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Système de gestion de documents - Comment commencer

Ecrit par Bailey Belmont le 4 octobre 2019

 Traiter de grandes quantités de documents semble souvent prendre beaucoup de temps et n'est pas approprié en matière d'efficacité commerciale. Lorsque vous avez tous vos documents non organisés, cela devient compliqué pour votre responsable des enregistrements, et pour vous, de gérer la quantité d'informations. En outre, cela vous oblige à faire des copies inutiles et à passer des heures à chercher les documents perdus.

Pour augmenter la productivité et réduire les coûts, de nombreuses entreprises décident de se lancer dans un logiciel de gestion de documents offrant de nombreux avantages. À titre d’exemple, la société Write My Essay Today a depuis longtemps tiré parti du lancement d’un système de gestion de documents faisant partie des solutions de gestion. L'utilisation de ce système pour stocker les documents permet à l'entreprise d'accroître l'efficacité de la gestion de contenu, de réduire les coûts associés à la gestion de documents et de garantir la gestion sécurisée de chaque document électronique.

Compte tenu de la liste des avantages d’un système de gestion de documents, son installation vous offre un avantage considérable. Voici quelques conseils pour vous aider à commencer.

Assurez-vous que le système est fait pour vous

Déterminez si le logiciel de gestion de documents vous aidera dans vos opérations quotidiennes et comment il améliorera les processus de l’entreprise en général. Déterminez si tous les départements auront facilement accès aux données nécessaires. Plus important encore, essayez de savoir si le système de gestion de documents est compatible avec votre logiciel actuel. De plus, calculez l'efficacité du nouveau système et comparez-le aux coûts actuels. Dans l’ensemble, vous devez vous assurer que l’un des systèmes de gestion de documents de base existants sera bénéfique pour votre entreprise.

Explorez le parc informatique de votre entreprise

Considérant que le logiciel de votre entreprise est une étape essentielle dans le démarrage d’un système de gestion de documents d’entreprise, votre tâche consiste à appliquer celui qui conviendra à votre système informatique et à la configuration de vos ordinateurs. Enfin, assurez-vous que le logiciel de gestion de documents choisi est compatible avec les bases de données (DB), les documents d’entreprise, les types de fichiers et les applications utilisés par votre personnel.

Débarrassez-vous des documents dont vous n'avez plus besoin

Certains fichiers peuvent vous distraire des tâches essentielles. Afin de ne pas importer de fichiers obsolètes et non pertinents dans le système de gestion de documents, consacrez un peu de temps à la purge des documents inutiles. Vous pouvez opter pour la suppression ou l'archivage des données si vous n'êtes toujours pas certain de leur nécessité. Quoi qu'il en soit, cela vous aidera considérablement à démarrer un système de gestion de documents électronique.

Pensez à une stratégie de traitement de documents

Une fois que vous avez analysé le logiciel de gestion de documents et vous êtes assuré de sa compatibilité avec votre organisation, préparez une stratégie. Cette étape est en effet fondamentale car elle décrit l’ensemble du processus de stockage et de traitement des documents.

Tout en travaillant à la mise en place d’une stratégie efficace, prenez en compte les points suivants:

  • Comment les documents seront examinés, traités, reçus et stockés dans le système
  • Si le processus sera le même pour toute l'entreprise ou différent pour chaque département
  • Comment le système traitera-t-il les fichiers obsolètes et ceux dont l'entreprise n'a pas besoin?
  • Le temps nécessaire pour traiter et réviser les documents

Installez un système convivial

Certaines caractéristiques des employés doivent être prises en compte avant l'installation d'un système de gestion de documents. À titre d'exemple, considérons l'âge, le style de vie et l'ouverture à l'innovation des employés avant d'appliquer des solutions de gestion. Si la majorité des employés sont prudents, assurez-vous que votre solution logicielle est facile à comprendre et à utiliser. Le système doit disposer d'une interface conviviale sur laquelle tous les travailleurs, quel que soit leur âge, puissent fonctionner.

En savoir plus sur le service de support du système

En réalité, une fois que vous avez installé un système ou un logiciel, vous devez le maintenir. Vérifiez donc si le logiciel de gestion de documents est fourni avec le matériel requis et des informations utiles.

Pour le rendre plus organisé, faites une liste des emplacements de fichiers

Peu importe que vous installiez le système de gestion de documents pour vous-même ou pour l'entreprise: la création d'un catalogue d'emplacement de fichier est nécessaire pour éviter toute confusion avec les documents et le contenu. Comme le principal problème du démarrage d’un système de gestion de documents n’est pas en mesure de distribuer toutes les données, la création d’une telle liste facilitera votre tâche et rendra la gestion du stockage plus efficace. Par exemple, essayez de classer tous vos documents et de les stocker dans des emplacements différents. Ensuite, créez la liste des emplacements et utilisez-la pour rechercher un document spécifique.

Démarrer un logiciel de gestion de documents n’est pas une tâche compliquée à condition d’être préparé à l’avance. Essayez simplement de vous assurer que cela correspond à votre entreprise et prenez des mesures pour la rendre conviviale afin que vous puissiez en tirer le meilleur parti.

Bio: Bailey Belmont est spécialiste du marketing numérique chez Handmade Writing, écrivain de blogs et imbiber de café. Véritable gourou du marketing, elle partage des idées pour aider les entreprises influentes à atteindre leurs objectifs stratégiques. Vous pouvez joindre Bailey sur Twitter.

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