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Top 5 des erreurs de gestion des enregistrements à éviter

Ana Canteli

Écrit par Nora Mork le 21 juin 2019

Vos dossiers reflètent une grande quantité de temps et de ressources de la société. Ils sont essentiels pour protéger votre entreprise dans une série de situations défavorables et sa valeur dans les audits est incalculable. Vous trouverez ci-dessous une liste des erreurs dans la gestion des enregistrements à éviter lors de la gestion de vos enregistrements. 

1. Retarder le transfert vers une installation sécurisée

Il est essentiel que les entreprises délaissent les options de stockage internes, car elles sont les plus chères et les moins sécurisées pour vos fichiers, courriels et serveurs de données. L'une des premières étapes consiste à établir des directives de continuité des opérations et à protéger les enregistrements de l'entreprise en cas d’interruption ou de sinistre. Pour ce faire, le moyen le plus simple consiste à effectuer le suivi de vos archives vers un emplacement externe.

2. Ne pas choisir la bonne installation pour le stockage hors site

Une fois que vous avez décidé de déplacer votre référentiel vers une installation externe, il est très important de choisir le bon emplacement.

Il ne suffit pas de placer vos archives dans un conteneur de stockage et de fermer le cadenas. Aujourd'hui, la norme de l'industrie est un système d'alarme de pointe, une détection du mouvement et du son, un contrôle de la température et une protection contre les insectes, les rongeurs, les incendies et toute autre menace pour les archives de votre organisation. Il existe de nombreuses façons de s’assurer que le centre de stockage répond aux normes de l’industrie. Bobby Greene, rédacteur économique dans le magazine Australian Help and State of writing, écrit que "postulez pour des affiliations dans le secteur, telles que PRISM, ASIS International, l'American Association of Records Management (ARMA). ), l’Association nationale pour la destruction de l’information (NAID) et le National Records Centre (NRC). "

Si un centre de stockage est membre de l'une de ces organisations, cela signifie qu'il a satisfait aux normes en vigueur dans l'industrie et vous pouvez être sûr que vos enregistrements seront stockés dans des installations ultramodernes.

3. Ignorer vos données ROT (redondantes, obsolètes et triviales)

Toutes les entreprises disposent de ce type de données redondantes, obsolètes et triviales, et beaucoup ne savent tout simplement pas comment gérer ces enregistrements. Le fait que les données soient obsolètes ou triviales ne signifie pas qu’elles peuvent être supprimées ou stockées de quelque manière que ce soit. La première chose à faire pour s'attaquer à ce problème est de créer un programme de gouvernance de l'information et d'investir dans un logiciel qui vous permettra d'identifier ce type de donnée et de le classer de manière à vous éviter d'acheter davantage de stockage pour développer et stocker les données ROT. qui n'est plus nécessaire aux opérations de votre entreprise.

4. Défaut de classer certaines données

Lorsque vous obtenez une solution de gestion des enregistrements qui convient à votre entreprise, assurez-vous qu’elle inclut toutes vos données, y compris le partage de fichiers et le courrier électronique. Si votre plan de gestion des enregistrements n'inclut que certains types d'entrepôts de données, ou que l'installation que vous avez sélectionnée n'est équipée que pour gérer certains types de données. Votre organisation en souffrira à long terme et vous aurez un problème encore plus important à résoudre à l'avenir. Alex Morne, responsable de projet chez les boursiers Academized and Paper Fellows, rappelle aux entreprises que les solutions de gestion des enregistrements "commencent à indexer et à organiser leurs fichiers dès le début de leurs opérations. "Il ne suffit pas de simplement les déplacer hors de l'immeuble, mais un système clair doit être mis en place pour transférer les enregistrements et indiquer clairement comment continuer à fonctionner à l'avenir."

5. Mauvaise élimination des documents

Il est extrêmement important de respecter les règles de mise au rebut de vos documents. Il est assez facile de mettre en œuvre une solution et de l’utiliser, mais de nombreuses personnes ont peur et sont froides au moment de disposer définitivement de vos dossiers. La première étape consiste à s'assurer que la politique reflète un processus d'approbation claire avant de procéder à toute aliénation. Idéalement, ce processus devrait être automatisé afin que les utilisateurs puissent être tenus responsables de leurs approbations. L'élimination elle-même doit également être simple et automatisée ou être transféré dans une installation externe. N’oubliez pas de vous débarrasser de votre matériel de manière appropriée, notamment en déchiquetant régulièrement les enregistrements clés. Il existe une réelle menace de plongeurs de benne à ordures, qui peuvent être des criminels ayant l'intention de vendre ou d'utiliser vos informations à des fins néfastes. N'oubliez pas que les concurrents, les sites d'informations et les enquêteurs peuvent tous être intéressés par le contenu de votre recyclage et de vos déchets.

Nora Mork est chef de projet et rédactrice économique chez UK Writings and Essay Roo. Elle aide les entreprises à créer des projets efficaces et contribue au blog Boom Essays.

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