grandes données (Big Data) générées par les transactions commerciales sont des informations à gérer, à consommer et à utiliser dans la prise de décision.

Le système de gestion de documents OpenKM vous permet de surveiller à tout moment le flux des documents critiques de votre entreprise. Cela rend possible la création d'un système multiplateforme global qui surveille le flux de big data échangé avec des partenaires ou des clients au niveau international, pour s'assurer que tous les contenus tels que les bons de commande, bons de livraison, factures, reçus, notifications de expédition navale, rapport de vente, inventaire d'entrepôt, etc. suivent les règles de l'entreprise ou les protocoles définis dans le système de gestion des documents. Et s’ils ne le font pas, le système lui-même enverra une alerte aux responsables du processus.

Parce qu'une transaction critique échouée peut avoir de graves conséquences sur l'entreprise; arrêter une ligne de production, retarder l'expédition d'un envoi. Cela rend impossible de payer les services contractés à temps, mais aussi d’obtenir les liquidités nécessaires pour payer les salaires. Il est donc clair qu'une entreprise dépend directement de sa capacité à gérer des transactions commerciales qui fournissent la documentation nécessaire au moment voulu et avec la qualité requise.

Pour cela, l'entreprise peut utiliser la multitude de fonctionnalités offertes par le gestionnaire de documents OpenKM. A travers les modules, l'organisation peut étendre les fonctionnalités du programme, adapter le système à chaque cas:

  • Multi-sociétés: c'est une solution idéale pour les organisations qui opèrent via un réseau de bureaux. Chaque bureau a accès à sa sous-instance, tandis que le bureau central gère le serveur, la maintenance et la structure des ressources humaines.
  • Code à barres: OpenKM intègre un module d'identification et de lecture de codes à barres qui prend en charge les codes à barres linéaires et 2D par défaut, bien que l'architecture du plugin permette d'étendre cette capacité à d'autres formats.
  • Fichier de courrier électronique: il permet la conservation et la protection automatisée des communications que l'entreprise échange avec les fournisseurs, les clients et les groupes d'intérêt. Permet de récupérer des emails perdus ou supprimés par erreur, de satisfaire aux exigences d'audit, de protéger la propriété intellectuelle et la pratique de l'e-Discovery, en cas de litige ou d'enquêtes internes.
  • Facture électronique: OpenKM extrait la facture au format XML pour les stocker dans le système et intègre d'autres fonctionnalités pour valider les factures via la signature numérique - OpenKM fournit, quant à lui, un client de signature électronique - entre autres activités.
  • CMIS: est une spécification qui permet l'interopérabilité des systèmes de gestion de contenu d'entreprise. Il est conseillé dans les scénarios suivants: référentiel vers référentiel (lorsque plusieurs référentiels de contenu fonctionnent ensemble). Application à référentiel (lorsqu'une application utilisant du contenu se connecte à un référentiel de contenu). Référentiels institutionnels (lorsqu'une application interagit simultanément avec plusieurs référentiels de contenu, intégrant les résultats dans une interface utilisateur unique).

Dans un environnement aussi changeant, où le plus rapide et le meilleur qui s'adapte aux nouvelles tendances devient le leader du secteur, la capacité de restructurer les processus métier est un avantage concurrentiel qui vous permet non seulement d'atteindre vos objectifs mais de les dépasser. Cela garantit également la survie de l'organisation à long terme.

Avec OpenKM, l'entreprise peut mettre à jour la définition et l'exécution des processus métier de manière efficace et coordonnée.

Les opérations commerciales critiques peuvent être gérées, mises à jour et contrôlées via les outils de communication OpenKM. Le personnel chargé de la surveillance du réseau, de la surveillance des serveurs, des bases de données, de la surveillance des applications ou des systèmes critiques, peut maintenir la communication en temps réel via le chat intégré au gestionnaire de documents. Grâce à l'automatisation des processus, ils peuvent ajouter des notes, des métadonnées ou classer des documents commerciaux critiques et s'assurer que les protocoles ou les processus métier sont toujours respectés.

En cas de doute concernant la dernière mise à jour d'un processus métier, ce qui affecte la qualité du service ou le degré de satisfaction de l'utilisateur final; Grâce au contrôle de version (historique), vous pouvez voir les contributions de chaque utilisateur et récupérer les versions précédentes. En outre, si la transaction commerciale présente un intérêt particulier, l’utilisateur peut s’abonner au contenu afin de recevoir des notifications chaque fois que la transaction est soumise à une modification.

La section Relations est utile pour voir d'un simple coup d'œil les liens que ces transactions gèrent avec d'autres processus. La section Forum, liée à la transaction commerciale ou à la surveillance des applications critiques, offre un espace d'échange d'opinions ou d'évaluations aux utilisateurs qui travaillent dans le service. Finalement, dans la section Wiki, vous trouverez les sources et les ressources qui ont été prises en compte lors de la préparation du protocole ou du suivi du processus. Il est très utile de savoir par où commencer pour repenser les flux de travail, à partir de l'origine. Le système de gestion de documents OpenKM comprend un moteur de flux de travail qui permet de définir et d'exécuter les processus les plus sophistiqués.

Le client de signature numérique OpenKM peut être utilisé pour montrer la conformité des responsables, voire des clients, aux modifications, mises à jour ou décisions prises. Et grâce au moteur de recherche, nous pouvons rechercher toute information pertinente basée sur une multitude de critères. Nous pouvons non seulement récupérer la documentation liée au niveau de satisfaction d'un utilisateur, ou sur des indicateurs clés du niveau de service ou des performances de l'application, en fonction du nom du fichier, mais également pour tout mot faisant partie du corps du document, l'auteur ou par plage de dates. Selon son emplacement, le type de fichier, la catégorie ou les métadonnées du document. Et si une réunion doit être organisée, en invitant les responsables du service et en leur demandant de passer en revue la documentation, le gestionnaire des tâches OpenKM peut être la solution idéale pour maintenir la coordination des équipes.

Avec OpenKM, l'organisation aura la sécurité de maintenir la structure matérielle et logicielle, de sorte que l'entreprise maintienne un niveau et une qualité de service adéquats pour l'offre de produits et de services. ce qui se traduit par une amélioration de la qualité de l'expérience de l'utilisateur et de la satisfaction de ses clients.

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