Gérez votre contenu simplement en toute sécurité

Introduction

Enterprise Content Management - ECM - est un terme défini en 2005 par les professionnels de l'information qui a été en concurrence avec d'autres concepts tels que EDRMS ou ERMS. Il ya beaucoup de littérature avec des termes liés à la gestion des documents, tels que; ECM, EDRMS, ERMS, DM, KM, entre autres, plus influencés par des règles de marketing plutôt que par des raisons objectives.

Cependant, nous préférons le terme EDRMS (Enterprise Document and Record Management System), peut-être avec moins de succès sur le monde du marketing mais de notre point de vue plus strict et plus représentatif.

Certains des défis de la gestion du contenu d'entreprise:

  • Outil qui soutient une stratégie au sein de l'organisation.
  • Simplifier les processus de gestion d'entreprise.
  • Capturez, gérez, stockez et conservez le contenu.
  • Permet de gérer des informations non structurées tout au long du cycle de vie.
  • Comprend des mécanismes ou des outils de collaboration au sein de l'organisation.
  • Gérer les processus bussineess grâce aux solutions Workflow ou BPM.
  • Offre des services à plusieurs processus de gestion de l'information.

Avantages

Enterprise Content Management - ECM - est un terme qui combine la gestion des documents, la gestion des enregistrements, la recherche, la collaboration, les workflows, la saisie de données, la numérisation et la gestion des ressources numériques (DAM).

L'ECM vise principalement à gérer le cycle de vie de l'information depuis la publication initiale ou la création tout au long de l'archivage et finalement l'élimination.

Enterprise Content Management vous aide à:

  • Simplifier la gestion de l'information d'entreprise.
  • Simplifier les processus de stockage.
  • Mettre en œuvre un modèle de sécurité global et centralisé pour l'information.
  • Améliorer et simplifier les processus métier.
  • Établir des politiques de conservation, de transfert et de destruction de l'information.
  • Encourager la connectivité entre les systèmes.
  • Supprimer les barrières qui empêchent l'échange d'informations.
  • Économies de coûts.
  • Accès universel à l'information.
  • Améliorer l'efficacité de l'organisation.
  • Augmenter le contrôle de l'information au sein de l'organisation.
  • Simplifier et contrôler les processus avec Workflows.
  • Vous aide à définir une culture d'entreprise axée sur le soutien mutuel et l'efficacité.
  • Mettre en œuvre des outils pour connecter les personnes et les processus.

"Le processus de numérisation automatique des factures et leur distribution électronique à nos clients a permis de récupérer rapidement l'investissement, de réorganiser les ressources humaines dans d'autres tâches plus productives et d'être plus respectueux de l'environnement".

Opérateur de télécommunications.

OpenKM vous aide à optimiser la qualité et la cohérence de vos processus, à automatiser les directives et à aider votre organisation à gérer vos résultats.

OpenKM a été spécialement conçu pour gérer le contenu critique de l'entreprise et la conformité aux réglementations.

Caractéristiques

Plan du fichier

Un plan de fichier est un plan détaillé qui comprend le cycle de vie complet du contenu, l'organisation des fichiers, les emplacements de fichiers actifs, les instructions de transfert de fichiers, la conservation des fichiers et les instructions de disposition et d'autres instructions spécifiques qui fournissent des conseils pour une gestion efficace du contenu.

Le plan de fichier OpenKM spécifie comment les contenus doivent être organisés une fois qu'ils ont été créés ou reçus, fournir une «feuille de route» au contenu créé et maintenu par une unité organisationnelle et faciliter leur disposition.

Collaboration

  • Accès universel à plusieurs périphériques.
  • Gestion des tâches.
  • Calendrier.
  • Forum.
  • Wiki.
  • Notes et annotations dans les documents.
  • Édition collaborative.

Modules

  • Multi-locataire.
  • Archiver courrier.
  • Signature numérique et cryptographie.
  • Moteur BPM intégré.
  • Timbre-poste (filigrane).
  • Moteur de rapport.
  • Moteur de recherche.

Catalogage automatique

Les tâches OpenKM sont basées sur des événements documentaires - comme le concept de paradigme de pare-feu, valident les règles et appliquent certaines actions - vous permettent de définir automatiquement votre logique métier. Vous pouvez définir des règles basées sur des événements et par exemple déplacer le document vers une nouvelle destination, modifier la sécurité, appliquer des transformations de document (conversion au format PDF avec compression group4) entre autres. Grâce à l'architecture du plug-in OpenKM, il est possible de le rendre facilement extensible.

Capture automatique des métadonnées

OpenKM Zone OCR est une capture de données et un traitement de documents. Il est conçu pour transformer des flux de documents de toute structure en données prêts à l'emploi. Grâce à l'architecture OpenKM, il est possible de s'intégrer à des technologies commerciales comme Abby Flexicapture, Kofax et Cognitive Forms entre autres.

Classification des activités commerciales

La classification des activités d'affaires agit comme un outil puissant pour aider à la conduite des affaires et dans beaucoup de processus impliqués dans la gestion des disques:

  • Fournir des liens entre les dossiers individuels et s'accumuler pour fournir un dossier continu de l'activité.
  • S'assurer que les enregistrements sont nommés de manière cohérente au fil du temps.
  • Aide à la récupération de tous les enregistrements relatifs à une fonction ou à une activité particulière.
  • Déterminer la protection et l'accès à la sécurité appropriés pour les ensembles d'enregistrements.
  • Attribution de droits d'accès aux utilisateurs ou d'action sur des groupes d'enregistrements particuliers.
  • Répartition de la responsabilité pour la gestion d'ensembles particuliers d'enregistrements.
  • Distribution d'enregistrements pour l'action.
  • Déterminer les périodes de rétention appropriées et les mesures de disposition pour les dossiers.

Contrôle de version

Le contrôle de version est la gestion des modifications apportées aux documents. Les changements sont habituellement identifiés par un code de nombre ou de lettre, appelé "numéro de révision". Chaque révision est associée à un horodatage et à la personne qui effectue le changement. Les révisions peuvent être comparées graphiquement, restaurées.

Connectivité

REST, SOAP et CMIS Webservices

Mise en réseau Les protocoles CIFS, FTP et WebDAV sont pris en charge.

OpenKM peut être rapidement intégré à des applications tierces. Il existe des intégrations disponibles avec Bonitasoft BPM, Joomla, WordPress, Google Drive, Microsoft Office, Vtiger entre autres.

Aperçu avancé

Il existe des extensions disponibles pour la prévisualisation des fichiers AutoCAD et DICOM. Grâce à l'architecture OpenKM plug-in, il est possible de la rendre facilement extensible à d'autres formats.

Suivi

OpenKM offre une piste d'audit complète et configurable. Avec elle, vous avez des preuves documentaires de la séquence des activités qui ont affecté à tout moment une opération, une procédure ou un événement spécifique.

Intégrations

OpenKM peut être rapidement intégré à une application tierce. Il existe des intégrations disponibles avec Bonitasoft BPM, Joomla, WordPress, Google Drive, Microsoft Office, Vtiger entre autres.

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