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Transformation numérique au gouvernement

Ana Canteli

Écrit par Ana Canteli le 15 octobre 2018

Dans la transformation numérique de l'administration publique, le défi est le changement technologique et non la technologie. Les technologies numériques doivent être perçues comme un moyen de repenser les processus de service afin que l'expérience de l'utilisateur et ses besoins soient les protagonistes de l'effort de transformation.

Et la gouvernance des TIC dans le secteur public a beaucoup à dire à ce sujet. Il s’agit de prendre les données comme matière première avec laquelle les décisions appropriées sont prises; et en même temps, faire en sorte que ceux-ci puissent être amortis par la société grâce à son utilisation continue. Comment Pour commencer, il est nécessaire d’expliquer clairement le cadre des politiques publiques ainsi que l’agenda numérique de l’administration, puis de déterminer les informations dont nous avons besoin pour alimenter les processus administratifs sur des canaux numériques - politique de confidentialité, avis juridique sur les pages Web, réseaux sociaux, etc., pour que les données collectées soient alignées sur les objectifs proposés dans la feuille de route du plan de transformation numérique de l'administration publique. Ce serait la première étape nécessaire à la transformation numérique des gouvernements et de la fonction publique.

L’évolution de la transformation continue avec l'adhésion des employés du secteur public à une administration numérique, afin de s'acquitter de leurs tâches et d'améliorer la gestion de la performance et la qualité des services publics proposés. Avec l'application de la politique de confidentialité la plus récente (ce qui implique l'inclusion de l'avis juridique approprié), appliquez des politiques de transparence dans le fonctionnement interne des activités des gouvernements et améliorez ainsi l'expérience client dans les administrations du secteur public.

Ce changement nécessite des efforts, principalement à l’interne. Le meilleur exemple de transformation numérique dans l'administration publique ne sera pas celui avec le meilleur siège électronique, ni la section FAQ la plus fréquentée, ni le certificat numérique le plus reconnu. Sinon, l'expérience utilisateur est plus satisfaisante pour la citoyenneté numérique. Les administrations publiques doivent donc concevoir leurs modèles d'entreprise dans le cadre d'un ensemble dans lequel d'autres administrations locales agissent en tant que sièges sociaux d'une entité plus grande.

Collecte de données et analyses avancées

La capacité du Big Data à améliorer les services offerts aux citoyens est une réalité que les organismes publics n'ignorent pas; en fait, sa présence est un symptôme d'un véritable gouvernement numérique. L’analyse et le traitement de gros volumes de données permettront aux administrations de se positionner comme une entité reconnue, offrant et pouvant garantir des services publics de qualité. Il est nécessaire de réformer la culture organisationnelle des entités pour faire face à ce défi numérique de l'administration, car la révolution numérique nécessite une refonte du service public de l'avenir. Car si quelque chose caractérise les entités publiques (ou du moins on les suppose), c’est le rôle du garant des services publics qui définit l’état et la qualité de vie de ses citoyens, et pour cela les administrations publiques doivent être des leaders à leur portée d'activité.

L’utilisation des technologies numériques dans des domaines connexes pour les citoyens peut sembler un objectif difficile et même écrasant, mais c’est le moyen nécessaire pour maintenir le rôle prépondérant attendu des organismes publics. Si ces entités ont l’obligation de stipuler le cadre juridique, les normes et de les appliquer - par le biais de la notice légale, de la politique de confidentialité - afin de garantir des niveaux de services minimaux mais toujours à la hausse; ils devraient utiliser les avancées technologiques actuelles et les solutions les plus avancées pour non seulement assumer, mais également répondre aux objectifs de l'administration publique «électronique ». L'adaptation technologique des carrières professionnelles du secteur de la fonction publique est essentielle dans le projet de transformation numérique. Le personnel manque de compétences numériques: connaître les implications de la politique de confidentialité, se conformer à la notice légale, sur les sites Web d'organisations publiques ou de réseaux sociaux d'administrations publiques. Diverses initiatives ont été prises pour remédier à ces carences: des programmes de recyclage et de formation aux nouveaux employés.

Le système de gestion de documents OpenKM est utilisé par diverses institutions publiques au niveau national et même international. Nous proposons ainsi des programmes de formation pour les utilisateurs finaux, les administrateurs et les développeurs. De cette manière, nous pensons que l'acceptation, l'utilisation et l'amortissement du logiciel sont recherchés à court, moyen et long terme. Le gestionnaire de documents et d’enregistrements électroniques OpenKM offre une API complète et des kits de développement en langage Java, PHP et .NET qui permettent l’intégration du logiciel dans le réseau de programmes d’administration; en plus d'autres composants qui font partie de la suite de système de gestion de documents open source.

Ces composants permettent de résoudre un autre problème des administrations publiques, à savoir les silos d’information et les technologies parallèles. OpenKM, du fait qu’il n’offre aucune barrière technologique à l’intégration des applications tierces, il favorise l’interopérabilité et rend le logiciel utilisé comme interface frontale, comme conteneur de données ou d’informations gérées dans d’autres programmes. Les kits de développement logiciel permettent à OpenKM de s’appliquer en tant que plate-forme de solutions personnalisées développées en fonction des besoins. À l'aide de l'API Webservices dans SOAP et REST OpenKM, il constitue une plate-forme interopérable permettant de tirer parti des applications et des référentiels de l'organisation. Même un système de stockage de données peut être configuré pour n'importe quelle base de données.

Protection et sécurité

Le système de gestion de documents OpenKM regroupe les données créées, collectées et gérées par l'administration publique dans un référentiel unique et inclut la sécurité en tant qu'élément intégré. Les membres de l'organisation doivent se connecter au système. Toute l’activité est vérifiable via le journal d'activité. De plus, en définissant des rôles et des profils, les zones et les fonctionnalités que l'utilisateur peut utiliser sont déterminées. En outre, dans le gestionnaire de documents, vous pouvez définir la sécurité de chaque contenu indépendamment (document, dossier, enregistrement / fichier ou courrier électronique).

Version de contrôle

OpenKM permet de contrôler le cycle de vie du document en accédant à l'historique du fichier. Dans celui-ci, vous pouvez voir les versions par lesquelles le document est passé, les auteurs. L'utilisateur peut télécharger différentes versions de la version actuelle. Et aussi voir les différences entre les versions soulignées, pour voir plus facilement les contributions de chaque auteur.

Automatisation

Cette fonctionnalité vous permet d'appliquer des règles et des procédures relatives à des événements spécifiques. L'utilisation de tâches automatiques augmente la productivité en réduisant la durée des opérations et améliore la qualité en réduisant l'impact d'éventuelles erreurs humaines. De plus, en obtenant un degré élevé de précision dans les processus, les coûts sont réduits. Vous pouvez automatiser la capture de métadonnées et l'extraction de texte, la classification de documents, l'exécution automatique de workflows, etc.

Flux de travail

Les flux de travail sont utilisés pour automatiser la séquence d'actions ou de tâches pour l'exécution d'un processus. Le moteur de flux de travail OpenKM est capable de créer et de gérer des processus métier complexes, en plus de les appliquer en parallèle ou en série.

Modules

Grâce à cette formule, le gestionnaire de documents OpenKM propose des conceptions évolutives, de sorte que l’administration élargisse les fonctionnalités de la plate-forme de manière organique; au fur et à mesure que le projet évolue.

  • Le module multi-locataires est idéal pour gérer plusieurs instances hébergées sur le même serveur, séparer le contenu et créer des environnements personnalisés partageant le même système.
  • Le module de codes à barres permet l'identification et la lecture de codes à barres qui, grâce à l'architecture du plugin, peuvent être étendus à de nouveaux formats.
  • Le module d'archive courrier électronique permet au gestionnaire de documents d'être utilisé comme système global de conservation des messages électroniques au sein de l'organisation.
  • Module de facture électronique: La facture électronique est la version numérique des factures traditionnelles et elles sont juridiquement équivalentes à la version papier. OpenKM extrait les factures au format "XML" et les stocke en plus de permettre d'autres fonctions telles que la validation de la facture par signature numérique, son téléchargement au format PDF ou l'envoi de notifications.

Construisez vos propres applications

Le système de gestion des documents et des enregistrements électroniques d'OpenKM offre une série d'applications facilitant la gestion des documents et des enregistrements dans de nombreux scénarios.

  • Desktop Sync: permet aux utilisateurs de synchroniser ou d'importer des dossiers et des fichiers entre le serveur OpenKM et leur ordinateur local.
  • Le complément Microsoft Office permet d'étendre les fonctionnalités de la suite bureautique et d'interagir avec OpenKM de manière rapide et efficace. Disponible pour Outlook, Word, Excel et PowerPoint
  • Signature électronique: OpenKM vous permet d’appliquer la signature numérique ou électronique à la documentation contenue dans le système. Le client de signature numérique est conçu pour contenir le certificat numérique de l'utilisateur afin que celui-ci puisse saisir des documents dans OpenKM en même temps qu'ils les signent ou les sélectionner à partir de l'application de signature électronique.
  • Scanner: le client de scanner capture les images à partir des scanners et (éventuellement) les convertit au format PDF, les télécharge dans le gestionnaire et établit des valeurs sous la forme de métadonnées.

Si cette configuration ne suffit pas, l'administration publique aura la possibilité de créer sa propre application, basée sur la technologie Open Source d'OpenKM. La plate-forme OpenKM est basée sur Spring Boot et BootStrap, conçue pour simplifier la création et la maintenance d'applications basées sur le framework Spring, avec un haut degré de flexibilité et de fiabilité. Il offre une plate-forme simple mais complète pour développer, implémenter et gérer des applications Java.

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